5 problemas comunes a la hora de compartir documentos

Hoy en día, para trabajar eficazmente en equipo, es esencial poder comunicarse e intercambiar fácilmente con sus colaboradores y, sobre todo, poder compartir documentos fácilmente. Sin embargo, muchas empresas no siempre han llevado a cabo sus transformación digital y funcionan «a la antigua usanza», es decir, los archivos se almacenan en la red y se comparten por correo electrónico. Este método de operación provoca problemas de intercambio de archivos que afectan en gran medida a la colaboración en equipo y, por lo tanto, a su rendimiento y productividad.

Descubre cuáles son los 5 problemas recurrentes a la hora de compartir documentos con tus colaboradores y cuál es la solución para solucionarlos.

Pero, ¿dónde está este documento?

Uno de los primeros problemas que puede enfrentar cuando compartir un documento, es para saber dónde se almacenó originalmente. La mayoría de las veces, las empresas están bien organizadas y tienen un servidor con una estructura de árbol lógico donde, en teoría, es fácil encontrar los proyectos en los que están trabajando y, por lo tanto, los documentos correspondientes.

Sin embargo, basta con un pequeño grano de arena en este engranaje perfecto para arruinarlo todo. Por ejemplo, un recién llegado que aún no está muy familiarizado con el funcionamiento de los documentos y cómo archivar documentos en la empresa, o usted que no está muy bien despierto esta mañana, y así es como un documento que debía estar archivado en el archivo X termina en el archivo Y.

Como resultado, el equipo pierde un tiempo precioso intentando volver a tenerlo en sus manos, antes de resignarse y crear un nuevo documento. Además de la pérdida de tiempo que esto supone, habréis generado un duplicado que puede crear confusión y, sobre todo, reducir la productividad del equipo.

¿Cuál es la última versión?

La colaboración generalmente implica trabajar en los mismos documentos. Con mucha frecuencia, el software de procesamiento de textos tradicional, como Word, no permite que varias personas trabajen simultáneamente en el mismo archivo.

Si abre un documento que ya ha abierto otro usuario, el documento es de solo lectura y no se puede editar. A continuación, debe crear un nuevo archivo, y aquí es donde comienza la confusión y termina con documentos con los nombres «version1.doc», «version3-3-2.doc», «version05032020.doc» o incluso «derniereversion.doc». Estos documentos se van acumulando y nadie se atreve a borrarlos por si no se han tenido en cuenta algunos cambios en las versiones anteriores.

En resumen, se convierte en un verdadero quebradero de cabeza para el equipo saber en qué archivo trabajar, lo que conlleva una pérdida de tiempo y una disminución de la productividad.

Pero, ¿dónde está el archivo adjunto?

«Y con el accesorio, ¡es mejor! » Si ya has enviado o recibido este tipo de correo electrónico, sabes que usar el correo electrónico para compartir un documento con tus colaboradores no es la mejor solución.

Además de olvidarte con frecuencia de adjuntar el archivo adjunto, abarrotas la bandeja de entrada de los destinatarios y, muy a menudo, tu correo electrónico (y su archivo adjunto) queda rápidamente enterrado bajo muchos correos electrónicos nuevos, cuando no se borra accidentalmente. A continuación, tendrás que devolverlo. Esto sigue siendo una pérdida de tiempo.

¿Cómo envío este archivo que es demasiado grande?

A veces es necesario enviar archivos de gran tamaño a colegas, a un contratista o a un proveedor, como un vídeo, un archivo de audio, fotos de alta definición o un archivo impreso. Sin embargo, la mayoría de los servidores de correo electrónico limitan el envío y la recepción de archivos a un tamaño que varía entre 20 y 25 MB, según el proveedor de alojamiento. Este peso se puede lograr con un solo archivo o mediante la acumulación de varios archivos.

A continuación, puede intentar reducir el tamaño del archivo, pero a menudo es una tarea dolorosa y lenta que, además, puede degradar la calidad del archivo, especialmente si se trata de una imagen.

Si no, hay soluciones prácticas y eficaces como Wetransfer o Dropbox, pero veremos que hay una solución aún mejor.

¿Quién tiene acceso a este documento?

Con el software de procesamiento de textos habitual, no es necesariamente fácil administrar y controlar el acceso a los documentos. Si bien es posible bloquearlos para evitar cambios, no siempre es fácil protegerlos. Si el documento se envía por error a la persona equivocada, no hay nada que le impida verlo o transferirlo a otra persona. Por lo tanto, la seguridad y la confidencialidad de sus datos se ven comprometidas.

¿La solución? Adopte una plataforma colaborativa

Hoy en día, Internet está revolucionando la forma en que trabajamos y cada día aparecen múltiples aplicaciones para simplificar la vida laboral, facilitar la colaboración dentro de los equipos y promover el intercambio de documentos. Todo esto para que todos los problemas mencionados anteriormente no sean más que un recuerdo lejano de otra época.

Si el software para compartir documentos existen, solo son efectivos para una tarea. A continuación, tendrá que adquirir otro software para facilitar la comunicación y los intercambios entre sus empleados, otro para la gestión de tareas, etc. Al final, corre el riesgo de tener que hacer malabares entre diferentes programas y aplicaciones, lo que podría acabar haciendo perder tiempo y reducir su productividad.

Para resolver este problema, adopte un software de gestión de proyectos como Wimi. La principal ventaja de este tipo de software es que incluye todas las funcionalidades esenciales para colaborar eficazmente con su equipo y gestionar fácilmente todos sus proyectos, tales como:

• centralización e intercambio de documentos;
• gestión de versiones;
• tareas de gestión y supervisión;
• la calendario del proyecto y una agenda compartida;
• mensajería instantánea, llamadas de audio y vídeo y uso compartido de pantalla;
• el diagrama de Gantt;
• integración con varias herramientas y aplicaciones como Dropbox, Slack, Evernote, Google Drive, etc.;
• gestión de acceso;
• la seguridad y confidencialidad de sus datos.

Comience: opte por un plataforma colaborativa para gestionar tus proyectos y elimine los problemas recurrentes de uso compartido de documentos.