De nombreuses entreprises délaissent les bureaux individuels et les espaces clos et optent pour de nouveaux espaces ouverts. Ces usages prisés des géants de la technologie et des startups ont le vent en poupe. Toutefois, sont-ils exempts de tout reproche ? Pour vous aider dans l’optimisation de vos espaces de bureau, nous vous présentons les avantages, mais aussi les inconvénients d’une organisation de travail ouverte. Vous pourrez ainsi savoir si ce partage des espaces est adapté à votre entreprise et à ses spécificités.
Qu’est-ce qu’un espace de travail ouvert ?
Avant d’étudier en détail les espaces de travail ouverts, prenons le temps de les définir plus précisément. Un espace de travail ouvert ou open space désigne une modalité d’organisation des bureaux d’entreprise. Celle-ci possède la particularité de ne pas posséder de séparation ou de bureaux fermés. Les entreprises modernes et tournées vers le travail collaboratif l’ont rendu populaire.
Travailler en open space est aussi très fréquent chez les employés nomades. Les freelances et nomades digitaux sont ainsi très friands de ce type de lieu de travail et apprécient tout particulièrement se rendre au sein d’un espace de coworking.
Les avantages des espaces de travail ouverts
S’ils sont si célèbres et si usités, c’est que ces nouveaux espaces possèdent de sérieux atouts. Découvrons-les sans attendre.
Facilité de communication
Ces lieux de travail sont parfaits pour inciter au travail collaboratif. En ôtant les barrières physiques, les collaborateurs ont plus de facilité à échanger, résoudre des problèmes et communiquer de manière fluide.
Un espace de travail collaboratif, contrairement au bureau fermé, rend la collaboration plus organique. Plus besoin de salles de réunions, en quelques instants, des sessions de brainstorming ou des réunions peuvent s’organiser sans perdre de temps dans cet environnement de travail dynamique. La prise de décision est par conséquent plus rapide, notamment dans le cadre des projets agiles.
Économie d’espace et de coût
La réorganisation des espaces de travail en open space est idéale si vous cherchez à réduire les coûts liés aux bureaux de l’entreprise. En effet, l’optimisation rendue possible par l’espace ouvert est très intéressante pour les entreprises en phase de croissance. Pouvant accueillir plus de collaborateurs sur une même surface, ils peuvent ainsi allouer leurs ressources financières à d’autres postes de dépense.
Transparence et accessibilité
Créer des espaces de travail permet de faciliter le travail des managers et chefs d’équipe. Ces derniers ont en effet la capacité à suivre l’évolution du travail en cours et d’ajuster à tout moment la stratégie ou évaluer les progrès du groupe.
Les collaborateurs quant à eux auront plus tendance à intervenir et partager leurs idées. Ainsi, l’aménagement des espaces ouverts favorise des modes de travail démocratiques et les nouvelles manières de travailler.
Les inconvénients des espaces de travail ouverts
Comme nous venons de le voir, partager des espaces de travail est un moyen efficace de bénéficier de nombreux avantages permis par une nouvelle organisation du travail. Cependant, force est de reconnaître que l’open space présente aussi des inconvénients qu’il faut considérer.
Manque de confidentialité
Le premier écueil des espaces ouverts est bien entendu le manque de confidentialité. Si l’open space facilite les échanges entre collègues, il rend aussi impossibles les discussions portant sur des sujets sensibles.
Qu’il s’agisse d’échanges personnels liés à la vie privée ou de communications sensibles en rapport avec le travail, l’espace ouvert complexifie la gestion de la confidentialité. Or, ce point peut être dommageable dans certains secteurs d’activité où il est nécessaire de garantir la préservation de certaines informations.
Distractions et perte de productivité
Favorable au travail d’équipe, le partage des espaces peut occasionner une diminution de la productivité, car les collaborateurs sont sans cesse confrontés à des stimuli extérieurs. Conversations ou bruits de clavier, les nuisances sonores impactant directement la concentration sont monnaie courante.
Stress et effets sur le bien-être des employés
L’impossibilité de travailler en toute tranquillité, la difficulté à trouver le calme ou l’impression d’être toujours épié peut engendrer un stress important chez certains employés. Dans ce cas, l’instauration d’espaces ouverts sur le lieu de travail est une source de mal-être à prendre en considération avant de faire son choix.
Quelles stratégies de compromis mettre en place ?
Alors, comment procéder si l’open space peut aussi bien satisfaire les employés que rendre leur quotidien difficile ? L’idéal est d’opter pour des solutions flexibles. Elles permettront de satisfaire le plus grand nombre en tirant parti des avantages des espaces ouverts tout en atténuant leurs inconvénients.
Installer des espaces polyvalents
Avant tout, élaborez les espaces de travail en disposant aussi bien des espaces ouverts que des espaces fermés. L’objectif est alors d’obtenir des espaces optimisés pour chaque usage. La zone ouverte sera réservée aux échanges et au travail collaboratif. Les espaces plus restreints seront quant à eux parfaits pour des discussions portant sur des sujets confidentiels ou nécessitant une plus grande concentration.
Fixer des règles et des politiques claires
Concevoir le travail en open space exige de fixer des règles pour réguler les espaces de travail partagés. Prenons par exemple l’un des problèmes les plus courants liés aux nouveaux modes de travail : les nuisances sonores. Interdisez ou limitez l’utilisation du smartphone ou tout autre appareil générant un bruit important.
Notons que ces problèmes peuvent se solutionner si les collaborateurs adoptent la bonne approche. Utiliser un casque à réduction de bruit est un moyen de répondre à ces problématiques. Il peut donc être très pertinent d’organiser des formations portant sur le bon usage des espaces de travail ouverts.
Un sujet polarisant, qui nécessite une réelle concertation
Si les espaces de travail ouverts sont conseillés pour favoriser une communication fluide et le travail collaboratif, ils posent aussi de sérieux défis en termes de confidentialité ou de productivité. Pour cette raison, avant de modifier l’organisation du travail en entreprise, il est indispensable de prendre en compte de nombreux facteurs comme la culture de l’entreprise, le secteur d’activité ou l’opinion des collaborateurs. C’est en sondant les membres de l’équipe que vous pourrez trouver le mode de travail optimal qui vous permettra d’atteindre tous vos objectifs.
