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Comment préparer et conduire un entretien individuel ?

Comment préparer et conduire un entretien individuel ?

Comment préparer et conduire un entretien individuel ?
Publié par David Galiana, le jeudi 26 août 2021

Pour le bon fonctionnement d’une équipe, un manager doit rencontrer individuellement chacun de ses collaborateurs. Pour cela, il dispose de deux outils : l’entretien annuel d’évaluation et l’entretien individuel qui peut être plus fréquent.

S’entretenir avec les membres de son équipe permet au manager de faire un point avec chacun d’eux sur les compétences acquises et/ou à développer, et sur les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés. Cela permet également d’éliminer les tensions, de définir de nouveaux objectifs, d’établir les besoins éventuels en formation et de prendre en compte les souhaits d’évolution professionnelle des salariés.

Selon une étude de BVA pour Club Média RH réalisée en mars 2018, 60 % des salariés considèrent l’entretien annuel d’évaluation comme un moment intéressant et 57 % le trouvent utile. Cependant, 33% des personnes interrogées pensent qu’il s’agit d’un moment stressant.

En effet, de nombreux employés sont stressés et redoutent l’entretien individuel car ils ont l’impression d’être jugés. Pour les managers, il s’agit d’un moment délicat durant lequel ils doivent faire passer un message et garder leurs collaborateurs motivés. Le secret pour le réussir ? Une bonne préparation.

Voici 5 conseils pour bien préparer et conduire ce moment d’échange privilégié.

1. Comprendre les enjeux

Avant tout, vous devez comprendre quelles sont les priorités de l’entreprise ainsi que les enjeux de ces entretiens. Les objectifs peuvent être multiples :

  • connaître l’état d’esprit des salariés ;
  • préparer les équipes à un important projet ;
  • améliorer la communication interne ;
  • éliminer les dysfonctionnements ;
  • évaluer les niveaux de compétences pour développer une nouvelle activité ;
  • etc…

Les entretiens devront être axés différemment en fonction des enjeux.

2. Elaborer une trame

Pour vous aider à conduire l’entretien annuel et éviter de vous disperser, il est utile de préparer une trame à suivre en fonction des informations que vous devez collecter.

Restez simple et listez les questions à poser à votre collaborateur durant la rencontre. Celles-ci doivent aborder son quotidien, les difficultés rencontrées, les axes d’amélioration et sa vision de l’entreprise. Vous devez également l’inciter à donner son avis sans le juger.

Voici quelques exemples.

  • Quels progrès ont été réalisés depuis le dernier entretien ? Quel est votre bilan de l’année ?
  • Quelles sont les missions qui vous plaisent le plus ?
  • Quelles sont les missions sur lesquelles vous avez plus de difficultés ?
  • Comment expliquez-vous les difficultés que vous éprouvez dans tel ou tel domaine ?
  • Quelle a été votre principale réussite ?
  • Selon vous, de quoi avez-vous manqué pour atteindre vos objectifs ?
  • Qu’est-ce qui vous pose problème, vous gêne, vous ralentit au quotidien ?
  • Quelle serait la solution pour résoudre tel ou tel problème dans votre travail ?
  • De quels moyens (budget, équipe, matériel, logiciel) auriez-vous besoin pour être plus performant ?
  • De manière globale, comment pourriez-vous vous améliorer dans votre travail ?
  • Avez-vous des compétences non utilisées et qui pourraient être mises à profit dans votre travail ? Lesquelles ?
  • Avez-vous suivi une formation durant l’année ? A-t-elle répondu à vos attentes ? Pourquoi ? Quelles compétences ont été développées ? Les appliquez-vous dans vos missions au quotidien ?
  • Souhaitez-vous effectuer une formation durant l’année à venir ?
  • Souhaitez-vous évoluer ? Si oui, vers quel(s) type(s) de poste ? A quel horizon ?
  • Pensez-vous qu’il y a des points sur lesquels l’entreprise doit s’améliorer ? Lesquels ? Pourquoi ?
  • Etes-vous satisfait de la façon dont vous êtes managé ? Pourquoi ?
  • Y a-t-il d’autres points que vous souhaitez aborder ?

3. Préparer l’entretien

Afin que l’entretien d’évaluation se déroule bien, vous devez le préparer soigneusement. Outre la liste de questions à poser, le manager doit avoir en sa possession les informations concernant l’activité du salarié, son entretien individuel de l’année passée et éventuellement des données sur l’activité de l’entreprise. Vous devez également citer des exemples concrets de bonnes actions réalisées ou de comportements inappropriés à éviter afin que le salarié se rende mieux compte des erreurs à ne plus commettre et puisse s’améliorer.

N’oubliez pas de préparer les nouveaux objectifs à fixer, le plan de formation et toute autre information utile durant l’entretien. Puisqu’il s’agit d’un échange, le manager doit aussi être prêt à entendre ce que son collaborateur a à lui dire, car vous aussi, vous pouvez améliorer vos techniques de management.

Le lieu doit avoir été préalablement défini. Il peut s’agir du bureau du manager ou d’un lieu plus convivial mais privé. Enfin, tous deux doivent être libres pendant au moins une heure.

4. Encourager le collaborateur à préparer son entretien

L’entretien individuel est aussi important pour le manager que pour le salarié. Vous devez donc encourager vos employés à se préparer pour l’échange, à dresser le bilan de leur travail durant l’année écoulée et à réfléchir à leurs attentes.

Afin que votre collaborateur ait le temps de préparer son entretien, prévenez-le et informez-le de la date suffisamment tôt. Vous pouvez également l’aider dans sa préparation en lui fournissant une liste de questions que vous lui poserez.

5. Reconnaître et valoriser le travail de vos collaborateurs

On ne le dira jamais assez, mais au travail, la reconnaissance est essentielle pour garder vos collaborateurs motivés et engagés. S’ils sentent que leur travail et leurs efforts ne sont pas reconnus et valorisés, ils n’hésiteront pas à changer d’entreprise ou à en faire le moins possible.

Ainsi, lors de l’entretien annuel ou individuel, n’hésitez pas à remercier votre salarié pour son implication et ses efforts (lorsque c’est applicable). Félicitez-le d’avoir participé à la réussite de tel ou tel projet, valorisez son comportement exemplaire en citant des exemples, etc. Une prime d’objectif est un bon moyen de valoriser le travail réalisé, mais ce n’est pas le seul. Vous pouvez également lui confier plus de responsabilités ou des missions plus intéressantes.

Ainsi, votre collaborateur ressortira de son entretien motivé et avec l’envie d’atteindre ses nouveaux objectifs.

Pour conclure

Un entretien individuel est un échange, et non un monologue. Il est indispensable pour définir les priorités de l’année à venir, valoriser et motiver vos salariés à poursuivre dans la bonne direction, recadrer les comportements contre-productifs et aborder des sujets comme l’évolution de carrière, le bien-être au travail ou la charge de travail.

Collaborateurs et manager doivent échanger librement et ouvertement. Ils doivent trouver ensemble des solutions aux problématiques rencontrées et des axes d’amélioration car tous travaillent à l’atteinte des objectifs stratégiques de l’entreprise.

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