¿Qué es un tablero Kanban?
Un tablero Kanban es una herramienta de visualización para optimizar el flujo de trabajo y la organización general de las empresas. Utilizar el método Kanban para gestionar el trabajo de sus equipos le permite
- Favorecer la concentración
- Aumentar la productividad
- Aumentar la visibilidad
Los detalles se centralizan visualmente en un tablero Kanban, lo que minimiza el tiempo dedicado al seguimiento de los informes de progreso o a las reuniones.
El objetivo de un sistema Kanban es limitar la cantidad de trabajo en curso para que el trabajo que fluye a través del sistema se ajuste a su capacidad. En otras palabras, un sistema sólo puede manejar una cantidad limitada de tráfico al tiempo que permite que ese tráfico se mueva sin problemas a través de los pasos del proceso.
Un tablero Kanban más avanzado también puede incluir información para ayudar a gestionar activamente la forma en que el trabajo fluye a través del tablero, como las políticas de proceso.
Empezar con Kanban no requiere una rediseño de toda la organización; puede comenzar con un solo equipo que busca mejorar la visibilidad y tomar el control de su flujo de trabajo y crecer a partir de ahí.
¿En qué consiste un programa Kanban?
- Carriles y sub-carriles, que representan pasos definidos en el proceso
- Tarjetas, que representan los elementos de trabajo que se mueven a través del proceso
El uso de sub-carriles en un tablero Kanban le permite reflejar numéricamente su proceso con mayor precisión. Simplemente definiendo los pasos de su proceso en carriles y documentando sus elementos de trabajo con tarjetas, puede empezar a darse cuenta de los beneficios de Kanban.
Carriles en un tablero Kanban
Los carriles representan los pasos de su proceso. Cada carril vertical debe reflejar una etapa distinta de su proceso y moverse secuencialmente de izquierda a derecha: del estado «Por hacer», al estado «En curso», al estado «Completado».
Los carriles horizontales pueden utilizarse para representar procesos que se ejecutan simultáneamente en una organización.
Por ejemplo, si un equipo de ventas sigue el mismo proceso para cada uno de sus territorios geográficos, podría establecer carriles verticales con cada uno de los pasos de su proceso, y carriles horizontales para cada uno de los territorios de los que es responsable. Esto permitiría al equipo gestionar y perfeccionar su proceso en un tablero compartido, al tiempo que distingue las áreas en las que trabaja.
Tarjetas Kanban
En cada tarjeta de su tablero Kanban, incluye detalles que facilitan a todos los presentes en el tablero la comprensión de los detalles clave de ese trabajo, como, por ejemplo
- Título – ¿qué es este elemento de trabajo?
- Asignación de la tarjeta – ¿quién está trabajando en este elemento de trabajo?
- Tipo de tarjeta – de qué tipo de trabajo se trata (suele indicarse por el color)
- Fecha de vencimiento – ¿hay una fecha de vencimiento definida para este elemento de trabajo?
Así como información más detallada sobre el trabajo, como, por ejemplo
- Descripción de la tarea: ¿qué implica exactamente este trabajo? ¿Cuál es el resultado final que se busca?
- Anexos/archivos – ¿hay documentos, enlaces o elementos visuales que sean útiles para completar este elemento de trabajo?
- Historial de comentarios – lo que agregó el equipo
- Historial de la tarjeta
Las tarjetas Kanban permiten un fácil acceso a la información clave sobre elementos de trabajo específicos en su tablero Kanban.
Gestión del flujo de trabajo con un tablero Kanban
Las políticas de proceso son reglas o directrices que el equipo que usa un tablero Kanban desarrolla para ayudar al equipo a usar el tablero de forma coherente. Un ejemplo de una política de proceso podría ser: «Los tableros deben tener un resumen del proyecto completado antes de pasar de «Por hacer» a «En curso».
Los límites WIP (trabajo en curso) son límites definidos sobre el número de elementos de trabajo que pueden estar en un determinado carril o conjunto de carriles en un momento dado. Basados en el concepto Kanban de que podemos avanzar más rápido cuando nos centramos en menos elementos a la vez, los límites WIP ayudan a los equipos a evitar sobrecargar el sistema trabajando en demasiadas cosas a la vez.
Ventajas típicas de Kanban
Cuando comercializa productos físicos en una cadena de montaje, puede ver el proceso y los pasos de producción desarrollarse ante sus ojos. Si hay un cuello de botella en cualquier parte del sistema, puede ver inmediatamente el trabajo que se acumula y saber adónde dirigirse para resolver el problema.
Pero si su trabajo es menos tangible (desarrollo de software, creación de campañas de marketing o elaboración de la hoja de ruta de un producto), su proceso será probablemente menos obvio. Los cuellos de botella no son tan evidentes y los equipos luchan por gestionar la capacidad, lo que a menudo provoca que los miembros del equipo trabajen en exceso.
Utilizar el método Kanban para gestionar el trabajo de los usuarios de su equipo significa definir todos los pasos de su proceso y supervisar activamente el trabajo durante todo el proceso. El software Kanban es flexible y personalizable, lo que le permite ajustar el diseño de su tablero a medida que evoluciona su proceso. En este sentido, existe un número infinito de tipos de tableros kanban, ya que cada uno es único para la organización que lo utiliza.
Aproveche todo el potencial del método ágil con un tablero Kanban (o herramienta Kanban)
El espacio de trabajo intuitivo e ilimitado de Wimi (entre otros) le permite gestionar el flujo de trabajo de todo su equipo, desde la asignación de tareas hasta la organización de reuniones de sprint del equipo en la oficina o a distancia. Con nuestras herramientas de colaboración, puede tomar el control de la comunicación y la productividad de su equipo para asegurarse de que su proyecto se completa a tiempo y de la mejor manera posible.
