Valida tus documentos sin perder el control
Centralice todas sus solicitudes de validación documental: cotizaciones, presentaciones, previsiones. Haga un seguimiento de quién tiene que validar, quién ha validado y quién llega tarde. Se acabaron los recordatorios por correo electrónico y los documentos olvidados en las bandejas de entrada. Todo está rastreado, con fecha y hora y es exportable. Obsérvese y navegue entre sus herramientas sin fricción.
Elige quién debe validar y si todos deben aprobarlo
Agregue uno o más validadores a sus documentos confidenciales. Defina la regla: validación unánime (todos deben aprobarla) o validación flexible (una es suficiente). Las cotizaciones urgentes se aprueban rápidamente mediante los primeros contratos estratégicos disponibles y validados por toda la dirección. Notificaciones instantáneas para cada validador.
Realice un seguimiento del estado de todas sus validaciones de un vistazo
Consulta inmediatamente tus documentos para validarlos, tus solicitudes en curso y quién bloquea qué. Estados claros: pendientes, cuestionados, validados, rechazados, retrasados. No es necesario buscar tus correos electrónicos ni volver a enviarlos manualmente. Todo es visible y procesable con unos pocos clics.
Demuestre quién validó qué y cuándo durante sus comprobaciones
Genere informes estadísticos (tasa de validación, plazos promedio, documentos vencidos) y exportaciones con fecha y hora para auditorías internas o reglamentarias. Se puede rastrear cada acción: solicitante, validadores, fechas y estados sucesivos.
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"Wimi est une solution parfaitement adaptée à la collaboration en mode projet. Sa simplicité de prise en main et la flexibilité offerte en fonction des usages nous ont convaincus. La Covid-19 et les périodes de télétravail n'ont fait qu'amplifier la nécessité d'avoir une telle solution pour maintenir les échanges et poursuivre nos projets."
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Una suite completa para administrar su negocio
Circuitos de validación por espacio: vendedores en «Ventas», gestión en «Presupuesto 2025». Historial de validaciones disponible en cada proyecto.
Envía una solicitud de validación directamente desde cualquier archivo de Drive. Los validadores acceden al documento sin descargarlo y lo aprueban con un solo clic.
Registro automático de cada solicitud, validación, rechazo o pregunta. Quién preguntó qué, quién validó cuándo y con qué comentario.
Aprenda a colaborar de forma eficaz en sus documentos
Sus preguntas sobre las validaciones
¿Cuál es la diferencia entre Validations y Wimi Sign?
Wimi Validations gestiona la aprobación interna de sus documentos antes de su distribución: las cotizaciones las valida la dirección de ventas, las presentaciones las aprueba el comité de gestión y las estimaciones presupuestarias las valida DAF. Es un flujo de trabajo de aprobación empresarial con estados (validado, cuestionado, cuestionado, rechazado, tardío). Wimi Sign gestiona la firma electrónica legalmente exigible de los documentos contractuales: contratos de clientes, acuerdos de socios, documentos de recursos humanos. La firma cualificada de eIDAS con valor legal y certificados con fecha y hora. En resumen:
- Validaciones = circuito de aprobación interno antes de la finalización
- Firma = firma legal para el compromiso contractual
Puedes combinar ambas opciones: hacer que un contrato se valide internamente mediante Validaciones y, a continuación, enviarlo mediante firma electrónica a través de Wimi Sign una vez aprobado.
Descubre Wimi Sign para firmas electrónicas.
¿Quién puede ver las solicitudes de validación?
Seuls les participants concernés voient les validations :Le demandeur (celui qui envoie) voit :
- Ses demandes en cours et leur statut
- Qui a validé, qui est en attente
- Les commentaires et questions posés
Les validateurs (ceux qui doivent approuver) voient :
- Uniquement les documents où ils sont explicitement désignés
- Le document à valider et le contexte
Les autres membres de l'espace ou de l'organisation ne voient rien. Les validations restent confidentielles entre demandeur et validateurs désignés. Pour projets sensibles : Combinez avec droits d'accès Drive pour double protection. Seuls les membres autorisés de l'espace peuvent voir documents ET validations. Idéal pour contrats stratégiques, budgets confidentiels ou projets classifiés.
