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Pourquoi les outils tout-en-un sont le futur de la collaboration ?

Pourquoi les outils tout-en-un sont le futur de la collaboration ?

Pourquoi les outils tout-en-un sont le futur de la collaboration ?
Publié par David Galiana, le lundi 5 avril 2021

Depuis plusieurs années, la transformation numérique modifie notre façon de collaborer, de communiquer et de faire des affaires. Si l’objectif est clairement de nous simplifier la vie, de rendre nos tâches quotidiennes plus faciles et d’améliorer notre productivité, cela n’est pas toujours le cas. En effet, la multiplication des outils et applications que nous utilisons chaque jour peut nous faire perdre un temps précieux lorsque nous devons sans cesse passer de l’un à l’autre.

Une étude de CITE Research pour RingCentral révèle que plus de deux tiers des employés interrogés perdent jusqu’à 60 minutes par jour à jongler entre les différentes applis, et 68% jonglent entre les applications jusqu’à 10 fois par heure ! La productivité est donc clairement touchée par cette invasion d’outils sensés vous rendre plus performants.

La solution ? Utiliser une seule plateforme qui rassemble tous les outils, applis et logiciels que vous utilisez quotidiennement.

Voici quatre raisons pour lesquelles les outils tout-en-un sont l’avenir de la collaboration.

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Qu’est-ce qu’un outil tout-en-un ?

Comme son nom l’indique, un outil tout-en-un rassemble plusieurs outils et fonctionnalités en un seul et unique outil. Digital workplace, logiciel de gestion de projet, plateforme collaborative sont autant d’outils multifonctions qui permettent de réunir tous les outils que vous utilisez au quotidien sur une seule interface : messagerie instantanée, boîte mail, calendrier, partage de documents, traitement de texte, gestion de la relation client, visioconférence, etc.

Ainsi, il vous suffit de vous connecter une seule fois à cet espace virtuel pour accéder à l’ensemble de vos outils.

Les atouts d’un outil tout-en-un

Découvrez quels sont les bénéfices d’adopter un outil multifonction pour vos salariés, et plus généralement votre entreprise, et vous comprendrez pourquoi ce type d’outil représente le futur de la collaboration.

Un vrai gain de temps

La transformation digitale poursuit son chemin et le nombre d’applications que nous utilisons au quotidien ne cesse d’augmenter avec pour objectif de nous rendre plus efficaces et performants. Les applications de communication sont très populaires auprès des collaborateurs qui peuvent les utiliser jusqu’à dix fois par heure ! Sans compter les autres applis. Et même si cela ne nous prend que quelques secondes pour basculer de l’une à l’autre, mises bout à bout, les employés perdraient 32 jours par an (toujours selon la même étude). En bref, vous perdez en temps et en efficacité.

En optant pour un outil tout-en-un ou une digital workplace qui centralise tous vos outils sur une plateforme unique, vous n’avez plus besoin de jongler d’un outil à l’autre puisqu’ils sont tous accessibles depuis le même endroit. Vous ne perdez plus de temps à chercher une application, un document ou une information. Vous accédez facilement et rapidement à toutes vos conversations et aux différents fichiers de travail. Bref, vous et vos collaborateurs gagnez un temps précieux.

Une productivité améliorée

L’étude de CITE Research pour RingCentral indique qu’un trop grand nombre d’applications peut également avoir un impact négatif sur la concentration des employés, et donc sur leur productivité. 56% des personnes interrogées reconnaissent que leur travail est perturbé par le fait de devoir chercher des informations dans plusieurs applications et 31% confient perdre le fil de leurs pensées.

Grâce à un outil tout-en-un, vous savez où se trouvent vos documents, vos conversations, les informations que vous cherchez et toutes les applications que vous utilisez au quotidien. Vous y avez directement accès via un seul point d’entrée. Puisque vous perdez moins de temps à vous connecter et à passer d’une appli à l’autre, vous avez plus de temps à consacrer à vos tâches. Vous êtes donc plus performant et plus productif au quotidien.

Mobilité et télétravail favorisés

Aujourd’hui, le télétravail est une pratique courante qui s’installe durablement au sein des organisations, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité. Face à ce constat, il est indispensable de mettre en place des outils permettant de faciliter le travail à distance et de favoriser la collaboration entre tous les salariés, peu importe le lieu depuis lequel ils travaillent (chez eux, dans un autre pays, etc.) et le fuseau horaire duquel ils dépendent.

L’outil tout-en-un est la solution incontournable qui permet à l’ensemble de vos collaborateurs de travailler et de communiquer efficacement entre eux, mais aussi avec les clients et les partenaires, sans multiplier les outils et sans perdre de temps.

Plus de simplicité

En règle générale, le changement est plutôt mal accepté, alors le fait de devoir adopter et apprendre à utiliser différents outils peut être mal vécu par vos salariés. Ils doivent comprendre l’utilité et le fonctionnement de chaque appli, se familiariser avec différentes interfaces, changer leurs habitudes, etc. Bref, toutes ces contraintes peuvent les démotiver, les frustrer et les pousser à délaisser ces outils et à garder leurs anciennes habitudes.

L’outil tout-en-un simplifie grandement les choses. En choisissant un seul outil pour une multitude de fonctionnalités (messagerie, visioconférence, gestion de tâches, agenda partagé, etc.), vos équipes n’auront besoin d’apprendre à maîtriser qu’une seule application. Elles se connecteront une seule fois et se familiariseront avec une interface unique depuis laquelle l’ensemble des fonctionnalités et des informations sont accessibles. Un vrai jeu d’enfants qui finira de convaincre même les plus réticents.

Des informations centralisées

Lors d’une journée normale, vous consultez vos emails dans votre messagerie, vous jetez un œil à votre agenda pour connaître votre emploi du temps, puis vous parcourez les tâches à réaliser dans votre logiciel de gestion de projet. Vous saluez vos collègues en télétravail sur la messagerie instantanée et enfin, vous cherchez vos documents de travail sur votre espace de stockage cloud. Au total, vous venez d’utiliser cinq outils en moins d’une heure. Toutes les informations dont vous avez besoin sont donc dispersées entre vos différents outils, augmentant ainsi les risques de manquer, perdre ou confondre des infos.

L’outil tout-en-un centralise l’ensemble des données, messages, documents et fichiers dont vous avez besoin sur une plateforme unique, vous permettant de retrouver, utiliser et partager plus facilement tout ce que vous voulez. Il est également plus facile de gérer et de contrôler les droits d’accès aux différentes informations lorsque tout est centralisé.

C’est pour ces raisons qu’un outil tout-en-un de type digital workplace est sans aucun doute l’une des meilleures solutions pour favoriser la collaboration au sein de votre entreprise à l’avenir.

Bonus : vous avez décidé d’opter pour une solution de digital workplace ? Découvrez comment en choisir une et comment réussir son lancement.

 

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