Facilite la planificación y la colaboración en sus equipos con el método Kanban
Capacite a sus empleados para que desarrollen todo su potencial. Con Wimi, podrá compartir su herramienta Kanban, permitiendo a los usuarios de esta expresar sus opiniones, nuevas ideas y cambiar el estado de las tareas.
A través de actualizaciones en tiempo real, cada empleado puede llamar la atención de otros miembros del equipo sobre puntos necesarios y obtener feedback instantáneo.
Use menciones, chat incorporado y reacciones con emojis para optimizar su comunicación interna, independientemente de la distancia que les separe.
¿Cómo crear un tablero Kanban?
Haga una lluvia de ideas, defina sus necesidades, sus hitos, sus momentos clave, las funciones de cada usuario, etc.
Seleccione su herramienta para crear el tablero. Puede utilizar un tablero físico o una herramienta digital para acomodar a los miembros remotos del equipo.
Divida todas las tareas en tres columnas pasillo bajo las etiquetas «por hacer», «en curso» y «completado».
Organice las tareas en la columna «por hacer» por orden de prioridad. Puede mover la tarea de mayor prioridad a la columna «en curso» cuando haya empezado a trabajar en ella.
Establezca un límite claro para el trabajo en curso. Se refiere al límite del número de tareas que pueden estar en la columna en curso del tablero Kanban en un momento dado. Esto garantiza que los equipos trabajen al máximo de su potencial sin realizar varias tareas a la vez.
Agregue tarjetas. Puede añadir tarjetas en función de la prioridad y el calendario de una tarea o proyecto. Una tarjeta sólo debe representar un elemento. Si el alcance de la tarjeta parece demasiado grande, divídela en varias tarjetas.
Defina las expectativas. Especifique quién tiene autoridad para añadir, reorganizar, eliminar o mover tarjetas Kanban. Limite el número de personas que pueden hacerlo para evitar confusiones.
Recopile opiniones. Recopile comentarios y sugerencias de las partes interesadas y realice ajustes en su tablero Kanban para satisfacer mejor las necesidades de su equipo y organización.
Realice un seguimiento del progreso utilizando el software Kanban. Realice un seguimiento del progreso del trabajo de los miembros del equipo a nivel empresarial, categorizando los elementos en la columna adecuada o mediante etiquetas que agrupen cada elemento por su estado.
¿Cuáles son los mejores programas de Kanban?
¿Existe algún software gratuito para crear planes Kanban?
Existen muchos softwares Kanban gratuitos o disponibles en versión gratuita en función del número de usuarios. He aquí una lista no exhaustiva de soluciones Kanban gratuitas disponibles:
- Trello (disponible en versión gratuita)
- Asana (gratuito hasta 15 usuarios)
- com (gratuito hasta 2 usuarios)
- Clickup (versión gratuita) (herramienta monday)
- Notion (gratis hasta 50 documentos)
- Miro (gratis hasta 3 tablas)
- Kanbanize (a partir de 15 usuarios)
- KanbanFlow (sin límite de usuarios en la versión gratuita)
- Zoho Projects (gratis hasta 3 usuarios)
- Meistertask (versión gratuita)
- Jira (gratis hasta 10 usuarios)
- Wimi (prueba gratuita)
Todas estas soluciones similares son diferentes en puntos específicos para que cada una atraiga a diferentes empresas.
Por ejemplo, los precios varían mucho en función de la solución elegida y de sus características. Meistertask y Kanbanflow cuestan 4-5€/usuario/mes, Jira entre 7 y 15€/usuario/mes, mientras que Kanbanize cuesta algo más de 100€/usuario/mes. Esto se debe simplemente a que la funcionalidad y el rendimiento de estas herramientas son diferentes. Tendrá que comparar o probar las diferentes soluciones como Jira, Kanban Flow, Meistertask, Kanbanize y todas las demás.
Depende de usted comparar estas herramientas y sobre todo comprobar que sus necesidades estarán bien cubiertas en las versiones gratuitas. Dependiendo del tamaño de su organización, el número de usuarios y la naturaleza de su negocio, es probable que una solución gratuita no satisfaga sus necesidades. Tendrá que echar un vistazo a las versiones de pago o a Wimi, el completísimo software todo en uno.
Además de videoconferencia y funciones para compartir documentos (a grandes rasgos, Microsoft Teams y Google Drive). Del mismo estilo que Monday, Wimi es una herramienta colaborativa muy completa con varias funcionalidades, entre ellas la herramienta Kanban o el diagrama de Gantt.
Trello, Asana, ¿cuáles son las diferencias entre estas herramientas?
Asana y Trello son dos empresas que han desarrollado herramientas de gestión de proyectos para empresas que trabajan de forma colaborativa y ágil.
¿Cuáles son las diferencias entre estas dos herramientas?
Trello es una potente herramienta Kanban y una de las primeras de su clase. Trello ha democratizado el software de planificación Kanban para ofrecer a las empresas una solución de gestión de tareas sencilla y eficaz.
Asana es un famoso software de gestión de proyectos que ofrece una función muy avanzada de creación de tableros Kanban para uso personal o profesional.
La principal diferencia entre Trello y Asana desde un punto de vista funcional es la forma en que se muestran y categorizan las tareas. Asana es mucho más adecuado para un proyecto con una treintena de tareas, mientras que Trello está especializado en proyectos más pequeños. Una lista de tareas, subtareas y agruparlas es esencial para la gestión de proyectos, por lo que Trello es muy limitante.
En su versión gratuita, Asana ofrece más funciones que Trello. Incluso si se añade un catálogo de aplicaciones a la gama de funciones de Trello en la versión premium, Asana sigue siendo más eficiente para la ejecución de proyectos.
