Trabaja con varias personas en un archivo Excel compartido
Desde 1985, el software Excel acompaña a las empresas en su día a día. Esta herramienta de hoja de cálculo, integrada en la suite Microsoft Office (una suite ofimática colaborativa), permiteorganizar y presentar los datos de manera eficaz.
Por esta razón, si busca trabajar en equipo en un documento a través de una alternativa a Microsoft 365, es muy probable que esté considerando usar un libro de Excel. En este artículo, le presentamos algunas buenas prácticas para aprovechar al máximo esta aplicación tan reputada.
¿Cómo implementar el trabajo colaborativo a través de Excel?
Si desea utilizar el software Microsoft Excel con su equipo, es indispensable preparar las cosas con antelación para facilitar la implementación.
Identificar los prerrequisitos indispensables
En primer lugar, es indispensable verificar que los colaboradores posean las competencias requeridas que permitan utilizar laherramienta en línea de manera eficaz.
Estos conocimientos básicos pueden dividirse en tres categorías :
- Habilidades informáticas: Saber manejar una carpeta o un archivo de Microsoft Excel, buscar información en la web, dominar los menús del sistema operativo, conocer las herramientas colaborativas, comprender el funcionamiento de OneDrive, etc.
- Conocimientos matemáticos: Dominar las operaciones aritméticas básicas, saber aplicar porcentajes y fracciones, utilizar fórmulas sencillas como la suma o el promedio, etc.
- Conocimientos específicos: Saber navegar por la interfaz de Excel (pestañas, cintas, celdas, filas y columnas), manejar datos, integrar funciones.
Verificar las versiones de Excel en las estaciones de trabajo
Luego, asegúrese de que todos los colaboradores dispongan de una versión compatible si utiliza el software local. Si desea optimizar la colaboración, lo ideal es utilizar la versión en línea a través de Microsoft Office.
Esto le asegura tener siempre acceso al software más reciente. Añadamos que existen aplicaciones Android e iOS que pueden ayudar a los miembros del equipo a trabajar juntos a distancia, sin importar su ubicación.
Usar el mismo formato de archivo Excel
Finalmente, todos los miembros del equipo deben usar el mismo formato de archivo Excel. Recomendamos el formato de archivo .xlsx, que es el más común.
Asegúrense de evitar el uso de formatos de archivo demasiado antiguos, como el formato .xls, ya que este podría no ser compatible con las últimas versiones del software Microsoft Excel.
3 reglas para trabajar eficazmente en un archivo Excel compartido
Trabajar en equipo en un mismo archivo PowerPoint o en un archivo Excel será muy eficaz solo si establecen reglas para su equipo. Permitirán enmarcar las acciones y los métodos a implementar durante el uso o la modificación de un archivo de Microsoft Excel.
1. Identificar e implementar reglas claras
Para fomentar un trabajo colaborativo eficiente, empiece por definir las reglas que le parezcan importantes. Estas pueden variar mucho en función de su empresa, de sus procesos y de su cultura empresarial.
Lo cierto es que cuanto másse defina el uso del archivo Excelde antemano, más evitará los posibles tensiones o conflictos innecesarias.
2. Comuníquense fluidamente dentro del equipo
Trabajar en equipo va de la mano con comunicación. Para aprovechar al máximo de una herramienta como el archivo Microsoft Excel, es evidente que deben mejorar la comunicación interna y implementar un enfoque fluido de la comunicación empresarial.
Cada miembro del equipo debe avisar que empieza a trabajar en un libro de trabajo, pero también mantener informados a los demás de las modificaciones realizadas. Esto evita los errores, los malentendidos y los duplicados.
3. Guarde el documento regularmente
La pérdida de datos puede ser realmente perjudicial durante su trabajo en equipo en un archivo de Microsoft Excel. Para evitar este tipo de inconvenientes, acostumbre a sus interlocutores a realizar copias de seguridad de forma regular.
De esta manera, en caso de problema a raíz de una modificación, bastará con restaurar una versión anterior del libro de trabajo.
El trabajo colaborativo a través de Microsoft Excel le permite ahorrar tiempo yoptimizar los procesos empresariales. Sin embargo, para implementar un entorno de trabajo colaborativo relevante, es esencial seguir algunos consejos y preparar a sus equipos.
Así podrá aprovechar el potencial de esta herramienta de software.
¿Cómo compartir un documento Excel a través de Wimi Online?
El formato Excel está soportado de forma óptima por la plataforma colaborativa Wimi y su espacio de almacenamiento colaborativo. Este es un punto esencial, ya que le permite utilizar los tipos de archivos a los que está acostumbrado, mientras se beneficia de las ventajas de Wimi.
Para compartir un documento Excel a través de Wimi Online (la solución para compartir archivos de la plataforma), siga estos pasos:
- Vaya a su espacio Wimi Online ;
- Haga clic en los tres puntos a la derecha del nombre del documento que desea compartir;
- Luego haga clic en " Compartir ";
- Copie el enlace para compartir o envíelo por correo electrónico.
Solo se necesitan unos segundos para realizar esta operación. También puede configurar los derechos de acceso del documento compartido en su espacio de trabajo colaborativo para asegurarse de que solo las personas autorizadas puedan consultarlo o modificarlo.
¿Por qué trabajar en equipo en un archivo Excel compartido?
Una hoja de Excel tiene un gran potencial. De hecho, la herramienta de Microsoft integra funciones de cálculo, deanálisis de datos, de representación gráfica e incluso de programación.
Por esta razón, es omnipresente en ciertas profesiones como las de la contabilidad, la gestión de inventarios o las finanzas.
Elegir trabajar varias personas en un mismo documento de Excel, lo que se conoce como laedición colaborativa, es una buena forma deaprovechar al máximo el potencial de la herramienta.
Podrá beneficiarse de las siguientes ventajas:
- Ahorrar tiempo: Al trabajar simultáneamente en el mismo documento de Microsoft Excel, centraliza la información, evita duplicados innecesarios y acelera los procesos de su empresa.
- Mejorar la comunicación: Al compartir la información en línea con sus compañeros, los colaboradores pueden intercambiar información, ideas y tomar decisiones informadas de forma colegiada más rápidamente.
- Realizar un seguimiento de las tareas: El registro automático de los cambios es una buena forma de saber qué acción ha realizado cada colaborador y en qué momento. Si es necesario, puede restaurar una versión anterior para evitar cualquier problema operativo.
- Optimizar la gestión de proyectos: La gestión de equipos se facilita al centralizar los datos en línea y la gestión de proyectos con Excel resulta más fácil de seguir en su avance.
