Desarrollado por Henry Gantt y el ingeniero polaco Karol Adamiecki, el diagrama de Gantt es una herramienta práctica para planificar proyectos. Gracias a una visión de conjunto de las tareas planificadas, todos los implicados en un proyecto saben qué actividad debe realizarse y cuándo. Esto resuelve muchos problemas de organización.
Es uno de los métodos que se han desarrollado para que las empresas puedan maximizar sus posibilidades de alcanzar sus objetivos.
¿Cómo hacer un cronograma con Gantt?
El interés de una herramienta de este tipo en su gestión
El interés de una planificación Gantt es que permite visualizar todo el contenido de forma general:
- La fecha de inicio y fin de un proyecto, así como todas las fases y tareas que lo componen.
- Las tareas del proyecto, junto com la fecha de inicio y fin de cada tarea.
- Qué colaboradores están vinculados a cada tarea.
- Una estimación del tiempo necesario para completar las tareas.
- Cómo se superponen o relacionan las tareas.
El método de planificación de tareas
Para crear un diagrama de Gantt, sean cuales sean sus especificaciones, debe seguir este proceso:
- Defina las tareas de su proyecto.
- Determine las dependencias* (por ejemplo, de inicio a inicio) entre las tareas, si las hay.
- Desarrolle los plazos del proyecto y determine los hitos del proyecto**.
- Asigne funciones a cada miembro implicado en el proyecto.
*Los hitos son puntos de parada en el proceso que permiten a todos los implicados revisar el progreso del proyecto. Permiten validar las etapas.
**Hay 4 dependencias diferentes:
- De fin a fin: las 2 tareas deben completarse simultáneamente.
- De fin a inicio: una tarea sólo puede comenzar una vez que se ha completado la anterior. Es el modo estándar de encadenamiento.
- De inicio a fin: una tarea no puede completarse hasta que la anterior haya comenzado.
- De inicio a inicio: una tarea sólo puede comenzar si la anterior también ha comenzado.
Por ejemplo, un proyecto de diseño de un sitio web no puede avanzar realmente hasta que se haya entregado la maqueta del sitio web. Por tanto, hacer la maqueta es la tarea más urgente e importante, y dentro de esta tarea hay varias subtareas (Benchmark, Diseño, Ilustración). El inicio de ciertas tareas depende a veces de la finalización de una tarea anterior, por lo que es necesario señalar su importancia para acelerar el paso a los elementos siguientes.
Elaborar el cronograma de un proyecto
El cronograma y los plazos son cuestiones muy importantes en la vida de un proyecto. La estimación inicial del tiempo previsto para las tareas es muy importante.
¿De cuántos días, de cuántas horas dispone para este proyecto?
Hay que tener en cuenta que cualquier proyecto puede retrasarse por muchas razones. Una regla muy importante en la gestión de proyectos es hacer un seguimiento de los proyectos anteriores para analizar y mejorar su gestión. Debe llevar un registro sistemático del tiempo para evaluar la flexibilidad necesaria para crear su calendario.
Asignar tareas a los miembros de su equipo
Una vez más, la regla general es que llevar un registro del rendimiento de cada persona es una buena idea para optimizar la gestión de proyectos. Por ejemplo, si un miembro concreto del equipo suele terminar tarde las tareas, debe evitar asignarle tareas prioritarias.
Además, debe tener en cuenta los posibles otros proyectos de sus empleados, así como sus días libres o vacaciones, que pueden ser un obstáculo para terminar un proyecto a tiempo.
¿Por qué hacer un diagrama de Gantt?
¿Qué se puede encontrar en un diagrama de Gantt?
Las fechas de inicio y fin dan al gestor del proyecto visibilidad de los plazos. Así puede saber cuándo empieza y termina su proyecto.
Los proyectos suelen estar formados por varias subtareas. Podrá seguir su progreso, para que no se olvide ninguna tarea.
El calendario previsto, que muestra la fecha de finalización de la tarea, le será notificado para recordarle los plazos y terminar todo el proyecto a tiempo.
La dependencia de las tareas también es una información destacada con un calendario de Gantt. Sabrá qué tareas pueden realizarse cuando usted quiera y cuáles dependen de una tarea anterior.
Un Gantt muestra el estado exacto de su proyecto indicando qué tareas ya se han completado. Seleccionando la fecha que desee, tendrá visibilidad de las tareas pendientes y sabrá si va por buen camino para completar el proyecto a tiempo.
Las ventajas de Gantt en la gestión de proyectos
Utilizar un diagrama de Gantt aporta varias ventajas valiosas a las empresas y a los gestores. ¿Cuáles son?
Visibilidad y claridad
Un diagrama de Gantt reúne todas las tareas, plazos y avances de sus equipos en una sola vista general.
También aporta claridad sobre cómo se organizan las tareas y se asignan los recursos.
Comunicación
En sustitución de las reuniones, un diagrama de Gantt proporciona a todos los interesados en el proyecto la información necesaria para el buen funcionamiento del proyecto.
Motivación
Este tipo de herramienta da a sus equipos una mejor idea de su rendimiento global y les permitirá adaptar su forma de trabajar en función del plazo establecido.
Al comprender mejor las interdependencias de las tareas, podrán entender mejor el impacto de un retraso en el proyecto.
Gestión del tiempo
Un diagrama de Gantt ayuda a definir plazos realistas y a definir de forma óptima cuándo debe completarse una tarea.
También garantiza que no se comprometan otros proyectos que requieren recursos similares.
Flexibilidad
El papel de un gerente de proyecto requiere agilidad y flexibilidad, ya que a menudo tiene que lidiar con la dificultad de los imprevistos y los cambios de última hora.
