¿Cómo calcular la duración de una tarea?
Estimar el tiempo de una tarea o un proyecto es un juego de adivinanzas. Estas son tres cosas que debes tener en cuenta al abordar este ejercicio de gestión de proyectos:
- Tenemos problemas para estimar la duración de una tarea o actividad
- Tendemos a tomarnos el tiempo asignado por nuestro gerente en lugar del tiempo que necesitamos para realizar una tarea.
- Siempre debemos esperar ralentizaciones en el cronograma del proyecto.
Incluso si parece difícil calcular la duración de una tarea, debes calcular todas las variables lo mejor que puedas y determinar una ventana en la que puedas estar seguro de que el trabajo se completará.
Aquí hay 6 métodos que le permitirán estimar la duración de las tareas para planificarlas y distribuirlas mejor dentro del equipo.
Las 9 técnicas esenciales para una distribución eficaz de las tareas
1. Juicio profesional
Usa la experiencia de un miembro del equipo que sepa exactamente la tarea en cuestión. Este colaborador puede decirte cuánto tiempo tardará en completar la tarea basándose en su experiencia previa.
Si no tienes acceso a la información internamente, puedes llamar a un experto para que te ayude.
2. Juicio colectivo
También puedes aprovechar la experiencia general del equipo. Discutan esta pregunta juntos y hagan una estimación basada en los comentarios obtenidos durante esta conversación.
Este enfoque puede carecer de precisión, pero puede ser una buena forma de llegar a un consenso, especialmente si no tienes experiencia en la estimación de la longitud de las tareas.
3. Estimación por analogía
Uno de los métodos más comunes: basar las estimaciones en los resultados de un proyecto anterior. Si su empresa ya ha completado un proyecto similar y puede acceder a la información sobre esta tarea anterior, esto le dará una buena idea de cuánto tiempo puede esperar para el mismo tipo de tarea.
4. Enfoque paramétrico
Si la tarea que está evaluando es relativamente simple y repetitiva, puede realizar cálculos para estimar la duración total de la actividad. Por ejemplo, si una persona tarda una hora en cavar un hoyo y usted necesita diez hoyos, necesitará diez horas de trabajo. Si duplicas los recursos y tienes dos excavadoras, solo tardarás cinco horas.
El cálculo requerido para un enfoque paramétrico es el siguiente:
Carga de trabajo estimada = carga de trabajo unitaria X número de unidades
5. Método de descomposición
Con este método, debes dividir la actividad en tareas, pero también en subtareas y subsubtareas. El objetivo es alcanzar un nivel de precisión suficiente para realizar un cálculo eficaz.
En función de su experiencia, conocimientos o datos históricos, calcule el tiempo necesario para completar cada elemento.
Al sumar cada subtarea, obtendrás la estimación de la actividad que deseas medir. Considera añadir un margen de seguridad para tener en cuenta los posibles retrasos y eventos inesperados.
6. El cálculo de tres puntos
Como parte del cálculo de tres puntos, se tienen en cuenta los escenarios medianos, optimistas y pesimistas. Esto le permite obtener un rango de tiempo realista para optimizar sus posibilidades de éxito. Al tener en cuenta las posibles incertidumbres, es mucho más fácil prepararse para ellas de manera eficaz.
Este es el cálculo a realizar para estimar la duración de las tareas:
Duración de la tarea = (duración optimista + duración pesimista + 4 x duración probable) /6
Las duraciones optimistas y pesimistas, respectivamente, se refieren a una situación en la que todo va bien y nada va según lo planeado. La duración probable es una estimación promedio clásica.
7. Datos históricos (o estimación similar)
Base sus estimaciones en los resultados de un proyecto anterior. Si su empresa ya ha completado un proyecto similar y puede acceder al tiempo dedicado a una tarea similar, esto le dará una buena idea de cuánto tiempo llevará la misma tarea.
Una vez más, si no tiene esta información internamente, seguramente podrá confiar en las empresas asociadas o en los datos publicados sobre su industria.
