Vous avez tendance à vouloir tout faire vous-même ? Résultat, vous êtes souvent débordé, dispersé et préoccupé. Vous commencez des tâches que vous n’arrivez pas à terminer, vous faites beaucoup d’heures supplémentaires et vous perdez en efficacité. La solution : apprenez à déléguer.
Déléguer consiste à confier à une personne la réalisation d’une tâche ou d’un projet, mais pas seulement. En déléguant une tâche à un collaborateur, vous lui transférez également la responsabilité qui va avec ainsi que des exigences à respecter. Cependant, savoir bien déléguer n’est pas facile pour tout le monde.
Leader et manager doivent impérativement savoir déléguer car cela contribue au bon fonctionnement de l’équipe. Cependant, déléguer correctement est un art qu’il peut être difficile de maîtriser. Pour vous aider, gardez en tête ses trois maîtres-mots : confiance, communication et coordination.
Pourquoi est-il important de déléguer ?
Le fait de déléguer est bénéfique pour le manager ainsi que pour l’ensemble de l’équipe.
- En tant que manager, cela vous permet de vous libérer des tâches secondaires pour vous concentrer sur les véritables responsabilités impliquées par votre poste. Ainsi, vous pouvez focaliser votre attention et votre énergie à l’accomplissement de tâches que vous êtes le seul à pouvoir réaliser.
- Vous maîtrisez mieux la gestion de votre planning et vous pouvez vous libérer du temps pour gérer les aléas et les imprévus, travailler sur des missions qui vous intéressent ou donner un coup de main à vos collaborateurs.
- En déléguant des tâches à vos collaborateurs, vous les impliquez davantage dans le projet, vous leur montrez que vous avez confiance en eux, ce qui booste leur motivation.
- C’est aussi un excellent moyen de tester une personne avant de lui confier plus de responsabilités ou de la promouvoir.
- Vous valorisez les compétences et le talent de chacun de vos collaborateurs et vous leur transmettez le sens des responsabilités, ce qui va améliorer la productivité de l’ensemble de l’équipe.
Retenez que, quelles que soient votre expérience ou vos compétences, le fait de vouloir tout faire risque de vous mener au burn out. De plus, il est inutile de vouloir absolument accomplir une tâche dont vous n’avez pas les compétences alors que vous avez, au sein de votre équipe, un collaborateur parfaitement qualifié pour réaliser cette mission à votre place (et probablement mieux que vous).
Comment déléguer
En théorie, la délégation semble simple, mais en pratique, ce n’est pas toujours facile à maîtriser. Suivez ces 6 étapes pour réussir à déléguer des tâches à vos collaborateurs.
1. Identifiez les tâches que voulez souhaiter déléguer
Cette première étape est assez délicate. Elle consiste à prendre en considération l’ensemble de vos tâches et à décider lesquelles vous pouvez (et devez) assigner à quelqu’un d’autre. Ainsi, pour chaque tâche, demandez-vous si elle doit impérativement être réalisée par vous ou si elle peut être confiée à quelqu’un d’autre.
Pour faire votre choix, vous devez aussi prendre en compte les délais en restant objectif. Quel est l’état de votre charge de travail actuelle ? Avez-vous suffisamment de temps pour terminer toutes vos tâches dans les délais fixés ou risquez-vous de manquer certaines dates butoirs ? Il est inutile de prendre du retard sur une tâche pour ensuite mettre la pression à l’équipe pour finir dans les temps. En choisissant correctement les tâches que vous déléguez, vous vous assurez que le flux de travail reste fluide, et vous évitez d’être stressé et surmené
2. Choisissez la personne à qui déléguer
En tant que manager, vous connaissez bien les membres de votre équipe, leurs forces et leurs faiblesses, leur talent spécifique, leurs préférences, leur expérience et leur personnalité. Vous êtes donc capable de déterminer qui peut accomplir quelle tâche.
Par exemple, confiez le suivi et l’analyse des indicateurs à une personne qui aime les chiffres et possède un esprit analytique, plutôt qu’à une personne littéraire ou créative.
Autre solution, vous pouvez rassembler l’ensemble de votre équipe et laisser chaque collaborateur choisir lui-même la tâche qu’il aimerait accomplir parmi la liste que vous aurez dressée plus tôt. C’est un excellent moyen de créer de l’engagement au sein de l’équipe, de motiver vos collaborateurs à accomplir leurs tâches (puisque ce sont eux qui les ont choisies) et de développer une relation de confiance avec eux
3. Donnez les directives à suivre
Si pour vous, le processus à suivre pour réaliser la tâche est évident, il ne l’est probablement pas pour la personne à qui vous l’avez confiée. Ainsi, pour éviter les erreurs, vous devez impérativement transmettre vos instructions pour chaque tâche que vous déléguez. Pour cela, précisez :
- le contexte dans lequel s’inscrit la tâche,
- son importance,
- les résultats attendus,
- si vous avez une préférence concernant la manière avec laquelle vous souhaitez que la tâche soit effectuée,
- quelle est son échéance,
- etc…
Afin de vous assurer que vos tâches seront exécutées efficacement et avec succès, il est indispensable de communiquer toutes les informations nécessaires à vos collaborateurs.
4. Expliquez pourquoi vous déléguez
Pour éviter que vos collaborateurs n’aient le sentiment d’être des larbins à qui vous refilez les tâches que vous n’avez pas le temps d’accomplir vous-même, il est essentiel de leur expliquer pourquoi vous déléguez telle ou telle tâche.
Dites-leur que vous les avez choisis pour leur talent / leurs connaissances / leur expérience et qu’en leur confiant cette tâche, vous espérez les voir progresser, développer de nouvelles compétences et prendre de l’assurance. Ainsi, vous les encouragez à considérer que chaque tâche que vous leur déléguez est l’occasion de prendre plus de responsabilités, d’autonomie et d’acquérir un nouveau savoir.
5. Fournissez les ressources et la formation
Assurez-vous que la personne à qui vous avez délégué la tâche possède les compétences et les outils nécessaires à sa réalisation. Si ce n’est pas le cas, faites-le nécessaire pour la former.
6. Echangez vos feedback et remerciez
Une fois la tâche accomplie, vérifiez que le travail a été effectué correctement, puis échangez avec votre collaborateur sur les aspects positifs, les difficultés rencontrées et les points à améliorer lors des prochaines délégations. Le feedback est essentiel et doit se faire dans les deux sens.
Enfin, n’oubliez pas de remercier vos collaborateurs pour leur implication et leurs efforts. C’est une bonne façon de les valoriser et de booster leur motivation.
