Siete consejos para compartir documentos de forma remota y segura

Cada día se generan 328,77 millones de terabytes de datos; en 2022, se intercambiarán más de 330 millones de mensajes de correo electrónico todos los días (según la fuente de Statista). La industria del big data está creciendo de manera exponencial. Según el estudio del Índice Global de Protección de Datos, más del 93% de las empresas creen que su solución actual de gestión de activos no proporciona un nivel adecuado de protección de datos. Las soluciones actuales de recopilación de datos, la mayoría de las cuales se encuentran en los Estados Unidos, mantienen sus capacidades en términos de seguridad y protección de datos. Ya no es posible mencionar los riesgos de los ciberatacantes en un momento en que el trabajo remoto está aumentando y el intercambio remoto de documentos es más inevitable. El problema es que el intercambio inseguro de archivos puede generar el riesgo de acceder a información confidencial que es de gran valor para las empresas. Así pues, estos son los principales riesgos de Compartir documentos en línea y 6 consejos a seguir para compartir documentos de forma segura.

¿Qué es el intercambio de archivos?

El intercambio de archivos se refiere a la distribución y el acceso de documentos e información digitales entre los empleados, equipos o departamentos de una organización. Se puede llevar a cabo a través de plataformas de colaboración, servidores internos, servicios de almacenamiento en la nube o herramientas específicas para compartir archivos.

Los desafíos del intercambio de archivos para la colaboración empresarial son múltiples:

• Eficiencia y productividad : El intercambio eficiente de archivos permite a los empleados acceder rápidamente a los documentos que necesitan, lo que facilita la colaboración y reduce el tiempo perdido en la búsqueda de información.
• Coordinación y sinergia : El intercambio de archivos mejora la coordinación entre los equipos, permite una mejor sinergia y una ejecución más fluida de los proyectos mediante un acceso rápido a los documentos y la información clave.
• Control de versiones : Una solución para compartir archivos reduce los conflictos de versiones y garantiza que todos los miembros del equipo trabajen en la versión más reciente de un documento
• Flexibilidad y movilidad : Las herramientas modernas para compartir archivos permiten a los empleados colaborar desde múltiples ubicaciones y dispositivos. Promueva el trabajo remoto y la flexibilidad organizacional.
• Trazabilidad y cumplimiento : La supervisión del acceso y los cambios en los archivos compartidos facilita la supervisión del historial de acciones en los documentos si es necesario.

Los riesgos del intercambio remoto de archivos

Como todas las actividades en línea, incluir documentos implica riesgos:

• La filtración de información confidencial : al comparar un archivo en línea a través de un sitio con software especializado, es difícil saber realmente quién accederá a su archivo y quién lo consultará. Puede ser interceptado por una persona malintencionada que, por su cuenta, tenderá a acceder a datos confidenciales.
• Instalación de virus o malware : cuando se transitan por plataformas en línea, los archivos recibidos pueden estar infectados por virus o programas maliciosos. Cuando descargan y eliminan a sus empleados, el malware se propaga por sus ordenadores y su red, y corre el riesgo de bloquear o destruir su información.
• Identity Robot : Los piratas informáticos pueden utilizar los sitios de intercambio de archivos para recuperar su número de IP y dirección (en otras palabras, su ubicación) y, al mismo tiempo, utilizarlos para acceder a su información privada, como sus datos financieros.

¿Cuáles son las obligaciones legales en ese momento de compartir datos?

Las obligaciones legales para cumplir con el intercambio de datos incluyen el cumplimiento de regulaciones como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en Europa, que impone estándares estrictos sobre la recopilación, el almacenamiento y el intercambio de datos personales. Las empresas deben obtener el consentimiento explícito de las personas antes de compartir sus datos personales e informar a esas personas sobre el uso previsto de sus datos. Además, están obligadas a garantizar la seguridad de los datos compartidos, utilizando los medios técnicos y organizativos adecuados para evitar el acceso no autorizado y las violaciones de datos.

