Au sein d’une équipe, la collaboration est primordiale pour obtenir les meilleurs résultats. Lorsque plusieurs personnes travaillent ensemble pour atteindre un objectif commun ou réaliser un projet, elles sont beaucoup plus efficaces et plus productives qu’une personne seule. En effet, en mettant en commun leurs compétences, leur expérience, leur savoir-faire et leurs idées, elles peuvent trouver des solutions plus facilement et résoudre les problèmes plus rapidement.
Avec l’essor des nouvelles technologies et le développement d’applications diverses, le monde du travail a fortement évolué. Aujourd’hui, la collaboration est facilitée par une multitude d’outils qui permettent aux collaborateurs de travailler et d’échanger aisément ensemble, quel que soit le lieu où ils se trouvent. La plateforme collaborative est l’un de ces outils.
Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?
Une plateforme collaborative est un espace de travail virtuel sur lequel sont centralisés les outils, les informations et les ressources dont une équipe a besoin pour gérer efficacement un projet. L’objectif d’une plateforme collaborative est de favoriser le travail en équipe et de faciliter le suivi du projet et la communication entre les membres de l’équipe (d’autant plus s’ils sont géographiquement dispersés). Tout ceci contribue à améliorer la performance et la productivité de l’équipe au quotidien.
Pour vous permettre d’être productif et efficace, une plateforme collaborative dispose de fonctionnalités indispensables à la gestion de projet, telles que :
- des outils de communication (messagerie instantanée, visioconférence, etc.),
- un gestionnaire de tâches et de ressources,
- un agenda partagé,
- un espace de stockage et de partage des documents,
- un logiciel de co-création et de coédition de documents,
- des outils de suivi et de contrôle,
- la gestion des droits d’accès,
- un système d’alertes et de notifications,
Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises choisissent d’adopter une plateforme collaborative pour favoriser la collaboration au sein des équipes. Découvrez quelles sont les 5 raisons pour lesquelles vous devriez, vous aussi, adopter une plateforme collaborative.
1. Vous ne perdez plus de temps
Vous en avez marre de perdre du temps à chercher des documents ? Vous gâchez de précieuses minutes à jongler entre différents outils à longueur de journée ? Grâce à une plateforme collaborative, tout ceci est terminé.
En effet, tous vos documents, fichiers et outils de travail sont stockés dans un espace unique et facilement accessible par l’ensemble des personnes concernées.
Ainsi, plus besoin d’organiser des réunions chronophages pour valider un document. Le chef de projet ou le client peut directement faire ses commentaires via la plateforme collaborative. Puis l’équipe projet peut retravailler le fichier instantanément et le faire valider dans la foulée, permettant à tout le monde de gagner de précieuses minutes. Ces minutes peuvent ainsi être consacrées à des tâches plus importantes.
Sur la plateforme collaborative, vos collaborateurs publient et partagent des informations, organisent leurs tâches et échangent ensemble sur le projet en toute simplicité. Ainsi, en plus de gagner du temps, vous n’avez (presque) plus besoin d’imprimer, ce qui vous permet d’économiser du papier et de l’encre, et de faire un geste pour l’environnement !
2. Vous favorisez la communication
Au sein d’une équipe, la communication est essentielle pour travailler efficacement, résoudre des problèmes, favoriser la créativité et l’innovation, partager des idées, mais aussi renforcer les liens et développer une relation de confiance entre les collaborateurs.
La plateforme collaborative regroupe tous les outils de communication qui permettent à vos collaborateurs de communiquer facilement entre eux, à tout moment et où qu’ils se trouvent. Ils peuvent notamment échanger en direct via le chat ou en organisant une visioconférence, laisser des commentaires sur un document de travail, partager un fichier en quelques clics, etc.
De plus, le système d’alertes et de notifications vous informe en temps réel sur la progression du projet ou sur l’état d’une tâche dont vous avez la responsabilité ou qui vous impacte directement. Finis les e-mails que l’on oublie, que l’on perd ou que l’on supprime par mégarde. Désormais, la communication est plus fluide et plus facile.
3. Vous avez accès à toutes vos données
Au travail, on doit créer et traiter un grand nombre de documents au quotidien. Il peut donc être facile de s’y perdre parmi les nombreuses versions ou de savoir où tel fichier a été rangé. Grâce à votre plateforme collaborative, l’ensemble des documents et des informations concernant vos projets se trouvent dans un seul et même endroit. Tout y est soigneusement organisé, et le moteur de recherche vous permet de les retrouver en quelques clics.
Pour vos collaborateurs en télétravail, finies les clés USB, ils peuvent retrouver facilement les documents dont ils ont besoin directement sur la plateforme.
De plus, vous gérez les droits d’accès de chaque acteur du projet (membres de l’équipe projet, clients, partenaires, fournisseurs, etc.), et grâce au versioning, vous savez que vous travaillez toujours sur la dernière version d’un document.
Enfin, la sécurité des données est devenue un enjeu majeur pour les fournisseurs de plateforme collaborative comme Wimi Armoured. Ces derniers veillent à la protection et à la confidentialité de vos informations, notamment via le chiffrement de bout en bout et une authentification multi-facteurs.
4. Vous avez tous vos outils sous la main
L’atout principal d’une plateforme collaborative, c’est qu’elle vous permet d’avoir tous vos outils à portée de clic. Messagerie instantanée, agenda partagé, logiciel de coédition, outils de reporting, vous pouvez gérer vos projets plus efficacement sans avoir à jongler entre vos différents logiciels car tout est centralisé sur une même plateforme.
Ainsi, vous et vos collaborateurs gagnez du temps et êtes plus productifs pour gérer vos tâches et piloter vos projets.
5. Vous facilitez la collaboration à distance
Aujourd’hui, rares sont les équipes dont l’ensemble des collaborateurs travaillent dans les mêmes locaux. Qu’il s’agisse d’équipes internationales ou nationales, de salariés en télétravail ou régulièrement en déplacement, le travail à distance est devenu la norme dans un grand nombre d’entreprises ces dernières années. Et la plateforme collaborative est l’outil idéal et indispensable pour favoriser ce mode de travail et faciliter la collaboration.
Peu importe la distance qui vous sépare, vous pouvez échanger en direct avec les membres de votre équipe à tout moment, comme s’ils étaient dans le bureau d’à côté en utilisant le chat ou les appels vidéo et le partage d’écran.
Où qu’ils se trouvent les salariés peuvent accomplir leurs tâches, suivre la progression du projet en temps réel, partager leurs idées ou communiquer avec leurs collègues. Il leur suffit d’accéder à la plateforme collaborative en ligne ou de l’installer sur leur ordinateur portable, tablette et/ou smartphone.
Et vous, pour quelle(s) raison(s) souhaitez-vous adopter une plateforme collaborative ?
