Comment un outil de gestion de projet peut aider à respecter les délais et le budget ?

Quel manager de projet n’a pas déjà été confronté à l’anxiété à l’approche de la date limite ? Cette dernière approche et vous n'avez toujours pas finalisé l’ensemble des tâches. Vous craignez alors que le budget n’explose avant le rendu des livrables. Pour une conduite de projet le cœur léger, nous vous recommandons d’exploiter le potentiel d’un outil de gestion de projet.

Bien loin d’être une frivolité, une solution SaaS de suivi de projet est un outil puissant au service de la performance. Vous en doutez ? Nous vous proposons de découvrir dans cet article la manière dont un tel logiciel peut vous aider à optimiser les ressources temporelles et financières de chaque projet.

Les nombreuses problématiques liées à la conduite de projets

De nombreux éléments peuvent venir impacter négativement l’avancement du projet. Nous pouvons notamment citer la difficulté à identifier les objectifs, la nécessité de recruter les talents nécessaires à l’atteinte des objectifs ou bien encore la mise en place d'une communication fluide. Toutefois, les deux principaux défis en gestion de projet sont sans aucun doute la question des délais et le respect du budget.

Ces deux défis peuvent se manifester de diverses manières :

• Respect des délais et projets complexes : Plus le nombre de parties prenantes augmente, plus il est délicat de coordonner les tâches à réaliser. Le moindre échec peut engendrer un effet domino dévastateur sur l’échéancier du projet.
• Gestion du budget et éléments imprévus : La gestion des finances en mode projet peut venir se heurter à des événements imprévus. Les fluctuations du marché ou des changements dans les exigences du projet sont autant de facteurs pouvant alourdir le budget initial.
• Difficulté à adopter une approche proactive : Afin de gérer vos projets de manière plus agile, il est nécessaire d’avoir accès à une visualisation des données et des KPIs. Cela permet une meilleure gestion des risques et un pilotage optimal.

L’équipe de projet peut faire face à ces problématiques de manière sereine si tant est qu’elle possède un outil logiciel adapté.

Les avantages d’un outil de suivi de projet

Toute entreprise qui commence à utiliser un outil de gestion de projet devient 28 plus performante que celle qui ne fait pas appel à de telles solutions logicielles. Pourtant, en 2022, 77% des entreprises ne se servaient pas d’une plateforme en mode SaaS adaptée dans le cadre de leurs opérations.

Un logiciel de gestion de projet cumule les avantages. Ce dernier vous permet en premier lieu de centraliser vos besoins au sein d’une seule plateforme. Les différentes tâches, les échanges entre les collaborateurs et les documents peuvent ainsi être accessibles à tous les membres de votre équipe, à tout instant.

Planifier un projet voire gérer plusieurs projets en simultané devient alors une tâche bien plus aisée. Quel que soit le nombre d’utilisateurs, un outil dédié vous assure un bon déroulement des projets.

D’ailleurs, les équipes qui mettent à profit les fonctionnalités des outils de gestion de projet témoignent de leur efficacité au quotidien :

• 52% déclarent avoir constaté une amélioration de la communication interne ;
• 44% estiment que les fonctionnalités de ces outils augmentent la qualité du produit final ;
• 38% annoncent qu’un tel usage a accru la satisfaction de la clientèle.

Comme nous pouvons le constater, l’utilisation d’un outil de gestion collaborative des projets a donc un impact important et effectif.

Planifier et suivre les délais de manière optimale

Afin de garantir le respect des échéances, vous devez accéder à une vision globale du projet. Un logiciel de pilotage des projets va alors prendre tout son sens, car il vous fournit des informations claires, facilement exploitables qui vont optimiser la prise de décision.

Les outils pour gérer les projets sont notamment utiles pour les raisons suivantes :

• Mettre en place un plan de projet : Afin d’assurer l’atteinte des objectifs dans les temps impartis, un logiciel de gestion de projet vous accompagne dans la planification du projet. Vous pouvez décomposer les différentes tâches et les assigner aux collaborateurs tout en prévoyant des jalons tout au long du projet.
• Visualiser le calendrier du projet : À tout instant, vous pouvez obtenir une vision globale grâce à un diagramme de Gantt. Assurez-vous que les tâches soient réalisées dans les temps, visualisez les dépendances entre les tâches et veillez à répartir la charge de travail entre les membres de l’équipe en toute simplicité.
• Suivre et ajuster en temps réel : Indispensable si vous utilisez des méthodes agiles, l’outil de gestion de projet permet de prévenir tout obstacle et assurer une flexibilité à l’équipe projet. En cas de problème, il est possible d’agir rapidement et de ne pas mettre en péril votre projet agile.
• Accéder à des rapports complets : La création de rapports est une fonctionnalité clé pour garantir que votre projet est sur la bonne voie. Ce sont aussi de puissants outils de communication interne et externe pour préserver l’engagement des parties prenantes.

Une solution de gestion de projet est intéressante, car elle permet de planifier finement tout en maximisant l’agilité de l’équipe.

Gérer le budget efficacement et augmenter le ROI

Le suivi et le contrôle des coûts à chaque étape du projet sont des éléments importants de la réussite de votre projet. En optimisant au maximum les ressources financières, il devient en en outre possible d’accroître le retour sur investissement de l’entreprise.

Les fonctionnalités intéressantes pour gérer le budget sont notamment :

• Planification budgétaire initiale : Pour gérer vos projets efficacement, la première chose à faire est d’identifier en amont les postes de dépenses. Un outil intuitif et personnalisable est alors utile pour estimer le coût des différentes tâches et les ressources nécessaires à leur achèvement.
• Suivi des dépenses lors du projet : La gestion des tâches d’un projet ne suffit pas. Il est aussi important de surveiller en permanence le budget afin d’éviter tout dépassement de budget. En détectant rapidement les écarts éventuels, vous pouvez redresser la situation sans perdre de temps.
• Alerte de dépassement de budget : En tirant profit de notifications pertinentes, le chef de projet a la possibilité d’être informé d’un dépassement des coûts sur une tâche ou un segment du projet.
• Rapports et prévisions budgétaires : Les rapports générés par l’outil sont utiles pour prendre des décisions basées sur les données. Les prévisions vont quant à elles servir à planifier de la manière la plus juste possible les ressources financières du projet.

En mettant à profit si nécessaire différentes intégrations logicielles, une solution de gestion de projet devient un allié efficace de la performance économique d’une entreprise.

Adopter une solution collaborative adaptée

Un logiciel de gestion de projet fournit de précieuses informations permettant de planifier, coordonner et optimiser les ressources allouées au projet. En exploitant le tableau de bord de gestion de projet, vous avez la possibilité de fédérer les collaborateurs autour d’objectifs communs et accroître la productivité et la rentabilité de l’équipe projet.

Bien entendu, pour bénéficier de ces avantages, vous devez opter pour un logiciel adapté. Listez vos besoins, sélectionnez une plateforme complète et simple d’utilisation, vérifiez que les fonctionnalités incontournables soient présentes et testez l’outil avant d’acheter.

En suivant ces quelques bonnes pratiques, vous pourrez aisément identifier le meilleur outil qui vous permettra de respecter les délais et le budget de vos projets.

L’entrepreneur et vous, Gestion de projet : statistiques 2023, 2023

ibid

Les makers, 41 statistiques Gestion de projet à connaître en 2023, 2023