Desde la pandemia, el teletrabajo se ha convertido en una necesidad. Muchos equipos están ahora dispersos geográficamente, lo que altera sus hábitos y su forma de trabajar. Esto es especialmente cierto en el caso de los equipos ágiles, que son más eficaces cuando trabajan desde las mismas instalaciones.
Dado que el trabajo a distancia es una práctica continua, es importante evolucionar y adaptar la forma de trabajar de los equipos ágiles para que sigan trabajando eficientemente, incluso cuando trabajan a distancia. Afortunadamente, ¡la adaptación suele ser su punto fuerte!
Aquí se explica cómo adaptar el método ágil al teletrabajo.
Recordatorio: ¿qué es el método ágil?
El método ágil aboga por una organización más flexible, receptiva y adaptable en comparación con los métodos tradicionales. Este planteamiento sitúa al cliente en el centro del proyecto y su satisfacción es prioritaria. Para conseguirlo, el equipo del proyecto colabora e intercambiar opiniones
con el cliente a lo largo de todo el proyecto para tener en cuenta sus expectativas y requisitos. De este modo, el producto entregado responderá perfectamente a las necesidades del cliente, aunque estas hayan cambiado a lo largo del camino.
¿Qué es un equipo ágil?
Un equipo ágil es un pequeño grupo de personas (idealmente de 3 a 10 personas) que trabajan juntas en el mismo proyecto de principio a fin, aplicando los principios del método ágil. Se trata de un equipo multidisciplinar en el que cada miembro tiene competencias esenciales para el proyecto. El equipo ágil trabaja con flexibilidad y se adapta a las necesidades cambiantes del cliente. No teme cuestionar el statu quo, probar nuevos procesos y proponer nuevas ideas con el fin de diseñar el mejor producto/servicio posible para el cliente.
Cada miembro del equipo está capacitado y es autónomo para alcanzar sus objetivos, con el fin de colaborar eficazmente para ofrecer al cliente un producto de alta calidad.
3 consejos para adaptar el método ágil al teletrabajo
Siga estos consejos para mantener su funcionamiento ágil a pesar de la distancia que los separa.
El uso de herramientas de colaboración es esencial
Para que su equipo siga siendo eficiente mientras teletrabaja, es esencial proporcionarle las herramientas adecuadas. Mensajería instantánea, suites ofimáticas colaborativas, calendarios compartidos, soluciones de gestión de proyectos (como Wimi), etc., ¿quizá ya utilizaba estas herramientas básicas en la oficina? Estas aplicaciones y software colaborativos son ahora esenciales para que sus empleados sean tan eficientes como si trabajaran juntos en la misma oficina.
El uso de una red social corporativa (RSC) también es una buena idea, ya que esta herramienta puede fomentar la colaboración, facilitar la comunicación dentro de equipos dispersos, fomentar el intercambio de conocimientos y mantener y reforzar la cohesión del equipo y el sentido de pertenencia.
Por último, existen excelentes sistemas de videoconferencia que permiten dinamizar las reuniones creando concursos, encuestas y retos, y utilizando una pizarra digital que permite a los miembros del equipo intercambiar ideas y diseñar juntos en línea.
La comunicación debe ser su prioridad
La colaboración y la comunicación son dos conceptos clave en el método ágil, tanto entre los miembros del equipo como con el cliente. Una buena colaboración empieza por una buena comunicación. Como todos los equipos, los equipos ágiles necesitan comunicarse constantemente para saber quién está haciendo qué, cuáles son las últimas peticiones de los clientes, cuál es el estado de una tarea concreta y en qué fase se encuentra el proyecto.
Para que su equipo ágil sea eficaz, y más aún a distancia, necesita seguir un plan de comunicación que funcione durante todo el proyecto. Por ejemplo, si tomamos el método Scrum, vemos que para cada sprint se organizan varias reuniones (planificación del sprint, scrum diario, revisión del sprint y retrospectiva del sprint). Hay que reestructurar estas reuniones para evitar la «fatiga del zoom» y establecer unas normas que hay que respetar para que cada reunión salga bien (entrar a la hora, tener siempre la cámara encendida, que sólo hable una persona a la vez, etc.).
Aparte de estas reuniones formales e impuestas, es esencial que los empleados se comuniquen, intercambien y compartan varias veces al día, por un lado, para ser productivos y, por otro, para mantener un vínculo social y conservar la cohesión y el espíritu de equipo. Esta comunicación puede adoptar múltiples formas, utilizando todas las herramientas a su alcance: mensajería instantánea, correo electrónico, videoconferencia, redes sociales corporativas, etc.
Los miembros de un equipo ágil suelen trabajar en el mismo lugar porque esto facilita los intercambios espontáneos, refuerza la confianza mutua y simplifica la toma de decisiones y la resolución de problemas. El trabajo a distancia es, por tanto, un verdadero reto para los equipos ágiles, que pueden perder capacidad de respuesta y eficacia.
Mantener la cohesión del equipo es fundamental
Para trabajar bien juntos, los miembros del equipo deben conocerse y confiar los unos en los otros. Esto no siempre es fácil desde la distancia. Por tanto, es esencial mantener la cohesión del equipo, por ejemplo, organizando periódicamente actividades y eventos de team building.
Sea creativo, porque no faltan ideas para crear un vínculo entre sus empleados, aunque trabajen a distancia. Por ejemplo, planifique pausas virtuales para tomar café durante el día y una hora feliz virtual al final de la semana. Desafíe a su equipo a retos fotográficos o celebre sesiones de chat personales para conocerse mejor.
Aplicar el método ágil en el teletrabajo requiere revisar las reglas básicas y las buenas prácticas que se adoptaron en la oficina. Siguiendo estos consejos, utilizando las herramientas de comunicación adecuadas para maximizar las interacciones y manteniendo los rituales ágiles, su equipo ágil seguirá siendo eficaz a diario a pesar de la distancia entre sus miembros.