Otras empresas también están sujetas a estándares específicos, como el estándar NIS2, que desde 2024 exige la implementación de medidas para combatir el riesgo de ciberataques. Uso compartido seguro de archivos y mejorar el nivel general de seguridad de los sistemas de información en toda Europa.

En caso de violación de datos, las empresas deben notificarlo a las autoridades pertinentes y, en algunos casos, a las personas afectadas, dentro de un área restringida. También es importante mantener un registro de las actividades de procesamiento de datos y poder demostrar el cumplimiento de la normativa vigente. Al final, las empresas deben someterse a auditorías e inspecciones periódicas para verificar el cumplimiento de las obligaciones legales en términos de protección e intercambio de datos.

El interés de crear una PSSI

La empresa puede crear una política de seguridad del sistema de información que incluya todas las reglas que deben respetarse para compartir documentos de manera segura. La PSSI permite la transparencia en relación con los compromisos y objetivos de la empresa en términos de seguridad y protección de datos.

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Siete consejos para compartir documentos de forma segura

Tú quieres Comparar todos los archivos ¿En forma segura? Estas son las mejores prácticas que se pueden implementar ahora mismo en su empresa.

1. Configuración de un sistema

En primer lugar, debes definir un sistema para compartir tus archivos. El uso de una unidad le permite almacenar todos sus archivos en un lugar único y seguro. De esta forma, todos sus empleados saben cómo encontrar el documento que requiere un formato fácil y rápido. Para compartirlo externamente, establezca un procedimiento específico para estar en contacto con sus clientes, proveedores y socios.

Este sistema facilita la comunicación asincrónica y permite a los equipos que están dispersos geográficamente y que no trabajan en las mismas zonas horarias intercambiar archivos en cualquier momento.

Para que su sistema funcione correctamente, debe dar a sus empleados acceso a Unity y la capacidad de saber cómo usar la unidad, cómo organizar los archivos y cómo garantizar un uso compartido seguro. Por último, es fundamental que Haga que sus empleados conozcan los riesgos cibernéticos en general.

2. Elige tu disco

Para tu discoteca, puedes crearla internamente o elegir un proveedor externo. Si optas por la segunda opción, elige a tu proveedor con cuidado, especialmente con la seguridad de que ofreces Cifrado de extremo a extremo (como Wimi). Sin embargo, sus datos están protegidos porque se muestran directamente desde su dispositivo (ordenador, teléfono inteligente o tableta) y solo se identifican los destinatarios autorizados. Está protegido contra los piratas informáticos porque sus datos son indescriptibles tanto durante su tránsito por la web como cuando los servidores de su proveedor acceden a ellos. Sin embargo, estos últimos tampoco podrán leer su información.

3. Gestión de los accesos

Para una mayor eficiencia y seguridad, es necesario definir claramente quién tiene acceso a estos documentos. Por motivos de seguridad, un empleado no puede tener acceso gratuito a todos los archivos de la empresa. Además, defina quién puede editar este documento y quién es el único que puede verlo en modo de lectura única. Asegúrese de que solo los miembros del equipo puedan acceder a las carpetas específicas de un equipo específico. Proteja los archivos más confidenciales con un control para evitar que se acceda a ellos por accidente.

Por último, entiende bien la configuración de tu disco, ya que es posible que la función de compartir en público esté habilitada, o que eso signifique que cualquier persona que introduzca el enlace correcto pueda descargar tus archivos.

4. Audite sus archivos

Comprueba periódicamente que tiene acceso a todos los archivos. Esto es más necesario si sus empleados cambian de equipo con frecuencia o si los empleados han dejado la empresa recientemente. Si bien observa que los archivos no son útiles, elimínelos por completo de su disco.

