Validez vos documents sans perdre le fil
Centralisez toutes vos demandes de validation documentaire : devis, présentations, prévisionnels. Suivez qui doit valider, qui a validé, qui est en retard. Fini les relances par email et les documents oubliés dans les boîtes de réception. Tout est tracé, horodaté et exportable.œil et naviguez entre vos outils sans friction.
Choisissez qui doit valider et si tous doivent approuver
Ajoutez un ou plusieurs validateurs sur vos documents sensibles. Définissez la règle : validation unanime (tous doivent approuver) ou validation flexible (un seul suffit). Devis urgents approuvés rapidement par le premier disponible, contrats stratégiques validés par toute la direction. Notifications instantanées pour chaque validateur.
Suivez l'état de toutes vos validations en un coup d'œil
Consultez immédiatement vos documents à valider, vos demandes en cours et qui bloque quoi. Statuts clairs : en attente, questionné, validé, refusé, en retard. Plus besoin de fouiller vos emails ou relancer manuellement. Tout est visible et actionnable en quelques clics.
Prouvez qui a validé quoi et quand lors de vos contrôles
Générez des rapports statistiques (taux validation, délais moyens, documents en retard) et des exports horodatés pour audits internes ou réglementaires. Chaque action est traçable : demandeur, validateurs, dates, statuts successifs.
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"Wimi est une solution parfaitement adaptée à la collaboration en mode projet. Sa simplicité de prise en main et la flexibilité offerte en fonction des usages nous ont convaincus. La Covid-19 et les périodes de télétravail n'ont fait qu'amplifier la nécessité d'avoir une telle solution pour maintenir les échanges et poursuivre nos projets."
"Wimi nous permet de centraliser notre processus de création et de planification de contenus. La plateforme nous apporte une vision claire et centralisée de notre production. Je le recommande sans hésiter aux équipes qui veulent gagner en agilité et optimiser leur processus de création de contenus."
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Une suite complète pour piloter votre activité
Circuits de validation par espace : commerciaux dans "Ventes", direction dans "Budget 2025". Historique des validations accessible dans chaque projet.
Envoyez une demande de validation directement depuis n'importe quel fichier Drive. Les validateurs accèdent au document sans téléchargement et approuvent en un clic.
Journal automatique de chaque demande, validation, refus ou question. Qui a demandé quoi, qui a validé quand, avec quel commentaire.
Apprennez à collaborer efficacement sur vos documents
Vos questions sur les validations
Peut-on modifier un document pendant qu'il est en cours de validation ?
Non, et c'est justement le principe. Une fois la demande de validation envoyée, le document est figé. Cela garantit que tous les validateurs approuvent exactement la même version, sans risque qu'elle change entre deux validations.Si vous devez modifier le document :
- Annulez la demande de validation en cours
- Modifiez le fichier dans Drive
- Relancez une nouvelle demande de validation sur la version corrigée
Les validateurs qui avaient déjà approuvé devront revalider la nouvelle version. C'est normal : ils approuvent un contenu précis, pas un document évolutif.Bonne pratique : Finalisez au maximum votre document avant d'envoyer en validation. Utilisez les commentaires Drive ou Chat pour échanger en amont avec vos validateurs et éviter les allers-retours inutiles. Une fois validé, le document peut partir en signature ou être diffusé officiellement.
Les validations ont-elles une valeur juridique ?
Les validations Wimi constituent une preuve de processus interne et de bonne gouvernance, mais n'ont pas la même valeur juridique qu'une signature électronique qualifiée eIDAS.Ce qu'elles prouvent :
- Qu'un document a été soumis à validation interne
- Qui a approuvé, refusé ou questionné, avec horodatage
- Que vous avez suivi vos procédures internes de gouvernance
Usage juridique : En cas de litige ou d'audit (ISO, NIS2, contrôle interne), les exports de validations démontrent que vous avez des processus de contrôle documentés et tracés. Hébergement France SecNumCloud renforce la valeur probatoire.
