Les outils pour travailler à plusieurs sur un même document
Le travail collaboratif est devenu incontournable en entreprise. Cependant, pour bénéficier de l'ensemble de ses atouts, il est nécessaire de sélectionner les bons outils, notamment pour transmettre facilement un document partagé.
Pour vous accompagner dans le déploiement de solutions performantes dédiées au travail en groupe, nous vous recommandons quelques outils pour travailler à plusieurs sur un même document de manière efficace.
Quels sont les 5 meilleurs outils pour travailler à plusieurs sur un même document ?
Certains outils en ligne présentent des qualités suffisantes pour être utilisés en toute sérénité par votre équipe. Découvrez notre sélection des 5 plateformes numériques qui peuvent réellement vous faire gagner du temps lors de votre projet collaboratif.
Wimi
Wimi est une plateforme collaborative complète dotée d'un drive d'entreprise et de fonctionnalités avancées de sécurité et de gestion de projet. Elle propose les mêmes outils dédiés à la collaboration que Google Drive et constitue une véritable alternative à Microsoft 365, avec l'avantage d'être la première suite collaborative souveraine à avoir débuté son processus de qualification SecNumCloud et Cloud de confiance.
Trello
Beaucoup plus simple que les plateformes précédentes, l'outil Trello est avant tout utilisé pour gérer les projets de manière virtuelle, même si plusieurs alternatives à Trello proposent aujourd'hui des fonctionnalités plus poussées. Il permet en effet d'organiser les tâches en réel sur une sorte de mur virtuel et de surveiller les délais des collaborateurs.
Dropbox
Dropbox est un site d'hébergement de fichiers sur le Web. Les équipes peuvent l'utiliser pour stocker ou partager des fichiers simplement et rapidement.
Il est flexible, car les collaborateurs peuvent exploiter les fonctionnalités de l'outil, diffuser des vidéos entre eux, modifier un fichier PDF ou signer des documents en ligne.
Asana
Application Web de gestion de projet, l'outil Asana peut être utilisé pour suivre les différents projets de l'équipe, atteindre des objectifs et bien entendu travailler sur un document à plusieurs en le partageant en quelques clics. La plateforme Asana est plus complète que Trello, car elle dispose de fonctionnalités plus nombreuses.
Google Drive
La plateforme en ligne Google Drive existe depuis 2012. Grâce à son ancienneté et sa réputation, elle a su faciliter le travail collaboratif en entreprise pour de nombreuses équipes.
C'est une solution intuitive qui centralise différents services tels qu'un logiciel de traitement de texte, un tableau ou un outil de présentation, formant une véritable suite bureautique collaborative.
Sur quels types de documents peut-on travailler à plusieurs ?
Le travail collaboratif offre un potentiel important. En effet, si l'idée de travailler à plusieurs sur un document word partagé, un fichier Excel partagé ou un document power point partagé vient assez naturellement à certains collaborateurs, vous pouvez aller beaucoup plus loin.
Ainsi, nous pouvons citer de nombreuses catégories de documents qui peuvent entrer dans le champ du travail en équipe :
- Textes de documents (Microsoft Word, Document Wimi, Google Docs, etc.)
- Tableaux de calcul (Microsoft Excel, Tableau Wimi, Google Sheets, etc.)
- Présentations (Microsoft PowerPoint, Présentation Wimi, Google Slides, etc.)
- Fichiers PDF
- Images et vidéos
- Site Internet
Comme vous pouvez le constater, travailler à plusieurs sur un document ne se limite pas nécessairement aux formats disponibles sur Microsoft Office. La notion de collaboration est en effet bien plus large et doit être pleinement intégrée à votre flux de travail.
Pourquoi opter pour des outils de rédaction collaborative ?
Utiliser des outils collaboratifs est un moyen simple et efficace de booster votre productivité. Vous n'avez en effet plus à perdre de temps à chercher des documents. En quelques secondes, le partage d'un simple lien via un logiciel de messagerie permet d'accéder au document concerné.
De plus, la conservation des données et l'historique des modifications sont forts utiles pour consulter la version du document dont vous avez besoin.
Travailler à plusieurs via un outil dédié permet également d'accéder à tout moment et en tout lieu aux fichiers incontournables et d'animer de véritables communautés d'entreprise. Cela facilite la communication entre les membres de l'équipe et vous assure qu'à chaque instant, tous les collaborateurs sont en possession des dernières informations essentielles.
Quelles alternatives aux outils collaboratifs pour collaborer sur un fichier partagé ?
Bien entendu, il existe des alternatives à ces plateformes. Pour partager un fichier, il est par exemple envisageable d'envoyer un mail avec une pièce jointe ou de faire un partage de document via le cloud, à condition de sécuriser le partage de fichiers en entreprise.
Ajoutons que certains logiciels de bureautique intègrent un historique des modifications.
Néanmoins, il est évident que dans le cadre du travail collaboratif, il est souhaitable de faire usage d'une plateforme moderne, innovante et spécialement pensée pour ce nouveau mode de travail. Quoi qu'il en soit, le plus important est que vous identifiez la méthode qui convient le mieux à votre équipe et vos problématiques métiers.
Quelle est la méthode la plus efficace pour travailler à plusieurs sur un même document ?
Pour travailler à plusieurs sur un même document de manière optimale, nous vous recommandons de suivre certaines étapes clés.
En premier lieu, vous devez sélectionner l'outil de collaboration adapté à votre entreprise, en cherchant un véritable espace de travail collaboratif plutôt qu'un simple service ponctuel. Pour ce faire, définissez vos besoins tels que le type de document utilisé, votre budget ou bien encore la taille de votre équipe.
Notez que l'utilisation d'un outil gratuit peut rapidement rencontrer des limites notamment en termes de confidentialité des données ou de flexibilité des fonctionnalités.
Nous vous recommandons dans un second temps de définir précisément les rôles et les autorisations de chacun pour cadrer l'édition collaborative. Cela concerne l'accès aux documents, mais aussi leur modification, l'ajout de commentaires ou leur suppression.
Une fois que l'outil est déployé au sein de l'équipe, pensez à rester en contact de manière régulière avec vos collaborateurs.
Il sera alors plus simple de suivre l'avancée du projet. L'historique ou les commentaires du document peuvent notamment être d'une grande aide pour rester à jour.
Enfin, sur le document lui-même, n'oubliez pas de bien organiser l'information. Ajoutez des sections, des titres ou des listes pour faciliter la lecture des informations, la navigation sur le document et la collaboration.
