¿Está cansado de buscar la mejor manera de cumplir plazos ajustados? Si busca una forma eficiente de organizar sus proyectos empresariales, la planificación retrospectiva puede ser el camino a seguir. Este método sencillo y eficaz le ayudará a mantenerse en el buen camino y a tiempo, evitando al mismo tiempo el estrés innecesario durante la ejecución del proyecto. Para ayudarle a aplicar la planificación retrospectiva, le ofrecemos algunos consejos prácticos sobre cómo sacar el máximo partido a este método de planificación.
¿Qué es la planificación retrospectiva?
La planificación retrospectiva es un enfoque de la gestión de proyectos utilizado para planificar y organizar tareas y actividades en una secuencia lógica. Sin embargo, su especificidad es que empieza hacia atrás desde la fecha de finalización del proyecto.
Por tanto, este tipo de planificación es ideal cuando el cliente fija una fecha límite. Si el plazo no es negociable, entonces es mejor utilizar el planificador retrospectivo. Esto garantizará que el proyecto no se retrase y que se cumplan todas las especificaciones.
¿Cuáles son las ventajas de la planificación retrospectiva?
La retroplanificación es tan habitual en la gestión de proyectos porque tiene una serie de ventajas importantes. Si se utiliza correctamente, este método puede ayudarle a mejorar considerablemente el rendimiento de su equipo.
Respetar los plazos de entrega
Ante todo, la principal ventaja de la retroplanificación es que permite respetar los plazos. Partiendo de la fecha de entrega, puede planificar todas las tareas que deben realizarse en el plazo previsto.
También puede determinar la fecha ideal para iniciar el proyecto. Por supuesto, siempre es aconsejable añadir una fecha límite para mantener la flexibilidad en caso de imprevistos. De este modo, no le pillarán desprevenido y tendrá mucho margen de maniobra.
Comprobar los plazos de entrega
Es importante tener en cuenta que algunos plazos son sencillamente insostenibles. Por desgracia, algunos equipos se dan cuenta de ello en mitad del proyecto.
En este sentido, el uso de un backlog es una salvación, ya que permite identificar esta traba en la fase de planificación del proyecto.
Optimizar la gestión de proyectos
La planificación retrospectiva le ofrece una visión general del proyecto y de sus plazos inevitables. Así es mucho más fácil planificar todas las tareas y fijar un plazo para cada una.
Calculando el mejor plazo posible para cada tarea, puede ajustar las duraciones si es necesario para garantizar el cumplimiento del plazo global.
Utilizar los recursos con eficiciencia
Planificar desde el principio hasta la fecha de entrega del producto o servicio permite definir mejor los recursos necesarios.
Al planificar cada etapa por adelantado, no sólo se evalúan de antemano los recursos financieros, sino también los humanos. Así evitará que le pillen con el pie cambiado durante la ejecución real del proyecto.
¿Cómo se diseña un calendario de retroplanificación?
Si decide utilizar la técnica de la retroplanificación para uno de sus proyectos, es necesario seguir ciertos pasos. Esto es importante porque al planificar cuidadosamente su proyecto está poniendo todas las posibilidades de su lado para entregar un producto de calidad.
Definir sus objetivos
El primer paso es, por supuesto, definir sus objetivos. Si determina de antemano las condiciones para el éxito, podrá planificar y priorizar mejor las tareas antes de empezar a trabajar. La preparación del proyecto es fundamental, ya que influye en todas las demás fases del mismo.
Crear hitos y plazos
El siguiente paso en la creación de su cronograma es establecer hitos o puntos de referencia específicos. Éstos le permitirán medir el progreso a lo largo del tiempo. Estos hitos permiten al equipo saber si está cumpliendo los plazos y las limitaciones presupuestarias fijados al principio.
Además, es esencial fijar plazos firmes para cada etapa con el fin de fomentar la implicación de los empleados y unir al equipo hacia un objetivo común.
Dividir las tareas en pasos
En lugar de tener un objetivo a largo plazo o una tarea general en la parte superior del calendario, hay que pensar en cómo dividir las tareas en subtareas que sean más fáciles y rápidas de completar.
Cada tarea más amplia debería incluir varios componentes (investigación, diseño, codificación, etc.) divididos en pasos manejables con sus propias fechas de entrega dentro del calendario general.
Asignar recursos y personal
Una vez creado el calendario con hitos y plazos, es hora de empezar a asignar recursos o personal a cada tarea prevista.
Es importante no sólo asignar tareas, sino también delegar algunas de las pruebas para que todos los implicados puedan avanzar rápidamente hacia su finalización sin tener que dar marcha atrás una vez iniciada la ejecución.
Evaluar el rendimiento
Aunque los objetivos finales se fijen al principio, puede ser necesario modificar los proyectos, ya sea por las dificultades que surjan en el camino o por los nuevos avances que se produzcan durante la ejecución.
Por eso es esencial controlar la eficiencia de los equipos. Utilizando los indicadores de rendimiento pertinentes, podrá decidir ajustar su planificación en caso necesario.
¿Qué herramienta utilizar para realizar una retroplanificación?
Si quiere llevar a cabo una retroplanificación funcional, debe contar con la herramienta adecuada. La mejor solución para esto es utilizar una plataforma de gestión de proyectos colaborativos.
Estas plataformas le permiten crear tareas procesables, programar plazos y seguir el progreso con claridad. También le permiten hacer un seguimiento de los hitos y del progreso del equipo, garantizando que los objetivos se cumplan de la forma más eficiente posible.
Con una herramienta de este tipo, resulta fácil hacer diagramas de Gantt. Con los diagramas de Gantt, podrá visualizar mejor el proceso, priorizar las tareas y realizar un seguimiento de los indicadores de rendimiento a lo largo de todo el proyecto.
Por último, su equipo ganará en fluidez y agilidad gracias a las funciones de colaboración. Entre ellas, mensajería instantánea, videollamadas y uso compartido de documentos.