5. Evite los archivos adjuntos de correo electrónico

Hoy en día, el correo electrónico es un medio de comunicación muy utilizado en las empresas, sin olvidar los números electrónicos que se crearon para sustituirlos. Sin embargo, la seguridad de la información intercambiada por correo electrónico no está garantizada. Si el destinatario se muestra equívoco a la hora de enviar un archivo confidencial, no hay forma de compensar su error y su persona tenderá a acceder a sus datos confidenciales. De este modo, evitarás enviar tus archivos como archivos añadidos por correo electrónico.

Si desea continuar comunicándose por correo electrónico, es posible crear un enlace privado, cifrado y protegido mediante un enlace que solo el destinatario seleccionado pueda consultar.

6. Utilice una sala de datos

Considerada como una bóveda de datos, la Sala de datos permite el intercambio de datos confidenciales de una manera altamente segura. En general, se utiliza para proteger transacciones específicas, como las transacciones financieras o legales, las bolsas de valores o la administración de bienes inmuebles. Sin embargo, hoy en día, las salas de datos se utilizan cada vez más para almacenar, intercambiar datos o compartir documentos seguros.

¿Cómo se elige una solución segura para compartir archivos?

Una solución para compartir archivos debe ofrecer una serie de funciones que garanticen un procesamiento y una transferencia seguros. Entre los 4 criterios principales, encontramos: el control, la trazabilidad, el cifrado y el cumplimiento normativo

Control y regulación de las autorizaciones

En particular, su herramienta profesional debe poder: Control de precisión de los permisos de acceso a los archivos. De hecho, es posible que algunos documentos por sí solos estén destinados a determinados equipos, a los responsables del volumen de las decisiones o a determinados miembros de su organización. En todos los casos, es fundamental Asegúrese de que solo las personas autorizadas tengan acceso.

Trazabilidad de las acciones realizadas en el espacio de almacenamiento

La segunda clave para usar una solución en la nube para el almacenamiento y la transferencia de archivos es la capacidad de Supervise todas las acciones realizadas en la plaza de aparcamiento de la empresa. Si opta por un Nube Segura, por lo general están presentes muchas características funcionales, que incluyen Elementos de trazabilidad que son importantes ahora para considerar la colaboración entre los diferentes actores.

Cifrado de datos

Cualquier dato confidencial almacenado en un servidor remoto debería poder beneficiarse de un Nivel de cifrado adaptado a sus necesidades profesionales. Para compartir archivos de forma segura, todos los datos que pasan entre la computadora del usuario y su cuenta en línea deben cifrarse con un protocolo robusto como AES-256.

Cumplimiento normativo

Cualquier dato que alquile en línea, ya sea un sitio web o un archivo, debe estar seguro. Para garantizarlo, seleccione solo las soluciones de alojamiento que Tengan certificaciones reconocidas Como el Norma ISO 27001 O la cCumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Otros estándares de seguridad, como la certificación del modelo de modelado de ciberseguridad (CMMC), pueden aumentar la confianza.

¿Cuáles son las 5 mejores soluciones seguras para compartir archivos?

1. Dropbox

Dropbox es una plataforma segura de almacenamiento en la nube y uso compartido diseñada para facilitar la colaboración y la gestión de documentos en empresas y para particulares. Permite a los usuarios almacenar archivos en línea, sincronizarlos entre dispositivos y compartirlos fácilmente con otras personas.

Dropbox ofrece multitud de funciones para compartir archivos de forma segura. Los usuarios pueden almacenar sus archivos de forma segura mediante cifrado y sincronizarlos automáticamente en todos los dispositivos conectados. El uso compartido de los archivos se simplifica gracias a la posibilidad de crear enlaces personalizados para compartir, con opciones para simplemente leer o editar. Por motivos de seguridad, Dropbox ofrece autenticación de doble factor (2FA) y controles de acceso granulares para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a los archivos. La plataforma también integra herramientas de colaboración, como Dropbox Paper, para facilitar el trabajo en equipo con documentos y notas. Los usuarios pueden revisar el historial de versiones de los archivos y restaurar las versiones anteriores si es necesario, lo cual es esencial para la administración de los documentos.