¿Qué ocurre si un validador rechaza el documento?
El documento cambia al estado «Rechazado» y el solicitante recibe una notificación inmediata. El validador puede (y debe) añadir un comentario explicando la denegación: «Presupuesto superado», «Error en la previsión», «Falta la validación legal». Tras una denegación:
- El solicitante consulta el motivo de la denegación
- Está corrigiendo el documento de acuerdo con los comentarios.
- Relanza una nueva solicitud de validación en la versión corregida
- Los validadores reciben la nueva solicitud
Historial conservado: todas las versiones y sus validaciones o rechazos sucesivos se registran en las actividades de Wimi. Sabes cuántas iteraciones se necesitaron y por qué. Resulta útil para mejorar los procesos y demostrar el cumplimiento durante las auditorías.Consejo: En caso de denegaciones recurrentes, utilice Chat Wimi para hablar directamente con el validador y aclarar los puntos de bloqueo antes de volver a lanzarlo.
¿Se puede modificar un documento mientras se valida?
No, y ese es exactamente el principio. Una vez enviada la solicitud de validación, el documento se congela. Esto garantiza que todos los validadores aprueben exactamente la misma versión, sin el riesgo de que cambie entre validaciones. Si necesitas cambiar el documento:
- Cancelar la solicitud de validación actual
- Editar el archivo en Drive
- Reiniciar una nueva solicitud de validación en la versión corregida
Los revisores que ya la hayan aprobado deberán volver a validar la nueva versión. Esto es normal: aprueban contenido específico, no un documento vivo. Buena práctica: finalice el documento en la medida de lo posible antes de enviarlo para su validación. Usa los comentarios de Drive o Chat para comunicarte con tus validadores con antelación y evitar idas y venidas innecesarias. Una vez validado, el documento puede firmarse o distribuirse oficialmente.
¿Los validadores reciben recordatorios automáticos?
Actualmente, los validadores reciben una única notificación cuando se envía la solicitud (ventana emergente en el correo electrónico de Wimi + si está activada). A continuación, ven la solicitud pendiente en la pestaña «Mis aprobaciones».
No hay ningún recordatorio automático programado, pero tienes herramientas para seguirlo y reiniciarlo manualmente:
Pestaña «Mis solicitudes»: vea de un vistazo quién ha validado y quién se retrasa. Filtra por estado «Pendiente» para identificar los cuellos de botella.
Informes: vea los plazos promedio y los documentos atrasados para detectar validadores crónicamente lentos.
Recordatorio manual: menciona al validador directamente en Wimi Chat o envíale un mensaje privado con el enlace al documento. Más efectivo que perder un correo electrónico en tu bandeja de entrada.
Consejo: Establece plazos claros al enviar («Por favor, valida antes del viernes a las 12 del mediodía») para que tus validadores puedan hacerlo desde el principio.
¿Las validaciones tienen valor legal?
Las validaciones de Wimi son una prueba de los procesos internos y de la buena gobernanza, pero no tienen el mismo valor legal que una firma electrónica calificada por eIDAS. Qué prueban:
- Que se ha enviado un documento para su validación interna
- Quién aprobó, rechazó o interrogó, con marca de tiempo
- Que ha seguido sus procedimientos de gobierno interno
Uso legal: en caso de disputa o auditoría (ISO, NIS2, control interno), las exportaciones de validación demuestran que ha documentado y rastreado los procesos de control. Hébergement France SecnumCloud refuerza el valor de prueba.
Para un compromiso contractual exigible: Uso Signo de Wimi tras la validación interna. Flujo de trabajo completo: validación empresarial mediante validaciones → firma legal mediante Signo → Archivado en Drive. Doble protección: aprobación interna rastreada y firma electrónica cualificada.
Es bueno saberlo: Durante un litigio comercial, demostrar que una cotización ha sido validada internamente por los departamentos comerciales y legales (mediante validaciones) o que se ha firmado electrónicamente (mediante firma) ofrece una defensa sólida en caso de disputa.
No más documentos olvidados y recordatorios por correo electrónico
Centraliza todas tus validaciones documentales en Wimi. Realiza un seguimiento en tiempo real de quién tiene que aprobarlo, quién lo ha aprobado y quién llega tarde.