Au cours de son existence, une entreprise va devoir faire face à différentes crises et sinistres plus ou moins graves. De la simple panne informatique à la catastrophe naturelle, en passant par une crise économique ou une cyberattaque, la vie d’une entreprise est rarement un long fleuve tranquille. S’il faut alors faire preuve de sang-froid, d’assurance, d’innovation et de créativité pour affronter la tempête et s’en sortir, il est indispensable de prévoir un plan de continuité de l’activité (PCA) et / ou un plan de reprise de l’activité (PRA) pour décrire précisément comment réagir et ainsi sauver son entreprise de la faillite.
Découvrez les 8 étapes pour mettre en place un PRA au sein de votre entreprise et ainsi assurer la reprise presque immédiate de l’activité à la suite d’une crise majeure ou d’un sinistre.
1. Lister tous les risques potentiels
Commencez par dresser une liste de tous les risques et menaces auxquels votre entreprise peut être confrontée. Panne matérielle ou logicielle, erreur humaine, cyberattaque, coupures d’électricité, incendie, catastrophe naturelle, crise économique, financière ou sanitaire, pandémie, etc., qu’il s’agisse de risques techniques, de gestion ou provenant de l’environnement extérieur, vous ne devez rien oublier. Réunissez les responsables de chaque service pour qu’ils vous aident dans cette démarche car vous ne pourrez pas penser à tout en étant tout seul.
2. Evaluer chaque risque
Une fois la liste des risques établie, vous devez analyser et évaluer chaque risque pour déterminer quelle est la probabilité qu’il ait lieu et quel sera son impact sur le fonctionnement de l’entreprise ou du service concerné. Sera-t-il possible de fonctionner en mode dégradé ?
Vous devez également vous interroger sur les vulnérabilités de l’entreprise. Par exemple, dans le cas d’un risque de cyberattaque, l’entreprise est-elle équipée d’un puissant antivirus ? Est-il mis à jour régulièrement ? Les données de l’entreprise sont-elles sauvegardées régulièrement sur un serveur externe et protégé ?
N’hésitez pas à rechercher dans l’historique de l’entreprise pour connaître les crises précédentes et savoir comment elles ont été gérées.
3. Définir le RTO et le RPO
Le RPO et le RTO sont les indicateurs de base pour identifier des stratégies viables à intégrer dans le plan de reprise de l’activité. Ces stratégies doivent permettre le redémarrage d’un processus opérationnel dans un laps de temps égal ou proche du RPO / RTO.
RTO, qui signifie Recovery Time Objective, représente la durée maximale d’interruption admissible d’un processus métier ou d’une ressource après une catastrophe afin d’éviter des conséquences graves. Cette durée est définie en fonction des besoins de production de l’entreprise pour continuer à être rentable. Par exemple, la messagerie instantanée pourra avoir un RTO plus long car ce n’est pas une application indispensable, contrairement à une machine qui permet de produire.
RPO ou Recovery Point Objective, désigne la quantité maximale de données qu’il est acceptable de perdre pour l’entreprise. Cet indicateur détermine les objectifs et la stratégie de sauvegarde des données.
Par exemple, si le RPO de votre entreprise est de 24 heures (avec un faible volume de données), une sauvegarde complète de la base de données en fin de journée peut suffire pour atteindre cet objectif. Le RPO dépend principalement du secteur de votre entreprise et de la quantité de données traitées.
4. Identifier les activités critiques
Vous devez définir quelles sont les activités essentielles à l’entreprise, celles qui doivent reprendre en priorité pour assurer sa pérennité. Est-ce la fabrication, la prise de commandes ou la livraison ? Quelles sont les activités les plus stratégiques pour l’entreprise ? Quelles sont celles qui peuvent temporairement cesser de fonctionner ?
5. Désigner les responsables du PRA
Pour assurer la mise en place, l’efficacité et la réussite du PRA, vous devez mobiliser et organiser vos équipes en désignant les personnes responsables qui devront intervenir lorsqu’une crise surviendra. Il faudra également former ses personnes aux différentes procédures.
6. Rédiger le PRA
Le PRA rassemble les procédures à suivre et les solutions à mettre en place pour une reprise rapide des activités en cas de désastre.
Voici les éléments que votre PRA doit contenir :
- la stratégie de sauvegarde des données ;
- la gestion des risques ;
- les réponses à mettre en œuvre en cas de sinistre ;
- l’équipe responsable du PRA ;
- les procédures à suivre pour tous les employés ;
- la stratégie de communication interne et externe en cas de crise ;
- votre contrat d’assurance ;
- les questions juridiques et financières ;
- des annexes avec des formulaires types, prêts à remplir.
7. Déterminer le coût et les délais de la reprise
La mise en place d’un PRA a un coût qu’il faut prévoir. Par exemple, pour faciliter le télétravail de vos collaborateurs, vous devrez probablement investir dans un ou plusieurs outils. Quels sont les autres investissements ou dépenses que vous devrez réaliser pour que votre activité reprenne rapidement (un second serveur, des machines de production supplémentaires, des ordinateurs portables pour les télétravailleurs, etc.) ?
Vous devez également prendre en compte les délais nécessaires à la reprise de l’activité. Plus votre entreprise est à l’arrêt, plus vous subissez des pertes financières conséquentes. Il est donc important de savoir en combien de temps (1h, 24h, deux jours, etc.) votre entreprise peut reprendre une activité normale ou en mode dégradé.
8. Tester votre plan de reprise de l’activité
Il est important de tester votre PRA afin de vérifier son efficacité et de détecter ses faiblesses pour les corriger avant qu’un désastre ne se produise. C’est également l’occasion de voir comment vos collaborateurs réagissent en situation d’urgence, et s’il est nécessaire de les former davantage.
Enfin, nous vivons dans une société en constante évolution, et les dangers, menaces et autres imprévus qui peuvent survenir prennent de nouvelles formes chaque jour. Tester votre PRA est aussi l’occasion de le mettre à jour.
Conclusion
L’objectif d’un plan de reprise de l’activité est de minimiser l’impact d’un incident ou d’une crise, de s’en remettre et de faire en sorte que l’entreprise reprenne un fonctionnement normal le plus rapidement possible.
Suivez ces 8 étapes pour mettre en place un PRA efficace et ainsi assurer la reprise rapide de l’activité de votre entreprise après un incident, quel que soit sa nature.