Precio: Dropbox ofrece una variedad de plantas valiosas que se adaptan a las diferentes necesidades de los usuarios. Para las personas, el plan Dropbox Plus cuesta alrededor de 11,99€ al mes y ofrece 2 TB de almacenamiento. El plan Dropbox Family, para familias, cuesta 19,99€ al mes y también ofrece 2 TB de almacenamiento, repartidos entre un máximo de seis miembros. Para las empresas, el plan Dropbox Business Standard cuesta 15 dólares por usuario al mes, con 5 TB de almacenamiento, y el plan Business Advanced, de 25 dólares por usuario y meses, ofrece almacenamiento ilimitado con funciones de seguridad y administración

Versión gratuita: Dropbox ofrece una versión gratuita llamada Dropbox Basic, que ofrece 2 GB de almacenamiento. Esta versión te permite acceder a las funciones esenciales de Dropbox, como compartir archivos y sincronizaciones entre dispositivos, ya que la capacidad de almacenamiento y algunas funciones avanzadas son limitadas en comparación con los planes de pago.

2. Wimi

Wimi es una plataforma colaborativa integral diseñada para optimizar el trabajo en equipo y la gestión de proyectos en las empresas. Ofrece una variedad de funciones, que incluyen el intercambio de seguridad de archivos, la administración de tareas, los calendarios compartidos y las discusiones en tiempo real. Wimi ofrece un entorno seguro para almacenar y compartir documentos, con opciones detalladas de control de acceso.

En términos de funciones, Wimi permite el intercambio seguro de archivos, la sincronización de documentos entre dispositivos y la administración avanzada de permisos para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a la información. También integra herramientas de colaboración, como la gestión de tareas y proyectos, los calendarios compartidos y la mensajería instantánea. Los usuarios pueden rasterizar las versiones de los documentos y restaurar las versiones anteriores según sea necesario.

Prize : Los precios de Wimi varían según las necesidades del usuario. Los planes comienzan en 3€ por usuario al mes para el plan Wimi Communities. El plan Wimi Drive de 9€ y el plan Wimi Projects de 12€ ofrecen funciones básicas, mientras que el plan Wimi Suite de 15€ ofrece funciones avanzadas.

Versión gratuita : Wimi ofrece una versión gratuita que permite probar la plataforma con un espacio de almacenamiento limitado y un número limitado de proyectos. Esta versión es ideal para equipos pequeños o empresas que desean evaluar las funciones de Wimi antes de asumir un compromiso financiero.

3. Google Drive

Google Drive es una solución segura de almacenamiento en la nube y uso compartido de archivos que ofrece Google. Permite a los usuarios almacenar sus archivos en línea, sincronizarlos entre dispositivos y compartirlos fácilmente con otras personas. Google Drive está integrado en el ecosistema de Google Workspace y ofrece funciones de colaboración avanzadas.

Las funciones de Google Drive incluyen el almacenamiento y la sincronización de archivos con cifrado en tránsito y en almacenamiento. Los usuarios pueden compartir archivos y carpetas entre ellos y comprobar los permisos de acceso, como leer o editar por separado. Google Drive también permite la colaboración en tiempo real en documentos, hojas de cálculo y presentaciones mediante Google Docs, Sheets y Slides. El historial de versiones está disponible, lo que permite rasterizar y restaurar los cambios.

Prize : Google Drive ofrece varios planes de precios. El plan Google One para particulares tiene un precio inicial de 1,99€ al mes por 100 GB de almacenamiento. Los planes Business, a través de Google Workspace, cuestan desde 5,20$ por usuario y meses para el plan Business Starter, con 30 GB de almacenamiento por usuario, y hasta 15,60$ por usuario y meses para el plan Business Plus, con 5 TB de efectivo por usuario y por cada usuario.

