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Quel est l’intérêt d’utiliser un agenda partagé par projet ?

 

Outil de planification par excellence, un agenda est indispensable pour vous aider à gérer efficacement votre temps, dans votre vie privée comme dans votre vie professionnelle.

En gestion de projet, un agenda est un outil incontournable pour noter toutes les réunions et autres événements clés du projet, ainsi que pour connaître les échéances des tâches dont vous avez la responsabilité. Plus besoin de vous souvenir de tout ce que vous avez à faire, le calendrier s’en charge pour vous. Ainsi, vous avez l’esprit plus libre pour vous concentrer sur vos tâches quotidiennes, ce qui améliore grandement votre efficacité et votre productivité.

Aujourd’hui, les calendriers partagés sont bien plus qu’un simple accessoire, ils sont devenus un outil essentiel au bon fonctionnement d’une équipe. Ils offrent de nombreuses possibilités et possèdent de multiples avantages. Découvrez pourquoi vous devez absolument utiliser un agenda partagé dans la gestion de vos projets.

Piloter facilement vos projets

Vous voulez gérer efficacement vos projets, optimiser votre temps et augmenter votre productivité ? L’agenda partagé est l’outil qu’il vous faut pour piloter facilement vos projets. En quelques clics, cet outil vous permet de :

  • planifier vos tâches ;
  • ajouter des événements clés pour chacun de vos projets ;
  • visualiser les jalons du projet et les échéances de chaque tâche ;
  • voir les créneaux de réunion proposés ou fixés ;

L’agenda partagé vous donne une visibilité à court, moyen et long terme sur l’ensemble de vos tâches ainsi que sur celles de toute votre équipe. Ainsi, vous suivez la progression de votre projet en un coup d’œil et vous savez exactement où vous en êtes dans vos tâches.

Enfin, vous pouvez vous appuyer sur les calendriers de projets précédents pour vous aider à planifier vos futurs projets, ce qui constitue un véritable gain de temps.

Simplifier le travail en équipe

La transparence est essentielle au bon fonctionnement d’une équipe. Le calendrier partagé permet d‘améliorer le travail en équipe, notamment en favorisant la circulation de l’information.

En plus de visualiser leur propre emploi du temps, vos collaborateurs peuvent également voir ceux de leurs collègues. Ainsi, chacun sait sur quelle tâche il travaille et quels sont les disponibilités et les jours de congés de chaque membre de l’équipe afin de planifier une réunion ou une session de travail collectif.

L’organisation du travail est également simplifiée. Toute l’équipe reçoit une notification dès qu’une tâche est assignée ou modifiée, que l’échéance se rapproche ou que la tâche est terminée.

En tant que chef de projet, il vous est plus facile d’équilibrer la charge de travail de vos collaborateurs en prenant en compte les obligations et les disponibilités de chacun.

Tenir votre équipe informée

L’agenda partagé fait partie des outils de communication indispensables au bon fonctionnement d’une équipe. L’un de ses atouts majeurs, ce sont les alertes, les notifications et les rappels qui permettent d’informer chaque membre de l’équipe de tout ce qui se passe sur le projet. L’organisation d’une réunion, le changement ou l’annulation d’un événement clé du projet, une tâche qui arrive à échéance ou qui prend du retard, toutes les personnes concernées reçoivent l’information en temps réel.

Le calendrier partagé contribue également à améliorer la communication au sein de l’équipe. Finis les oublis et les frustrations, tout le monde possède la même information au même moment, ce qui permet à chacun d’être plus productif et de mieux optimiser son temps.

Faciliter l’organisation de réunions et d’événements

Avant, le simple fait d’organiser une réunion de suivi et de trouver un créneau qui convienne à tout le monde pouvait être un véritable challenge. Aujourd’hui, finie la prise de tête ! Plus besoin de téléphoner ou d’envoyer un email à chacun de vos collègues pour trouver le créneau idéal pour organiser une réunion, un déjeuner ou un événement. Grâce à l’agenda partagé, vous visualisez en un coup d’œil et en temps réel la disponibilité des participants sur les créneaux proposés. Vos demandes de réunions sont créées en quelques clics et vous pouvez convier vos collaborateurs ainsi que des invités externes (fournisseurs, prestataires, clients, partenaires, etc.).

Lorsque le créneau est choisi, une invitation électronique est automatiquement envoyée aux participants. Il leur suffit alors d’accepter la réunion pour qu’elle apparaisse dans leur agenda. Le jour même, ils recevront une notification pour les informer de la réunion. Même chose si la réunion est déplacée ou annulée. Le calendrier sera automatiquement mis à jour et les participants seront informés par une notification.

Vous pouvez également planifier en avance des événements récurrents comme la réunion de suivi hebdomadaire ou le petit déjeuner d’équipe du vendredi matin.

Garder votre équipe toujours connectée

Aujourd’hui, les nouvelles technologies ont facilité la mobilité des équipes. Les salariés sont moins présents sur leur lieu de travail, notamment avec la popularité croissante du télétravail, les déplacements réguliers ou le développement à l’international de certaines entreprises dont les collaborateurs peuvent être dispersés aux quatre coins du globe.

Disponible en ligne, l’agenda partagé devient un outil incontournable pour les équipes géographiquement dispersées car il est accessible où que vous soyez, à tout moment et sur n’importe quel appareil. Ainsi, vous visualisez rapidement votre planning de la journée et en quelques clics, vous vérifiez vos rendez-vous, gérez vos tâches de la journée ou organisez une réunion avec vos collègues, et ce sans vous déplacer, que vous soyez au bureau, chez vous ou à l’étranger.

Conclusion

Pratique et facile à utiliser, l’agenda partagé vous permet de planifier en toute simplicité, de gagner un temps précieux et donc d’être plus productif. Aujourd’hui, les logiciels de gestion de projet tels que Wimi sont naturellement équipés d’un agenda partagé. Testez Wimi gratuitement dès aujourd’hui afin de vous en rendre compte par vous-même.