«Solos vamos más rápido, juntos llegamos más lejos». Este proverbio africano se ha citado muchas veces para evocar la importancia de la colaboración y el trabajo en equipo. De hecho, serán mucho más eficaces en la realización de sus proyectos si trabajan juntos y no solos. Pero, sobre todo, la clave de un equipo eficaz y productivo es disponer de las herramientas adecuadas.
La suite ofimática colaborativa es una de esas herramientas. Es un conjunto de programas informáticos que permiten crear y editar distintos tipos de documentos (textos, hojas de cálculo, presentaciones, etc.) con varias personas simultáneamente. La ventaja de este tipo de solución es que usted y sus colegas ahorran un tiempo precioso al editar un documento al mismo tiempo, sin perderse en las distintas versiones.
Para encontrar la suite de oficina colaborativa más adecuada a sus necesidades, debe tener en cuenta varios criterios. Aquí tienes 8 consejos que le ayudarán a tomar la decisión correcta.
1. Un paquete ofimático que permite trabajar a distancia
Hoy en día, pocos equipos trabajan en la misma oficina. Cada vez hay más equipos dispersos geográficamente: algunos empleados trabajan a distancia, otros en oficinas corporativas y otros en sucursales de todo el mundo. Por eso, cuando elija cualquier herramienta de colaboración, asegúrese de que sus empleados puedan utilizarla en cualquier lugar, independientemente de su ubicación.
2. Compatibilidad con los formatos más habituales
Probablemente sea uno de los millones de personas que utilizan o han utilizado Microsoft Office para crear sus documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Hoy en día, si decide adoptar una suite ofimática colaborativa, es obvio que debe ser compatible con todos sus documentos Word, Excel y Power Point, pero también con otros formatos de documentos como los PDF. El objetivo es que sus equipos puedan utilizarlo a diario, sin tener que convertir todos sus archivos. Y deben poder intercambiar documentos fácilmente con sus proveedores y socios externos.
3. Una interfaz fácil de usar
No siempre es fácil adoptar nuevos programas informáticos. Algunos empleados son reacios al cambio y prefieren seguir haciendo las cosas como siempre. Así que la clave del éxito es elegir una suite ofimática colaborativa que sea fácil de aprender y similar a las herramientas que ya utilizan sus empleados.
De este modo, ahorrará tiempo (y dinero) porque no tendrá que formar a su personal que podrán apropiarse de la herramienta rápidamente.
4. Un paquete ofimático que permite la coedición
Lo que faltaba en las herramientas ofimáticas tradicionales era la posibilidad de colaborar simultáneamente en un mismo documento. Si alguien ya estaba trabajando en un archivo, sólo se podía abrir en modo de sólo lectura. Había que esperar a que la persona terminara y cerrara el archivo para poder abrirlo. Además, cada vez que realizaba un nuevo cambio, tenía que guardar y renombrar el documento, como «texto-versión-X» o «texto-fecha-hora». Así que era fácil perderse y no trabajar nunca con la última versión.
Ahora, las herramientas ofimáticas de última generación apoyan la colaboración permitiendo la coedición de documentos en tiempo real. Esto significa que varias personas pueden trabajar en el mismo documento al mismo tiempo. Sus empleados pueden añadir y editar contenidos, pero también dejar comentarios directamente en el documento para sus compañeros.
5. Un paquete ofimático con control de versiones
La coedición y el control de versiones están vinculados. En cualquier caso, cuando varias personas trabajan en un documento, es esencial hacerlo siempre con la última versión. Hoy en día, casi todas las suites ofimáticas en línea permiten consultar fácilmente el historial de cambios realizados en un archivo. También puede volver a una versión anterior.
Así se asegura de trabajar siempre con la última versión actualizada, y puede volver atrás fácilmente si hay cambios de última hora.
6. Un paquete ofimático que se adapta a sus necesidades
Cuando se trata de herramientas ofimáticas, las necesidades de cada equipo son distintas y pueden cambiar en función de los proyectos en los que se esté trabajando. Por lo tanto, es preferible elegir una suite ofimática colaborativa que pueda personalizar fácilmente según sus necesidades y deseos.
Por ejemplo, puede elegir una plataforma que se integre fácilmente con las herramientas que utiliza a diario. Algunas soluciones también permiten a los desarrolladores web añadir o crear las funciones que necesiten.
No dude en preguntar a sus colaboradores por las funciones que consideran esenciales (contador de palabras, corrección automática, inserción de vídeos de Youtube, mensajería instantánea, etc.) para ayudarle en su elección.
7. Derechos de acceso y seguridad de sus documentos
La protección de sus datos es primordial. A la hora de elegir una suite ofimática colaborativa, es importante asegurarse de que sus documentos están seguros y de que puede controlar el acceso a ellos y quién puede modificarlos. Por ejemplo, puede compartir un documento concreto con un cliente y permitirle que haga cambios o que sólo lo vea como sólo lectura. También puede restringir el acceso a determinados archivos confidenciales.
Además, es esencial que sus herramientas en línea sean seguras para evitar la transferencia o fuga de datos. Lo ideal es optar por soluciones de oficina que alojen sus datos en Francia o Europa para evitar que estén sujetos al Cloud Act. La mayoría de las plataformas también ofrecen el cifrado de sus documentos, lo que los hace indescifrables para las personas que no tienen la clave para descifrarlos.
8. Accesibilidad con o sin conexión a Internet
Por último, es esencial poder trabajar en un documento tanto en línea como fuera de línea, sobre todo si sus empleados se desplazan con regularidad y no siempre tienen acceso a Internet. Su suite ofimática colaborativa también debe poder utilizarse en cualquier dispositivo (tableta, smartphone y ordenador) para facilitar su uso y movilidad.
Personalizable, segura, de fácil acceso, etc., ya conoce las características esenciales de una suite ofimática colaborativa. De usted depende elegir la que se adapte mejor a sus necesidades.