Versión gratuita : Google Drive ofrece una versión gratuita con 15 GB de almacenamiento, que se puede comparar entre Google Drive, Gmail y Google Photos. Esta versión es ideal para usuarios individuales y pequeñas empresas con necesidades de ubicación modestas.

4. Oodrive

Oodrive es una solución francesa para administrar y compartir sus archivos de seguridad en la nube, diseñada para satisfacer las necesidades de las empresas en términos de privacidad y cumplimiento normativo. Ofrezca servicios financieros, uso compartido y colaboración en documentos confidenciales con un alto nivel de seguridad.

Las funciones de Oodrive incluyen el almacenamiento seguro de archivos con cifrado y opciones detalladas de control de acceso. Los usuarios pueden compartir archivos y carpetas de forma segura, con permisos de acceso personalizables. Oodrive también ofrece herramientas de colaboración, como la gestión de proyectos y la codificación de documentos. La trazabilidad de las acciones en los archivos y la gestión de las versiones permiten rasterizar y restaurar los cambios.

Prize : Los precios de Oodrive se personalizan según las necesidades de la empresa y el número de usuarios. Oodrive ofrece soluciones adaptadas a pequeñas, medianas y grandes empresas, con diferentes funciones y niveles de soporte.

Versión gratuita : Oodrive ofrece una versión de prueba gratuita que permite a las empresas probar las funcionalidades de la plataforma antes de suscribirse a una suscripción de pago. Esta versión de prueba es ideal para evaluar la compatibilidad de la solución con las necesidades empresariales específicas.

5. Caja

Box es una plataforma de gestión de contenido e intercambio de archivos en la nube diseñada para empresas, que ofrece soluciones sólidas de seguridad y colaboración. Permite a los usuarios almacenar, compartir y administrar sus archivos en línea, a la vez que facilita la colaboración entre los equipos.

Las funciones de Box incluyen el almacenamiento seguro de archivos con cifrado, la sincronización de documentos entre dispositivos y opciones personalizables para compartir archivos. Los usuarios pueden configurar permisos de acceso detallados y utilizar la autenticación de dos factores (2FA) para mejorar la seguridad. Box ofrece herramientas de colaboración, como la codificación de documentos, la gestión de tareas y la integración con varias aplicaciones de terceros. También están disponibles la gestión de las versiones de los documentos y la trazabilidad de las acciones.

Prize : Los precios de las cajas varían según las necesidades del usuario. El plan Box Business comienza en 15€ por usuario y ofrece 100 GB de almacenamiento compartido y funciones básicas de seguridad y colaboración. El plan Box Business Plus cuesta 25 dólares por usuario e incluye financiación ilimitada y funciones avanzadas.

Versión gratuita : Box ofrece una versión gratuita llamada Box Individual, que ofrece 10 GB de almacenamiento gratuito. Esta versión es ideal para usuarios individuales y equipos pequeños que tienen necesidades de almacenamiento limitadas y que desean probar las funciones de Box antes de suscribirse a una suscripción de pago.

Wimi, la elección esencial para compartir archivos de forma segura

Para realizar un Uso compartido de documentos corporativos De forma segura, es obvio que Una de las soluciones más adecuadas es la suite colaborativa Wimi.

De hecho, esta herramienta integra Todas las funcionalidades necesarias :

• Gestión de derechos de acceso;
• Sincronización de datos;
• Citar la información;
• copias de seguridad periódicas;
• gestión de versiones;
• Historial completo de versiones.

Añadamos que Wimi es la primera suite colaborativa que inició su proceso de certificación. Nube Secnum Y Nube confidencial. Al mismo tiempo, puede mejorar los beneficios del software en línea y, al mismo tiempo, maximizar la protección de datos.

Conclusión

Los datos son el activo empresarial más válido en la actualidad. Además de garantizar la Seguridad cibernética En su organización, debe asegurarse de que sus archivos se almacenen de forma segura, tanto interna como externamente, para proteger su información y evitar filtraciones de datos.