¿Cuál es la diferencia entre un proyecto y un programa?

En la administración, los términos proyecto y programa a veces se usan indistintamente. Sin embargo, esta simple confusión puede llevar a errores costosos en términos de tiempo, presupuesto y recursos. Para ayudarlo a mantener el control sobre los objetivos y mantener la coherencia de su estrategia, presentamos 6 diferencias esenciales entre el proyecto y el programa. De este modo, podrá estructurar mejor sus iniciativas y optimizar sus posibilidades de éxito.

¿Cuál es la definición de un proyecto y un programa?

Un proyecto es un compromiso temporal que se centra en lograr un objetivo específico y entregar un resultado específico. Tiene una fecha de inicio y una fecha de finalización, y termina cuando se alcanza la meta.

En gestión de proyectos, un programa es un conjunto de proyectos o subproyectos, dependientes unos de otros, que contribuyen al mismo objetivo. Estos proyectos están vinculados entre sí y se gestionan de manera coordinada para obtener beneficios que no se podrían obtener si cada proyecto se gestionara de forma individual.

Los diversos proyectos que componen un programa se organizan transversalmente en una empresa, es decir que diferentes departamentos colaboran entre sí para llevarlos a cabo. En general, los programas se centran en lograr el objetivo empresarial general, las metas organizacionales o técnicas. Por lo tanto, se pueden implementar a lo largo del tiempo y, si tienen una fecha de inicio, no siempre tienen una fecha de finalización.

¿Cuáles son las diferencias fundamentales entre un proyecto y un programa?

Para ayudarte a distinguir mejor un proyecto de un programa, aquí tienes las diferencias y similitudes entre ambos.

La estructura

Un proyecto está claramente definido con un alcance y objetivos precisos, mientras que un programa tiende a tener esquemas más inciertos debido a la multitud de proyectos que lo componen. El equipo que trabaja en un programa es más importante porque está formado por todos los directores de proyecto y sus equipos de proyecto.

El esfuerzo

El proyecto solo requiere un esfuerzo simple y concentrado para lograr un objetivo específico. Un programa es un conjunto de proyectos que son complementarios y cada uno de los cuales contribuye al logro del objetivo general del programa. Por lo tanto, esto último requiere un mayor esfuerzo de gestión y una mayor concentración para garantizar que la planificación del programa tenga en cuenta las limitaciones específicas de cada proyecto y que el progreso del programa se lleve a cabo sin problemas y sin redundancia.

La duración

La duración de un proyecto puede variar, pero es raro que dure varios años. Por el contrario, los programas suelen ser más largos que los proyectos, porque dependen de la duración de los distintos proyectos que los componen, los cuales no necesariamente comienzan y terminan al mismo tiempo. Además, un programa proporcionará una mayor cantidad de entregables, lo que requiere más tiempo. Por último, debido a su longitud, los programas generalmente se dividen en varias fases que se distribuyen a lo largo del tiempo, lo que rara vez ocurre con los proyectos.

El cambio

El director del proyecto está preparado para el cambio y establece procesos para garantizar que los cambios se gestionen bien y no interfieran con el progreso del proyecto. El gerente del programa acepta los cambios y se adapta a ellos para optimizar la entrega de beneficios.

Los beneficios

El objetivo de un proyecto es proporcionar un producto final (un producto o un servicio), como un nuevo software o una casa, es decir, algo tangible. Un programa tiene como objetivo lograr un resultado, un resultado, algo que no es necesariamente tangible, como un aumento en la satisfacción del cliente, una disminución en la facturación o un cambio en la cultura de la empresa. Todos los resultados de todos los proyectos (productos y/o servicios) contribuyen a lograr el resultado del programa.

El éxito

La eficacia y el éxito de un proyecto se miden por la calidad de los entregables, el respeto de los plazos, el mantenimiento del presupuesto y la satisfacción del cliente, pero también gracias a diferentes indicadores (o KPI). El éxito de un programa se evalúa en función de su capacidad para proporcionar a la empresa los resultados y beneficios esperados.

