Blog

 > 

6 conseils pour sécuriser le partage de documents à distance

6 conseils pour sécuriser le partage de documents à distance

Comment sécuriser le partage de documents à distance ?
Publié par David Galiana, le jeudi 12 août 2021, mis à jour le mardi 17 août 2021

Le partage de documents en ligne existe depuis longtemps, bien avant la généralisation du travail à distance provoqué par la pandémie. En interne ou en externe, lorsqu’un fichier trop volumineux ne passait pas par e-mail, on l’envoyait à ses collègues, ses clients ou ses prestataires via une plateforme spécialisée.

Aujourd’hui, avec l’essor du télétravail et l’apparition d’équipes hybrides dont les collaborateurs travaillent dans des lieux différents, le partage de documents à distance est devenu commun. Cependant, cette pratique pose la question de la sécurité et de la confidentialité des données dans un monde où la cybercriminalité ne cesse de se développer.

Voici les risques principaux du partage de documents en ligne et six conseils à suivre pour vous permettre de le sécuriser.

New call-to-action

Les risques du partage de fichiers à distance

Comme toutes les activités en ligne, le partage de documents comporte des risques.

  • La fuite d’informations confidentielles : lorsque vous partagez un fichier en ligne via un site ou un logiciel spécialisé, il est difficile de savoir réellement où va votre fichier et qui va le consulter. Celui-ci peut être intercepté par une personne malveillante qui aura alors accès à des données confidentielles.
  • L’installation de virus ou de malwares : en transitant sur des plateformes en ligne, les fichiers que vous recevez peuvent être infectés par des virus ou des programmes malveillants. Dès que vos collaborateurs les téléchargent et les ouvrent, le malware se répand sur vos ordinateurs et votre réseau, et risque de bloquer ou détruire vos informations.
  • Le vol d’identité : les pirates informatiques peuvent utiliser les sites de partage de fichiers pour récupérer votre nom et votre adresse IP (autrement dit votre localisation), et ainsi les utiliser pour accéder à vos informations privées comme vos données financières.

Pour vous protéger de ces différents risques, suivez ces 6 conseils.

6 astuces pour partager vos documents en toute sécurité

Vous voulez partager vos fichiers de manière sécurisée ? Voici les bonnes pratiques à mettre en place dès à présent au sein de votre entreprise.

1. Mettre en place un système

Pour commencer, vous devez définir un système pour le partage de vos fichiers. L’utilisation d’un drive permet de stocker tous vos fichiers dans un endroit unique et sécurisé. Ainsi, tous vos collaborateurs savent où aller pour retrouver facilement et rapidement le document dont ils ont besoin. Pour le partage en externe, mettez en place une procédure précise à respecter avec vos clients, fournisseurs et partenaires.

Ce système facilite la communication asynchrone et permet aux équipes dispersées géographiquement et qui ne travaillent pas sur les mêmes fuseaux horaires d’échanger des fichiers à tout moment.

Pour que votre système fonctionne correctement, vous devez donner accès au drive à vos employés et les former à son utilisation, à la méthode de classement des fichiers et à la procédure à suivre pour assurer un partage sécurisé. Enfin, il est indispensable de sensibiliser vos employés aux risques cyber en général.

2. Choisir son drive

Pour votre drive, vous avez la possibilité de le créer en interne ou de choisir un fournisseur externe. Si vous optez pour la seconde option, choisissez soigneusement votre prestataire, notamment en vous assurant qu’il offre le chiffrement de bout en bout (comme Wimi). Ainsi, vos données sont protégées car elles sont directement chiffrées depuis votre appareil (ordinateur, smartphone ou tablette) et déchiffrées uniquement par les destinataires autorisés. Vous êtes protégé des pirates informatiques car vos données sont indéchiffrables aussi bien lors de leur transit sur le web que lors de leur stockage sur les serveurs de votre fournisseur. D’ailleurs, même ce dernier ne peut pas lire vos informations.

3. Gérer les accès

Pour plus d’efficacité et de sécurité, vous devez clairement définir qui a accès à quel document. Pour des raisons évidentes de sécurité, un collaborateur ne peut pas avoir librement accès à tous les fichiers de l’entreprise. Définissez également qui peut modifier quel document, et qui ne peut que le consulter en lecture seule. Assurez-vous que les dossiers spécifiques à certaines équipes ne soient accessibles qu’à ses membres. Protégez les fichiers les plus confidentiels par un mot de passe pour éviter qu’ils ne soient consultés par inadvertance.

Enfin, vérifiez attentivement les paramètres de votre drive car il est possible que le partage public soit activé, ce qui signifie que toutes les personnes qui tombent sur le bon lien peuvent télécharger vos fichiers.

4. Auditer vos fichiers

Vérifiez régulièrement qui a accès à vos fichiers. Ceci est d’autant plus nécessaire si vos collaborateurs changent souvent d’équipe ou si des salariés ont récemment quitté l’entreprise. Lorsque vous constatez que des fichiers n’ont plus d’utilité, supprimez-les complètement de votre drive.

5. Éviter les pièces jointes par e-mail

Aujourd’hui, l’e-mail est toujours un moyen de communication très utilisé en entreprise malgré les nombreux outils qui ont été créés dans le but de le remplacer. Cependant, la sécurité des informations échangées par e-mail n’est pas garantie. Si vous vous trompez de destinataire lors de l’envoi d’un fichier confidentiel, vous n’avez aucun moyen de rattraper votre erreur et cette personne aura alors accès à vos données sensibles. Évitez donc d’envoyer vos fichiers en pièce jointe par e-mail.

Si vous souhaitez continuer à communiquer par email, il est possible de créer un lien privé, chiffré et sécurisé par un mot de passe que seul le destinataire choisi pourra consulter.

6. Utiliser une data room

Considérée comme un coffre-fort de données, la data room permet d’échanger des données confidentielles de manière hautement sécurisée. Elles sont généralement utilisées pour sécuriser des opérations particulières comme des transactions financières ou légales, des introductions en bourse ou la gestion de biens immobiliers. Mais aujourd’hui, les data rooms sont de plus en plus utilisées pour du stockage, des échanges de données ou le partage de documents.

Conclusion

Aujourd’hui, les données sont l’atout le plus précieux des entreprises. En plus de veiller à la cybersécurité de votre organisation, vous devez vous assurer que le partage de vos fichiers se fait de manière sécurisée, aussi bien en interne qu’en externe, afin de protéger vos informations et d’éviter une fuite de données.

New call-to-action

Nos thématiques 

Vous souhaitez en apprendre plus sur un sujet en particulier ?
Consultez nos ressources thématiques.

Devenez un expert du travail d’équipe.
Abonnez-vous à notre newsletter.

La protection des données est au cœur de nos préoccupations. Wimi utilise les informations que vous fournissez afin de vous proposer des informations et du contenu pertinent sur nos produits et services. Vous pouvez vous désinscrire de ce type de communications à tout moment. Pour plus d’informations, consultez notre politique de confidentialité.

Des milliers d’entreprises utilisent
Wimi pour rendre le travail d’équipe
simple, fluide et efficace.