¿Cuáles son los límites de la gestión de proyectos con Excel?

Entre los diversos programas de la suite ofimática Microsoft Office, Excel es ideal para procesar y analizar datos, crear tablas personalizadas, realizar cálculos y realizar presentaciones gráficas. Fácil de usar, confiable y flexible, es una herramienta poderosa, práctica y popular en los negocios. Sin embargo, Excel no es en absoluto un software adecuado para la gestión de proyectos. Te explicamos por qué.

Los 5 límites de Excel en la gestión de proyectos

1. No es una herramienta colaborativa

Para tener éxito en gestión de proyectos, la colaboración es fundamental. Se lleva a cabo entre los miembros del equipo del proyecto, pero también con el cliente y con las distintas partes interesadas del proyecto. Colaborar significa que todos unen sus habilidades y conocimientos para lograr un objetivo común. Y para que eso funcione, la comunicación es clave.

Hoy en día, una hoja de cálculo de Excel no permite la colaboración ni la comunicación. Cuando trabajas en Excel, no tienes la posibilidad de comunicarte directamente con tus colaboradores. Para ello, tienes que enviarles un correo electrónico, llamarlos o ir a verlos. Sí, puedes dejar comentarios, pero no están fechados.

Otro problema importante es que los archivos de Excel no son colaborativos. Si estás trabajando en un archivo de Excel y otro miembro del equipo quiere hacer cambios en él, se generará un nuevo archivo porque es imposible trabajar en el mismo documento de Excel simultáneamente. Luego, los datos deberán volver a compartirse, lo que representa una pérdida de tiempo, pero también un riesgo de cometer errores y perder datos. Y con la multiplicación de archivos, es difícil saber cuál es el correcto.

2. No es una herramienta dinámica

En una tabla de Excel, los datos no se actualizan automáticamente. Por supuesto, existen fórmulas para realizar cálculos automáticos con datos numéricos, pero es usted quien debe introducir los datos que desea ver acumulados. ¿Qué debe hacer cuando se trata de datos no digitales?

En Excel, la información está congelada. Sus tareas no pasarán de estar «en curso» a «completadas» por sí solas en tiempo real. Depende de usted manipular y actualizar todos los datos de la hoja de cálculo a diario para que no quede obsoleta. Aunque solo te lleve unos minutos, estás desperdiciando tiempo en asuntos triviales, en lugar de continuar con tu siguiente tarea.

Además, si un colaborador se olvida de actualizar el archivo, un miembro del equipo puede iniciar una tarea que parece retrasarse cuando, de hecho, ya se ha completado. Esto es una pérdida de tiempo, una movilización innecesaria de recursos y, por lo tanto, una pérdida de dinero.

3. No es una herramienta de seguimiento

En la gestión de proyectos, es fundamental supervisar cuidadosamente el progreso del proyecto en tiempo real para garantizar su éxito. El hecho de que Excel no sea una herramienta dinámica también plantea un problema en términos de seguimiento del proyecto. De hecho, si el archivo de Excel no se actualiza a diario, es difícil para el director del proyecto y su equipo saber exactamente cuál es el progreso del proyecto. ¿Cómo pueden saber en tiempo real qué tareas ya se han completado, cuáles están en curso y cuáles están atrasadas?

4. No es una herramienta interactiva

En Excel, no es posible añadir un archivo adjunto al archivo. Por lo tanto, está obligado a enviar sus archivos adjuntos por correo electrónico y a informar a sus colaboradores de su ubicación en la red. Tampoco es posible integrar varias aplicaciones que puedan facilitarte la vida, como Evernote, Dropbox o Outlook.

En Excel, no hay notificaciones ni alertas para informarle de los últimos cambios en un documento, anunciar el traslado de una reunión o recordarle la fecha límite inminente de una tarea.

Por último, Excel es bastante fácil de aprender para un uso básico. Por otro lado, si quieres dominar las distintas fórmulas y macros de una hoja de cálculo, es fundamental seguir una amplia formación y practicar con regularidad. E incluso con ese dominio, no podrás gestionar un proyecto de forma eficaz con esta herramienta.

5. No es una herramienta segura

Hoy en día, la seguridad de los datos es fundamental para todas las empresas. Tanto si está trabajando en proyectos delicados como si no, Excel no le permite decidir a quién dar acceso a un documento. Si el archivo se envía accidentalmente a la persona equivocada, sus datos no están protegidos.

Si, por error o por accidente, borra los datos de su archivo de Excel antes de realizar una copia de seguridad, será muy difícil, si no imposible, recuperar los datos eliminados sin pasar por un especialista en informática. No solo perderá un tiempo valioso intentando recuperar o recuperar la información perdida, sino que este pequeño error podría provocar el fracaso de su proyecto.

La solución: un software de gestión de proyectos real

Olvídese de Excel para la gestión de sus proyectos y adopte una herramienta perfectamente adaptada: la software de gestión de proyectos.

Con esta herramienta esencial, puede:

• colabore fácilmente sin importar dónde se encuentre;
• comparte tus documentos de todos los tamaños en unos pocos clics;
• trabajar simultáneamente en el mismo documento y saber cuál es la última versión del documento gracias al control de versiones;
• intercambie en tiempo real con sus empleados;
• centralice todos los datos del proyecto en una sola plataforma;
• siga la evolución de sus proyectos de un vistazo;
• administre fácilmente los derechos de acceso de sus colaboradores, socios y clientes externos;
• crear un agenda compartida por proyecto ;
• acceda a sus archivos esté donde esté y, por lo tanto, trabaje de forma remota;
• garantice la seguridad, confidencialidad y soberanía de los datos de su proyecto.

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