¿Quiénes son los actores que participan en un proyecto y un programa?

En la gestión de proyectos y programas, participan varios actores clave, cada uno con funciones y responsabilidades distintas. Es importante comprender completamente las diferencias entre un gerente de proyecto y un gerente de programa.

El director del proyecto es responsable de planificar, ejecutar y cerrar un proyecto específico. Sus responsabilidades van desde la definición de los objetivos y las entregas hasta la dirección del equipo del proyecto, pasando por la gestión de riesgos y la comunicación con las partes interesadas.

El director del proyecto, por otro lado, supervisa un grupo de proyectos interrelacionados, que contribuyen de manera integral a un objetivo más amplio. Por lo tanto, su función es definir la visión, la estrategia y las metas del programa. Coordina los proyectos y los equipos asociados y gestiona las dependencias entre los proyectos.

Por supuesto, otros actores participan en un proyecto o programa según el tamaño y la complejidad de la iniciativa. De este modo, puede encontrar un patrocinador, colaboradores dentro de los equipos del proyecto y diversas partes interesadas, como clientes, proveedores u otros empleados de la empresa.

Esta es una tabla que resume las principales diferencias:

Característica Gerente del proyecto Alcance del gerente del programa Programa de un solo proyecto (varios proyectos) Programa (varios proyectos) Orientación operativa estratégica Objetivo Entregar el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y las especificaciones Alcanzar las metas del programa Responsabilidades Planificación, ejecución, monitoreo y cierre del proyecto Visión del proyecto Definición, coordinación del proyecto, gestión de riesgos a nivel de programa

Gerente de proyecto o gerente de programa: ¿Cuál es el rol correcto para su equipo?

Elegir el perfil correcto de acuerdo con el problema encontrado es esencial para el éxito de sus iniciativas.

El gestor de proyectos es el más adecuado si tienes un proyecto único y bien definido, con objetivos específicos y un alcance limitado en el tiempo. Este es particularmente el caso durante el lanzamiento de un producto o la implementación de un sistema informático.

El director del programa es relevante cuando se tiene un conjunto de proyectos interrelacionados que contribuyen a un objetivo estratégico común. La transformación digital de una empresa o el desarrollo de una nueva gama de productos son ejemplos de iniciativas en las que este rol es fundamental.

Habilidades y cualidades esenciales para gestionar proyectos y programas

La gestión de proyectos y programas requiere un conjunto de habilidades y cualidades específicas para lograr con éxito los objetivos establecidos.

Ambos profesionales deben tener habilidades en gestión de proyectos, comunicación y resolución de problemas. Entre las cualidades esenciales necesarias para llevar a cabo sus tareas, podemos mencionar en particular la organización, el trabajo en equipo, la capacidad de escuchar y una buena resistencia al estrés.

Las herramientas esenciales para gestionar eficazmente un proyecto o programa

La gestión de un proyecto o un programa requiere una organización impecable y una comunicación fluida. Afortunadamente, existen herramientas digitales para facilitar la vida de los gerentes de proyectos.

En primer lugar, es necesario visualizar todas las tareas del proyecto, sus dependencias y su cronología. Para ello, Wimi sugiere crear diagramas de Gantt. También puedes centralizar y compartir las tareas dentro del equipo para supervisar y priorizar las tareas en tiempo real.

La agenda compartida en la plataforma Wimi es ideal para coordinar la disponibilidad del equipo y planificar las reuniones de forma eficaz. Esto ahorra tiempo y optimiza la comunicación entre los empleados.

Al elegir las herramientas que se adapten a sus necesidades y utilizarlas de manera eficaz, aumentará sus posibilidades de éxito y llevará a cabo sus proyectos con éxito. La solución integral de Wimi te ayuda a alcanzar los objetivos de tus proyectos o programas a través de una multitud de herramientas especializadas, como la gestión de documentos compartidos, el almacenamiento en línea o las herramientas de elaboración de informes.