Este tipo de estimación es rápida, pero no obtendrá resultados extremadamente precisos.
8. Análisis estadístico y matemático (o estimación paramétrica)
Si las matemáticas no fueran una de tus materias favoritas en la escuela, no te gustaría esta parte. Si la tarea que estás evaluando es relativamente simple y repetitiva, puedes usar cálculos sencillos para calcular la duración total de la actividad.
Ejemplo: si una persona tarda una hora en cavar un hoyo y usted necesita diez hoyos, necesitará diez horas de trabajo. Si duplicas los recursos y tienes dos excavadoras, solo tardarás cinco horas. Si traes una máquina que funciona al doble de velocidad que una persona, solo tardarás dos horas y media.
No siempre es aplicable, pero es eficaz en algunas tareas sencillas.
9. Trabajando a partir de un rango (estimación de tres puntos)
Establezca los plazos más probables, mejores y peores para la tarea. Luego, suma la duración de los mejores y peores casos, más cuatro veces la duración más probable. Divida por seis.
Esto le proporciona una duración estimada que tiene en cuenta las incertidumbres de la estimación, pero valora más el resultado en función del resultado más probable.
Esta es la ecuación:
Duración de la tarea = (duración optimista + duración pesimista + 4 x duración probable) /6
- Duración optimista: todo va bien
- Duración pesimista: justo lo contrario de duración optimista
- Duración probable: duración más probable
Nota: la duración probable puede ser la misma que la duración optimista.
Es una excelente manera de equilibrar las opiniones de varios expertos del equipo, quienes sienten que saben cuánto tiempo llevará.
En la práctica, es la técnica que más se acerca a la realidad.
¿Cuáles son los desafíos comunes a la hora de estimar la duración de las tareas?
Estimar la duración de las tareas es un desafío recurrente en la gestión de proyectos. Hay varios factores que pueden influir en la precisión de estas estimaciones, y es importante conocerlos para minimizar los riesgos de demoras y sobrecostos presupuestarios.
El primer escollo es la tendencia a simplificar las estimaciones. Basándonos en condiciones normales, a veces nos olvidamos de tener en cuenta las interferencias que siempre existen en un entorno impredecible.
Para acercarnos a la realidad, es importante, como se mencionó anteriormente, considerar estimaciones optimistas, pesimistas y probables.
También pueden producirse varios sesgos durante el cálculo. Este es el caso, en particular, del director del proyecto, que, para que se perciba que es eficaz y no quiere permitirse retrasos, opta siempre por la mayor duración posible.
Si bien es difícil eliminar los sesgos durante los análisis, es fundamental comprenderlos para refinar los cálculos tanto como sea posible.
¿Qué herramientas pueden ayudar a estimar la duración de las tareas?
Existen numerosas herramientas para estimar la duración de las tareas. Wimi, como plataforma colaborativa completa, ofrece varias funcionalidades que pueden ayudarte en esta tarea
La función de gestión de tareas y subtareas, por ejemplo, le permite desglosar sus proyectos para obtener una mayor granularidad y una estimación más precisa. Puedes asignar duraciones a cada tarea o subtarea y, a continuación, visualizarlo todo en un diagrama de Gantt.
Las herramientas de colaboración, por otro lado, son perfectas para involucrar al equipo en el proceso de estimación. Cada miembro también puede comentar las tareas y sugerir ajustes de tiempo.
Por último, el seguimiento del tiempo dedicado a las tareas es ideal para comparar el tiempo estimado con el tiempo realmente dedicado a cada tarea. Esto permite refinar las estimaciones para proyectos futuros.
Estimar la duración de una tarea es fundamental para evaluar el tiempo que necesitas dedicar a un proyecto: ahora tienes las herramientas para hacerlo de forma óptima. ¡Uno! software de gestión de proyectos con un administrador de tareas como Wimi también te permite estimar la duración de tus tareas diarias.