Pour engagement contractuel opposable : Utilisez Wimi Sign après validation interne. Workflow complet : validation métier via Validations → signature juridique via Sign → archivage Drive. Double protection : approbation interne tracée + signature électronique qualifiée.
Bon à savoir : Lors de contentieux commerciaux, prouver qu'un devis a été validé en interne par direction commerciale ET juridique (via Validations) + signé électroniquement (via Sign) offre une défense solide en cas de contestation.
Les validateurs reçoivent-ils des relances automatiques ?
Actuellement, les validateurs reçoivent une notification unique lors de l'envoi de la demande (pop-up dans Wimi + email si activé). Ils voient ensuite la demande en attente dans leur onglet "Mes validations".
Pas de relance automatique programmée, mais vous disposez d'outils pour suivre et relancer manuellement :
Onglet "Mes demandes" : Consultez en un coup d'œil qui a validé et qui est en retard. Filtrez par statut "En attente" pour identifier les blocages.
Rapports : Visualisez les délais moyens et documents en retard pour détecter les validateurs chroniquement lents.
Relance manuelle : Mentionnez directement le validateur dans Wimi Chat ou envoyez-lui un message privé avec le lien vers le document. Plus efficace qu'un email perdu dans sa boîte.
Astuce : Définissez des deadlines claires lors de l'envoi ("Merci de valider avant vendredi 12h") pour responsabiliser vos validateurs dès le départ.
Quelle est la différence entre Validations et Wimi Sign ?
Wimi Validations gère l'approbation interne de vos documents avant diffusion : devis à valider par direction commerciale, présentations à approuver par comité de direction, prévisionnels budgétaires à faire valider par DAF. C'est un workflow d'approbation métier avec statuts (validé, questionné, refusé, en retard).Wimi Sign gère la signature électronique juridiquement opposable de documents contractuels : contrats clients, conventions partenaires, documents RH. Signature qualifiée eIDAS avec valeur légale et certificats horodatés.En résumé :
- Validations = circuit d'approbation interne avant finalisation
- Sign = signature juridique pour engagement contractuel
Vous pouvez combiner les deux : faire valider un contrat en interne via Validations, puis l'envoyer en signature électronique via Wimi Sign une fois approuvé.
Découvrez Wimi Sign pour signatures électroniques.
Que se passe-t-il si un validateur refuse le document ?
Le document passe en statut "Refusé" et le demandeur reçoit une notification immédiate. Le validateur peut (et devrait) ajouter un commentaire expliquant le refus : "Budget dépassé", "Erreur dans prévisionnel", "Validation juridique manquante".Après un refus :
- Le demandeur consulte le motif de refus
- Il corrige le document selon les commentaires
- Il relance une nouvelle demande de validation sur la version corrigée
- Les validateurs reçoivent la nouvelle demande
Historique conservé : Toutes les versions et leurs validations/refus successifs sont tracés dans Wimi Activités. Vous savez combien d'itérations ont été nécessaires et pourquoi. Utile pour améliorer vos processus et prouver la conformité lors d'audits.Astuce : En cas de refus récurrent, utilisez Wimi Chat pour échanger en direct avec le validateur et clarifier les points bloquants avant de relancer.
Qui peut voir les demandes de validation ?
Seuls les participants concernés voient les validations :Le demandeur (celui qui envoie) voit :
- Ses demandes en cours et leur statut
- Qui a validé, qui est en attente
- Les commentaires et questions posés
Les validateurs (ceux qui doivent approuver) voient :
- Uniquement les documents où ils sont explicitement désignés
- Le document à valider et le contexte
Les autres membres de l'espace ou de l'organisation ne voient rien. Les validations restent confidentielles entre demandeur et validateurs désignés. Pour projets sensibles : Combinez avec droits d'accès Drive pour double protection. Seuls les membres autorisés de l'espace peuvent voir documents ET validations. Idéal pour contrats stratégiques, budgets confidentiels ou projets classifiés.
Fini les documents oubliés et les relances par email
Centralisez toutes vos validations documentaires dans Wimi. Suivez en temps réel qui doit approuver, qui a validé, qui est en retard.