Con la ayuda de este, se pueden modificar las tareas y los recursos en consecuencia.
¿Qué elegir? ¿PERT o Gantt?
Definición de los formatos
Tanto el PERT como el diagrama de Gantt son herramientas que ayudan a los gerentes a seguir el progreso de los proyectos y las tareas. El formato PERT muestra las tareas en un diagrama de red, en el que se hace hincapié en la interdependencia de las tareas. Mientras que el diagrama de Gantt muestra simplemente las tareas y sus plazos como una barra horizontal.
Los diagramas PERT (Técnica de Evaluación y Revisión de Programas) son herramientas de planificación utilizadas principalmente para determinar la duración de las tareas antes de iniciar un proyecto. Las empresas utilizan esta herramienta de diversas formas, pero normalmente de esta manera:
- Definir las actividades y tareas que conducirán al éxito de un proyecto.
- Estimar el tiempo necesario para completar cada tarea y elaborar un calendario preliminar.
- Determinar la interdependencia de cada tarea en relación con las demás.
- Definir los hitos del proyecto y el camino crítico***.
- Las fechas de inicio y fin de las tareas se escriben en recuadros.
Los diagramas de Gantt suelen utilizarse para seguir el estado de las tareas y comunicar las limitaciones del proyecto. En la fase inicial de un proyecto, este formato puede utilizarse para desglosar las tareas en subtareas. Las empresas utilizan esta herramienta de diversas maneras, pero normalmente de esta forma:
- Presentación lineal de las tareas en un gráfico de barras en el que la duración es explícita.
- Resaltar las fechas de inicio y fin de las tareas y del proyecto global.
- Coordinación de recursos y programación de los miembros del equipo.
- Horizontalmente, el cronograma se muestra según la unidad de tiempo elegida, y verticalmente, la lista de tareas se muestra en la columna de la izquierda.
*** La ruta crítica es el método de identificación de las tareas necesarias para completar un proyecto. En efecto, la ruta crítica es la serie más larga de tareas que deben completarse para finalizar un proyecto.
¿Qué formato elegir?
Elegir un gráfico PERT es acertado para:
- Predecir el tiempo que se tardará en completar un proyecto y cada una de las tareas que lo componen
- Planificar, gestionar y organizar grandes proyectos
- Definir y comunicar la interdependencia de las tareas
Elegir un diagrama de Gantt es una buena idea para:
- Predecir cuánto tiempo se tardará en completar cada tarea
- Comunicar las funciones y responsabilidades de cada actor en las tareas
- Visualizar y compartir el progreso del proyecto con sus equipos
¿Cuál es la diferencia entre PERT y Gantt?
Un gerente puede utilizar tanto la planificación PERT como la Gantt para maximizar las posibilidades de terminar un proyecto a tiempo. Sin embargo, existen diferencias fundamentales entre Gantt y PERT:
Visualización
Una planificación Gantt se construye sobre la base de cálculos en hojas de cálculo y gráficos de barras. Por tanto, para crearlo se necesitan aplicaciones diseñadas para tal efecto.
En cuanto al gráfico PERT, la forma es libre. Por lo tanto, se puede crear un gráfico PERT en todas las aplicaciones de diseño gráfico.
Planificación de proyectos
Muy útil para gestionar un proyecto una vez iniciado. Sin embargo, un diagrama de Gantt no puede ayudarle en la fase de planificación.
En cambio, un cronograma PERT está específicamente diseñado para planificar un proyecto, identificar los hitos, determinar las interdependencias y calcular el tiempo necesario para completar un proyecto.
Creación e interpretación
El diagrama de Gantt es más intuitivo y fácil de entender que el diagrama PERT. Sin embargo, su construcción es relativamente complicada en comparación con el diagrama PERT.
¿Cómo se crea un diagrama de Gantt en Excel?
A través de Microsoft Excel, es bastante posible hacer un diagrama de Gantt gratis, pero no será inteligente ni intuitivo. Sin embargo, es una buena solución si dispone de poco presupuesto para realizar su proyecto.
Crear un diagrama y presentarlo de forma gráfica
Paso 1: Defina todas las tareas de su proyecto con sus fechas de inicio, sus nombres y qué colaboradores las realizarán y estime el tiempo necesario para realizar cada tarea
Paso 2: Calcula en una nueva columna la fecha de finalización de cada tarea en función de la fecha de inicio y el tiempo estimado que tardará la tarea.
Paso 3: Añadir un diagrama
Seleccione el nombre de la tarea, la fecha de inicio y la duración de la tarea en su hoja de cálculo:
A continuación, vaya a Insertar > Gráfico > Gráfico de barras apiladas.
Seleccione Día de inicio en el gráfico. Luego «Sin color» para el color en el menú desplegable. Para ver la tarea sólo de principio a fin y no desde el principio del proyecto hasta el final.
Las limitaciones de una herramienta gratuita como Excel
Tenga en cuenta que este diagrama tiene ciertas limitaciones.
No podrá asignar tareas a sus empleados de forma intuitiva y sencilla.
No podrá realizar cambios rápida y fácilmente.
No podrá tener una visión general tan clara como con en un software especializado. Tampoco podrá ver las dependencias entre tareas. Si tiene dependencias de principio a fin o de fin a fin, no podrá ver la diferencia.
Para grandes proyectos, sería aconsejable utilizar un método diferente y adquirir un software de gestión de proyectos con diagramas de Gantt integrados. Una solución como Wimi, por ejemplo, puede utilizarse en formato Gantt a través de su gama de funciones, lo que le facilitará mucho el trabajo.
