En un mundo cada vez más centrado en la rentabilidad y la eficiencia, las empresas deben innovar para seguir siendo competitivas. Afortunadamente, con el auge de la tecnología de videoconferencia, organizaciones de todos los tamaños han podido aprovechar las reuniones virtuales para mejorar sus operaciones.
Las videoconferencias se consideran a veces uno de los mayores avances en tecnología de la comunicación de las últimas décadas. Por ello, muchas empresas han empezado a utilizar ampliamente esta tecnología. Las videoconferencias han facilitado a las empresas el trabajo a distancia, el mantenimiento de protocolos de distanciamiento social y la reducción de los costes de desplazamiento. En última instancia, estos procesos suponen una importante aceleración del ritmo de trabajo y de la productividad en los distintos departamentos.
Para ayudarle a sacar el máximo partido de este tipo de aplicaciones, le presentamos la importancia del software de videollamadas y sus 6 ventajas clave.
¿Qué es una solución de videoconferencia?
Una solución de videoconferencia es una tecnología que permite a las personas comunicarse entre sí a través de una conexión a Internet. Así es posible mantener conversaciones virtuales cara a cara con vídeo, audio y chat de texto. No es raro que estas herramientas incluyan también la posibilidad de compartir archivos.
Con este tipo de soluciones de software, las reuniones de negocios, las interacciones con los clientes y las presentaciones pueden realizarse fácilmente a distancia, independientemente de la ubicación. Las videoconferencias son cada vez más populares en empresas de todos los tamaños porque eliminan la necesidad de desplazamientos físicos, ahorrando tiempo, dinero y recursos.
Datos y cifras de las videoconferencias
Algunos estudios destacan la importancia de las soluciones de videollamada. Las siguientes cifras hablan por sí solas:
- Casi el 50% de las personas encuestadas por Owl Labs afirmaron tras la COVID-19 que no volverían a trabajos que no ofrecieran teletrabajo. Por lo tanto, es esencial adquirir las herramientas adecuadas para satisfacer esta necesidad[1].
- Según Owl Labs, las empresas que optan por ofrecer oportunidades de trabajo a distancia a través de herramientas de videoconferencia ven una reducción del 25% en la rotación de personal[2].
- Según un estudio de Velocity Global, el 80% de los encuestados afirma que el teletrabajo combinado con soluciones de videoconferencia mejora su satisfacción laboral[3].
- El 90% de los empleados afirma que el uso de herramientas de videoconferencia reduce el tiempo necesario para completar un proyecto[4].
Por supuesto, cada empresa tiene problemas diferentes. Sin embargo, estos estudios demuestran el importante impacto de las soluciones de videoconferencia en la organización del trabajo, pero también, y sobre todo, en el rendimiento de las empresas que se atreven a dar el paso.
¿Por qué utilizar una solución de este tipo?
Las llamadas de grupo le permitirán mejorar significativamente el rendimiento de su empresa, especialmente cuando lleve a cabo proyectos en los que participen muchos empleados. Esto se debe a que el uso de una solución de vídeo tiene muchas ventajas interesantes.
1. Aumentar la productividad de los empleados
En primer lugar, los proyectos se desarrollan con mayor eficiencia gracias a las videollamadas. Todos los empleados pueden trabajar juntos. De hecho, la solución de videoconferencia ofrece funcionalidades esenciales como la mensajería en tiempo real, la pantalla compartida o el uso compartido de documentos.
2. Conexiones más fluidas
Las conexiones son más rápidas gracias a la videoconferencia. La facilidad de uso de estas herramientas y su carácter desmaterializado eliminan los puntos de fricción. Unas conexiones más fluidas son especialmente esenciales para todas las empresas con equipos repartidos en varios puntos geográficos.
3. Acelerar la comunicación entre equipos
Con la posibilidad de iniciar reuniones sobre la marcha siempre que sea necesario, la comunicación es mucho más rápida. No es necesario desplazarse físicamente ni preparar salas de reuniones. En su lugar, basta con hacer clic en el icono de un teléfono u ordenador y todos los miembros se reúnen para revisar los últimos avances del proyecto.
4. Facilitar el acceso a las reuniones
Ofrecer a sus empleados la posibilidad de realizar una videollamada en cuestión de segundos y en cualquier lugar es esencial para facilitarles la vida diaria. Unirse a la reunión no supone ningún esfuerzo. Dependiendo del dispositivo disponible en el momento de la reunión, ya sea un ordenador, una tableta, un iPhone o un smartphone Android, los empleados pueden conectarse en instantes.
5. Reducir los costes asociados
Al no tener que desplazarse para mantener un intercambio constructivo, los miembros de su equipo dejan de tener gastos de viaje innecesarios. En su lugar, a través de un teléfono de empresa o personal, se unen a la reunión y comienzan a colaborar en tiempo real.
6. Mejorar la cohesión del equipo
Por último, el uso de la videoconferencia es ideal para mantener y aumentar la cohesión del equipo. Especialmente en el teletrabajo, el uso del vídeo es esencial para mantener cierta forma de proximidad. Todos pueden intervenir y compartir su punto de vista. Además, las numerosas herramientas de colaboración, como la pantalla compartida, favorecen la participación de todos los miembros del equipo.
¿Cómo elegir la herramienta de videoconferencia adecuada?
Skype, WhatsApp, Zoom, Messenger, Google Duo, Google Meet, las soluciones de mensajería y videollamadas han florecido en los últimos años. Muchos particulares tienen una cuenta en una de estas plataformas y a veces incluso la aplicación dedicada en su móvil. Sin embargo, las necesidades de una empresa y de los profesionales que trabajan en ella no son las mismas que las de los particulares. Por lo tanto, es esencial evaluar sus necesidades para elegir la solución más adecuada.
Le recomendamos que tenga en cuenta todos estos criterios antes de adquirir su herramienta de videollamada:
Las características de la herramienta: En primer lugar, haga una lista de sus necesidades y evalúe cada solución de videoconferencia. Si es posible, pruebe el plan de precios gratuito para ver si todas las características están presentes. Pueden ser el número de usuarios que pueden conectarse, la pantalla compartida, la posibilidad de tomar notas o grabar las reuniones de equipo.
Compatibilidad con su SI: A continuación, opte por una solución que pueda integrarse perfectamente con sus procesos actuales. El software debe ser compatible con sus dispositivos y sistemas operativos. Lo ideal es elegir una herramienta SaaS. Esto facilitará su uso y actualización.
Facilidad de uso: Cada empleado debe poder familiarizarse rápidamente con la herramienta que ha elegido. Por ello, no dude en elegir las herramientas más accesibles. Sus empleados perderán menos tiempo y su implicación se verá reforzada.
Seguridad de los datos: también es esencial que la solución de videoconferencia ofrezca la seguridad y privacidad de datos que usted necesita. No debe comprometer la información sensible ni la privacidad de sus empleados.
Atención al cliente: Por último, la atención al cliente debe ser tan receptiva como experimentada. De este modo, en caso de problema, recuperará rápidamente el uso de su herramienta y el rendimiento de su empresa no se verá afectado.
[1] Owl labs, 10 key stats from Owl Labs state of remote work 2020, 2020
[2] smallbizgenius.net, The ultimate list of remote work statistics : the 2023 edition, 2023
[3] Velocity Global, The complete guide : how to successfully build and manage a remote international workforce, 2020
[4] Medium, 50 video conferencing statistics, 2020
