La tecnología digital ha cambiado por completo nuestras vidas, tanto en el ámbito personal como en el profesional. Teléfonos inteligentes, ordenadores y tabletas se han convertido en herramientas esenciales para consumir, interactuar y trabajar con los demás, pero para esto es necesario contar con cierto presupuesto.
En el lugar de trabajo, múltiples aplicaciones, software y otras plataformas de colaboración han cambiado la forma de trabajar de las personas y les permiten ser más eficientes y productivas cada día. Hoy en día, la forma de trabajar de las organizaciones ha evolucionado y casi todos los datos se procesan y almacenan digitalmente. Los documentos de trabajo, facturas, informes de gastos, etc. se crean y completan directamente en medios digitales, dejando el papel y los bolígrafos en los cajones.
La mayoría de las empresas ya han hecho su transformación digital, pero a las que aún no lo han hecho del todo, una pregunta puede frenarlas: ¿cuánto cuesta digitalizar su organización?
¿Qué es la transformación digital?
Para una empresa, la transformación digital consiste en cambiar su organización, su funcionamiento, su cultura, su estrategia y sus métodos de trabajo para integrar las nuevas tecnologías digitales. Para esto, la empresa debe adoptar diversas herramientas digitales que le permitan mejorar la experiencia de sus empleados, la de sus clientes y su rentabilidad.
La transformación digital pasa por la desmaterialización de los documentos, la implementación de la firma electrónica, el uso de diversas aplicaciones y programas informáticos para fomentar la colaboración y facilitar la comunicación dentro de los equipos. Entre las herramientas digitales profesionales más utilizadas hoy en día se encuentran
- Mensajería instantánea
- videoconferencias,
- CRM (Customer Relationship Management),
- software de gestión de proyectos,
- herramienta de gestión de contenidos,
- herramienta de almacenamiento en línea,
- herramientas de gestión de recursos humanos (contratación, nóminas, permisos, etc.),
- la red social corporativa.
Hoy en día, la transformación digital se ha convertido en un imperativo para todas las empresas, sea cual sea su sector de actividad, para seguir existiendo de forma sostenible, atraer nuevos clientes y crecer.
Para tener éxito en su digitalización, averigüe qué presupuesto debe reservar.
¿Cuánto cuesta la transformación digital?
Es difícil dar una cifra exacta del coste de la transformación digital porque, como ocurre con muchas cosas, dependerá de sus necesidades, sus requisitos, sus opciones y la calidad que desee. Su presupuesto también puede duplicarse si parte de cero o si ya ha empezado a digitalizarse.
Estos son los aspectos que debe tener en cuenta a la hora de digitalizar su organización, y una idea del presupuesto que necesitará gastar.
Adquirir el equipo y las herramientas digitales necesarias
Para empezar, es probable que necesite adquirir nuevos equipos informáticos de alto rendimiento. Esto incluye:
- Ordenadores de sobremesa (entre 400 y 1.500 euros cada uno),
- ordenadores portátiles (entre 800 y 1.000 euros para un equipo de gama media)
- accesorios básicos (altavoces, cables, etc.)
- impresoras multifunción (entre 150 y 900 euros cada una),
- teléfonos inteligentes (entre 400 y 1000 euros cada uno),
- posiblemente tabletas (entre 350 y 800 euros cada una),
Para evitar gastos innecesarios, recuerde definir sus necesidades con anterioridad.
También debe saber que es posible alquilar sus equipos informáticos en lugar de comprarlos. Esto le permite renovarlos más fácilmente y a menor coste cuando se queden obsoletos.
En cuanto al software, en lugar de comprar una licencia, puede optar por SaaS (Software as a Service). Se trata de una suscripción mensual que incluye varios servicios además del uso del software, como mantenimiento, soporte, gestión de copias de seguridad, etc.
Por último, tenga en cuenta que, según Manaps, el presupuesto TI medio de las empresas francesas representa entre el 2 y el 4% del volumen de negocio, con un máximo del 9% para las empresas de servicios financieros (bancos, aseguradoras, etc.).
Migración de datos
Durante la transformación digital de su empresa, es esencial digitalizar sus datos y transferirlos a sus dispositivos, software y/o espacios de almacenamiento. Esto se denomina migración de datos. Debe realizarse meticulosamente para evitar cualquier fuga, pérdida, piratería informática o infiltración de virus.
La migración de sus datos puede ser realizada por una empresa competente a la que debe solicitar un presupuesto o a través de un software especializado (como Microsoft Azure Data Box o Acronis), cuyos precios son generalmente bajo petición.
Prever el mantenimiento, el soporte y la asistencia
A la hora de digitalizar su empresa, es importante presupuestar el mantenimiento de los equipos informáticos, pero también el soporte y la asistencia a sus empleados en caso de problemas técnicos o averías en un dispositivo o software.
Quizá tenga su propio departamento informático con técnicos internos que se encargan de las reparaciones, la orientación y asistencia a los empleados y las actualizaciones de software. Si es así, perfecto.
Pero si no, empresas como Itaia o Computerland pueden prestarle estos servicios. Lo mejor es que les pida directamente un presupuesto basado en sus necesidades.
Capacitar a los empleados en las nuevas herramientas
La formación es una parte esencial de la transformación digital de una organización. Por lo tanto, no debe descuidarse. De hecho, es probable que muchos empleados se opongan a la digitalización de su trabajo por miedo al cambio y a no poder seguir haciendo su trabajo. Por lo tanto, es imperativo capacitarlos en las nuevas herramientas y prácticas que se han puesto en marcha. El objetivo es que adquieran las competencias necesarias, se sientan tranquilos y confiados y sigan siendo productivos a diario. También debe capacitar a los nuevos empleados que se incorporen a la empresa.
Es difícil dar una estimación precisa del coste de la capacitación porque hay que calcularlo en función de varios criterios, como el tipo de formación, el contenido y la duración de esta, las competencias del capacitador, el número de empleados que hay que capacitar, el nivel de cualificación de los empleados, etc. También hay que tener en cuenta los costes adicionales, como el lugar de la capacitación, el transporte, la alimentación y, posiblemente, el alojamiento.
Por último, debe saber que existen varias formas de financiar la capacitación de sus empleados, como la CPF (cuenta personal de formación) o los créditos fiscales.
¿Necesita ayuda con su transformación digital? Descubra cómo tener éxito en su transformación digital e inspírese con estos tres ejemplos de transformaciones digitales exitosas.
