La automatización de tareas se está convirtiendo en una necesidad en las empresas, ya que puede mejorar la productividad y el compromiso de los empleados. Utilizar las herramientas de automatización adecuadas puede liberar tiempo, permitiendo a los empleados centrarse en las tareas más importantes. Además, aumenta la productividad de la empresa y permite a los empleados dirigir su creatividad y energía hacia objetivos significativos. Descubramos en este artículo cómo conciliar el bienestar de los empleados con un mayor rendimiento mediante el uso adecuado de la automatización.

¿Qué es la automatización de tareas?

La automatización de tareas se define como un conjunto de procedimientos para realizar tareas repetitivas de forma automatizada. Los avances tecnológicos han permitido realizar estas tareas de escaso valor de forma más eficaz y rentable. Las soluciones informáticas especializadas pueden repetir el mismo conjunto de tareas normalmente realizadas por humanos, reduciendo los errores y aumentando la productividad.

Además, esta automatización puede utilizarse en varios departamentos, como recursos humanos, gestión de TI, contabilidad, relaciones con los clientes o marketing con la estrategia de generación de clientes potenciales.

Al minimizar la intervención humana en estas tareas mundanas, la automatización de tareas se considera una solución ideal para maximizar la eficiencia, permitiendo a los humanos centrar sus esfuerzos en objetivos más interesantes. En última instancia, esta automatización puede repercutir positivamente en toda la empresa.

¿Cuáles son las ventajas de la automatización?

La automatización representa una oportunidad para su empresa. El uso de este enfoque innovador puede reportar numerosos beneficios.

Mejorar la satisfacción de los empleados

La automatización de tareas puede ser inmensamente beneficiosa para los empleados. No tiene un impacto negativo sobre ellos. Al contrario, les evita tener que hacer un trabajo repetitivo, tedioso y poco interesante. Así, los empleados pueden dedicar toda su atención y potencial a actividades más creativas que promuevan el crecimiento y el desarrollo de la empresa.

Racionalizar los procesos empresariales

Antes de automatizar las tareas, es esencial hacer una lista y un mapa de los procesos empresariales. Es la ocasión ideal para analizar en profundidad estos procesos empresariales y simplificarlos. A veces, la simplificación es necesaria para que el software de automatización pueda desempeñar sus funciones con eficacia.

Reducir la tasa de errores

Los empleados, aunque dedicados a su trabajo, pueden cometer errores. Si tienen que realizar tareas repetitivas durante largos periodos de tiempo, su motivación y concentración pueden disminuir de forma natural y dar lugar a muchos errores. Las herramientas de automatización ofrecen una alternativa. Pueden realizar la misma tarea miles de veces sin que se aprecie ninguna diferencia en el rendimiento.

Aumentar la productividad de la empresa

Las herramientas de automatización pueden mejorar la eficiencia empresarial realizando las tareas con mayor rapidez y fiabilidad. Esto supone un importante retorno de la inversión al reducir los costes asociados. La automatización de tareas repetitivas acelera la producción de productos y servicios y libera a los empleados para que se centren más en las tareas principales, maximizando la calidad de los proyectos.

¿Cómo definir qué tareas automatizar?

Para automatizar tareas, es necesario identificar qué tareas deben beneficiarse de la tecnología. Así que empiece por analizar las tareas que más se prestan a la automatización.

Un proceso destinado a ser automatizado suele cumplir tres criterios esenciales:

• Una tarea recurrente: La tarea debe ser repetitiva para que la herramienta de automatización la gestione con eficacia.
• Una tarea desmotivadora: Si una tarea resulta pesada para los empleados, tiene sentido plantearse su automatización.
• Bajo valor añadido: Por último, la tarea no debe requerir mucha experiencia. La automatización debe ser capaz de reproducir la acción sin problemas.

Así, la automatización de tareas rutinarias que no requieren creatividad ni inteligencia emocional es posible mediante el uso de software de automatización. Sin embargo, para implantar esta automatización es necesario obtener el software adecuado y establecer una secuencia estructurada de pasos para automatizar algunos de los procesos que suelen realizar los empleados.

¿Cuáles son los pasos para automatizar tareas?

Para que la automatización responda a las expectativas, hay que seguir cuidadosamente ciertos pasos. Es esencial prepararse bien para la automatización de procesos a fin de cosechar todos los beneficios.

Identificar las tareas que deben automatizarse

En primer lugar, es necesario determinar qué tareas deben automatizarse. No es aconsejable automatizar un gran número de tareas, ya que puede dar lugar a malos resultados, por ejemplo la traducción de sitios web y la creación de contenidos.

Sin embargo, algunas tareas son especialmente adecuadas para los procesos de automatización. Estos son ejemplos de tareas que se automatizan habitualmente en las empresas:

• Ordenar los correos electrónicos de los empleados
• Creación y envío de facturas
• Clasificación de prospectos
• Captura y análisis de datos
• Publicación de un artículo en una red social
• Revisión ortográfica de un documento

Procesos de planificación

¿Por qué automatizar? Para garantizar el éxito de su estrategia de automatización, es importante definir sus necesidades.

Por ejemplo, si automatiza la publicación de mensajes en una red social, ¿cuál es su objetivo? Puede ser publicar tres veces por semana o alcanzar un determinado número de impresiones. Fijar objetivos claros le ayuda a planificar las acciones y a establecer un calendario para su consecución.

Selección de herramientas de automatización

Para alcanzar los objetivos deseados, hay que elegir las herramientas de automatización adecuadas. Se utilizan distintos tipos de herramientas para automatizar diversas tareas. Por tanto, es necesario elegir la solución más adecuada a las necesidades específicas.

Lo ideal es que la solución que elija automatice los procesos de forma eficiente, se integre en los flujos de trabajo existentes, contenga las funciones necesarias y sea de fácil acceso.

Seguimiento del rendimiento

La automatización no es suficiente. También se debe controlar su efecto en la productividad y la rentabilidad. Elija indicadores de rendimiento relevantes y cree cuadros de mando para seguir los cambios a lo largo del tiempo. Esta información debe utilizarse para actualizar el proceso de automatización hasta que alcance los resultados deseados.