Cómo maximizar la productividad mediante el uso compartido de la pantalla: una guía práctica

La pantalla es un elemento esencial en el mundo digital. Al ofrecer un sinfín de posibilidades, es un poderoso vector de información que puedes utilizar. Al compartir tu pantalla, facilitas la comunicación, atraes a tu audiencia y eres más efectivo. Sin embargo, un verdadero motor de productividad requiere el uso de las herramientas adecuadas y la implementación de las mejores prácticas. En este artículo, le proporcionamos todos los consejos que le permitiránaproveche al máximo el potencial de esta función.

¿Cómo funciona el uso compartido de la pantalla?

Compartir pantalla es una función que te permite: transmitir contenido de una pantalla a otra, o incluso a varios dispositivos. Esto permite a los usuarios intercambiar información rápidamente de forma visual. Este proceso es poderoso porque va más allá de las palabras. Para una presentación o para ayudar a una persona, compartir la pantalla es una solución muy importante a adoptar un discurso claro y accesible para todos, porque se basa en información visual.

Los diferentes usos del uso compartido de la pantalla

Compartir la pantalla de un ordenador o un dispositivo móvil permite responder a varios problemas específicos.

En educación o formación

En la educación o en las sesiones de formación profesional en las empresas, compartir la pantalla es una herramienta de formación clave. De hecho, tienen la capacidad de crear presentaciones atractivas al compartir imágenes, vídeos u otros materiales educativos con los participantes.

En el mundo empresarial

En los negocios, esta función se aprovecha durante las reuniones por videoconferencia. Las capturas de pantalla o el uso compartido de la pantalla son formas de compartir información de forma rápida y eficaz. Además, está en el corazón del trabajo colaborativo, de la misma manera que se comparten documentos, porque ofrece a los colaboradores la oportunidad de mostrar a sus compañeros el progreso de este o aquel proyecto.

Para soporte técnico

Por último, la atención al cliente a menudo se beneficia de compartir la pantalla. El soporte de TI puede tomar el control remoto de una computadora para ayudar al cliente. El usuario remoto también puede beneficiarse de la grabadora de pantalla del técnico, que puede mostrarle cómo actuar en esta o aquella parte del sistema.

Los beneficios de compartir la pantalla

Una sesión de pantalla compartida tiene principalmente tres ventajas importantes:

• Fomente el trabajo remoto: Los sistemas de videoconferencia que permiten compartir archivos o pantallas permiten que un equipo trabaje en equipo incluso si hay una gran distancia entre los participantes.
• Ofrezca presentaciones cualitativas: Una herramienta que ofrece la oportunidad de duplicar tu pantalla te permite compartir imágenes, sonidos o vídeos que atraen al público objetivo. Ya se trate de cursos de aprendizaje a distancia o de presentaciones profesionales, compartir la pantalla con audio y vídeo hace que sea más relevante.
• Obtenga claridad de propósito: A veces las palabras no bastan. Compartir la pantalla, al igual que la mensajería instantánea, hace que sea más fácil hablar y resolver problemas con mayor rapidez. En cuanto a la asistencia técnica, el acceso remoto ahorra un tiempo valioso a los clientes que buscan soluciones rápidas y concretas.

Los desafíos y las preocupaciones de compartir la pantalla

A pesar de todas estas ventajas, esta característica también presenta dificultades que deben entenderse para poder resolverlas mejor.

Problemas de privacidad y seguridad

Uno de los escollos más importantes es el problema de mantener la información confidencial. Uso compartido de la pantalla para los empleados expone la información de una manera que a veces no está muy controlada. Por ejemplo, un empleado puede revelar involuntariamente información confidencial. Además, estas características pueden presentarse riesgos de ciberseguridad como grabaciones de sesiones inapropiadas, acceso no autorizado o software malintencionado que podría permitir a un atacante tomar el control del equipo de forma remota.

Dificultades técnicas y problemas de conectividad

Hay muchos factores que pueden afectar a la calidad del uso compartido de la pantalla. Por lo tanto, si desea organizar reuniones y ver la pantalla de su computadora, primero debes comprobar varios parámetros. Un gran ancho de banda, una conexión a Internet estable y una calidad de sonido y video suficiente son condiciones sine qua non para compartir con éxito.

Necesidad de entrenamiento o adaptación

Cualquier técnico que quiera tomar el control de un escritorio remoto o cualquier colaborador que quiera compartir la pantalla durante una videoconferencia debe prepararse con antelación. De hecho, es fundamental conozca bien la herramienta antes de iniciar un intercambio y gestione los problemas de seguridad de los datos. Por lo tanto, un curso de formación en el que participen varios participantes puede ser muy relevante para garantizar el rendimiento del equipo a largo plazo.

Consejos para compartir la pantalla de forma eficaz

Por último, para aprovechar las ventajas de compartir la pantalla, es necesario seguir algunos consejos prácticos. Por lo tanto, usted será capaz de aprovecha las ventajas de esta función sin preocuparte por sus principales limitaciones.

Prepararse antes de compartir la pantalla

En primer lugar, prepárese con antelación. Asegúrese de que los documentos, sitios web, navegadores web o aplicaciones requeridos están abiertos y listos para usar. Además, recuerde cerrar todas las ventanas irrelevantes para evitar distracciones, pero también cualquier ventana o aplicación que pueda contener datos confidenciales.

Mejores prácticas a la hora de compartir pantallas

Para optimizar el intercambio de información y aumentar la participación de su audiencia, siéntete libre de usar un puntero o resaltador. De esta forma, los participantes comprenderán inmediatamente de qué está hablando durante su presentación. Además, esta herramienta se puede utilizar para incluir información interesante.

Gestión de posibles problemas

En el proceso de compartir, si encuentra dificultades, No dude en cerrar las aplicaciones que utilizan mucho ancho de banda. A continuación, podrá liberar algo para compartir la pantalla. Asegúrese de responder a las preguntas de los participantes y anímelos a hablar para asegurarse de que todo vaya bien.

Transforma la forma en la que trabajas y colaboras

Aparentemente simple, compartir la pantalla es en realidad una herramienta poderosa. También es relevante para la educación, el trabajo colaborativo o la asistencia técnica, y se puede usar en una variedad de situaciones. Sin embargo, él debe usarse con prudencia e implementando las mejores prácticas en particular para preservar la seguridad y la confidencialidad de los datos.