El presupuesto es un elemento esencial en la realización de cualquier proyecto digital. Es el combustible de su proyecto. Como un coche, si se queda sin combustible, no podrá avanzar y llegar a su destino. Por tanto, sin recursos financieros, su proyecto no saldrá adelante.
Por eso es crucial elaborar un presupuesto para su proyecto, ya que repercutirá en el éxito o el fracaso de este. Como administrador de proyectos, su función consiste en estimar el coste global del proyecto y el coste de cada una de las actividades necesarias para completarlo. También hay que planificar el uso eficiente de los recursos para garantizar que el proyecto pueda completarse en el plazo acordado.
Sin embargo, estimar el presupuesto de un proyecto no es tarea fácil para el administrador de proyectos. Para ayudarle, aquí tiene cómo presupuestar su proyecto digital o de cualquier otro tipo para alcanzar sus objetivos sin afectar al equilibrio financiero de la empresa.
¿Qué es presupuestar?
La presupuestación de proyectos es el proceso de estimar el coste de un proyecto con el fin de controlarlo. Consiste en identificar, enumerar y priorizar todos los gastos necesarios para completar el proyecto. El presupuesto también debe tener en cuenta los ingresos que le reportará el proyecto a corto, medio y largo plazo.
¿Por qué es importante presupuestar su proyecto?
Según el informe Chaos 2018 del Standish Group, entre 2013 y 2017, solo el 14% de los proyectos de TI fueron un éxito y el 52,7% de los proyectos superaron sus previsiones presupuestarias en un 189%. Y según el informe Pulse of the profession 2018 del PMI, el 28% de los proyectos fracasan debido a una mala estimación del presupuesto.
Por tanto, presupuestar un proyecto es esencial por varias razones:
- Garantizar que la empresa dispone de fondos suficientes para completar el proyecto
- Realizar ajustes a lo largo del proyecto para garantizar que no se supere el presupuesto
- Determinar la rentabilidad potencial del proyecto y calcular el retorno de la inversión, evaluando los costes previstos y comparándolos con los beneficios esperados
- Identificar lo que el proyecto aportará a la empresa y a sus partes interesadas
- Aumentar las posibilidades de éxito del proyecto.
Recuerde que se trata de una estimación y no puede ser exacta al 100%. De hecho, durante la ejecución del proyecto puede encontrarse con peligros e imprevistos que podrían costarle tiempo y dinero. Todos estos parámetros también deben tenerse en cuenta a la hora de presupuestar su proyecto.
Tanto el presupuesto como los estudios de viabilidad forman parte del proceso de ejecución del proyecto.
5 pasos para presupuestar su proyecto digital
Siga estos pasos para calcular el coste estimado de su proyecto.
1. Enumerar los resultados y las tareas pendientes
Para empezar a presupuestar su proyecto con precisión, tiene que identificar todos los resultados que quiere conseguir y todas las tareas que tiene que hacer para conseguirlos. Por ejemplo, si su proyecto digital es la creación de un sitio de comercio electrónico, tendrá que redactar el pliego de condiciones, definir el mapa del sitio, decidir una carta gráfica, redactar el contenido de las páginas, elegir y/o crear las ilustraciones, referenciar el sitio, etc.
Enumerar todas las tareas a realizar le permite tener en cuenta todos los gastos, incluso aquellos en los que no había pensado, como el coste de una campaña SEO o los honorarios de una agencia de creación de sitios web.
Para ayudarle en este primer paso, puede utilizar una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). Esta herramienta permite desglosar cada entregable en subentregables para visualizar mejor el plan del proyecto.
2. Determinar los recursos necesarios
Ahora, para cada tarea del proyecto, identifique todos los recursos que serán necesarios para completarla. Esto significa tener en cuenta tanto los recursos humanos como los materiales. Por ejemplo, para su sitio web necesitará desarrolladores informáticos, un redactor de contenidos, un diseñador gráfico, computadores, software y aplicaciones digitales, etc.
3. Identificar los costes directos e indirectos
Los costes directos son los gastos directamente relacionados con la ejecución del proyecto. Suelen incluir:
- mano de obra directa (salarios de empleados, contratación y/o contratistas externos, etc.)
- materiales directos
- suministros y equipos utilizados para diseñar el proyecto
- capacitación
Los costes indirectos son todos los gastos que permiten el funcionamiento de la empresa y benefician indirectamente al proyecto. Se trata de:
- Los locales de la empresa
- Consumo de energía y seguros
- Material de oficina
- Equipos de trabajo que no se hayan adquirido específicamente para el proyecto
- Costes de marketing y comunicación
4. Estimar los importes
Esta es la fase más importante del presupuesto: estimar el coste global del proyecto. Para realizar estimaciones lo más precisas posible, existen diferentes técnicas que puede combinar para lograr una mayor eficacia.
Estimación ascendente: se estima el coste de cada una de las tareas de la estructura de desglose del trabajo y se suman para obtener el coste total del proyecto.
Estimación descendente: consiste en comparar presupuestos de proyectos similares anteriores para hacerse una idea de los costes y el desglose presupuestario. También puede pedir consejo a un experto.
Estimación por fases: consiste en presupuestar el proyecto por fases, hito a hito. Una vez finalizada una fase, se calcula el presupuesto necesario para llevar a cabo la siguiente. Estas estimaciones serán más precisas porque dispondrá de más información.
Planifica varios escenarios: para grandes proyectos en los que el resultado depende de parámetros impredecibles (como la meteorología o el coste de las materias primas), puede plantearse varios escenarios (el más costoso, el más probable, el ideal).
5. Piense en lo inesperado
Una vez que tenga una estimación del presupuesto para su proyecto, es esencial tener en cuenta los imprevistos. Es raro que un proyecto salga sin contratiempos, exactamente como estaba previsto. Una máquina puede averiarse, un empleado puede dejar la empresa o una pandemia puede poner el mundo patas arriba.
Así que, para hacer frente a este tipo de imprevistos, debería presupuestar un 5-10% adicional de su presupuesto total.
Existen herramientas que le ayudarán a controlar el presupuesto de su proyecto. También puede utilizar un software de gestión de proyectos como Wimi, que tiene todas las funciones que necesita para gestionar todos sus proyectos, sea cual sea su presupuesto.
