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Les avantages de centraliser vos outils sur votre workspace

Les avantages de centraliser vos outils sur votre workspace

centraliser les outils
Publié par Benjamin Hermitte, le mercredi 10 mai 2023

Aujourd’hui, il existe une multitude d’outils pour favoriser la collaboration et faciliter la communication au sein des équipes. Logiciel de gestion de projet, agenda partagé, boîte mail, messagerie instantanée, visioconférence, gestionnaire de tâches, suite bureautique, to-do list, etc., le nombre de logiciels et d’applications utilisés est tel qu’il peut être difficile de s’y retrouver, et de retrouver une info ou un fichier.

La solution ? Centraliser tous vos outils sur un seul et même espace numérique : votre workspace, aussi appelé digital workplace.

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Qu’est-ce qu’un workspace ?

Traduit littéralement, « workspace » signifie « espace de travail ». Aujourd’hui, un workspace est un environnement de travail numérique sécurisé sur lequel sont stockés tous les outils, logiciels, applications et fichiers dont vous avez besoin pour travailler, collaborer et échanger au quotidien. Et ce, que vous travailliez dans les locaux de votre entreprise ou à distance.

De nos jours, un workspace est plus souvent connu sous le nom de digital workplace. Tous les salariés de l’entreprise peuvent accéder à cet espace virtuel situé sur le cloud, à tout moment, quel que soit le lieu où ils se trouvent et depuis n’importe quel appareil connecté à Internet (ordinateur, smartphone et tablette). Ils y trouvent toutes les informations, les ressources ainsi que les documents individuels et collectifs indispensables pour être performants et productifs chaque jour. Ils peuvent notamment gérer et effectuer leurs tâches, organiser leur emploi du temps, suivre l’actualité de l’entreprise et échanger avec les membres de leur équipe, mais aussi avec leurs clients, leurs partenaires et leurs fournisseurs.

Les objectifs d’une digital workplace sont variés :

  • regrouper tous les outils sur une plateforme collaborative unique,
  • faciliter la collaboration,
  • favoriser les échanges et la communication interne,
  • accroître l’efficacité et la productivité des équipes,
  • améliorer l’expérience employé et la satisfaction des salariés,

Maintenant que le workspace n’a plus de secret pour vous, découvrez quels sont les bénéfices de centraliser tous vos outils sur votre digital workplace.

Les avantages de centraliser ces outils sur un workspace

Vous n’imaginez pas tous les avantages dont vous pouvez bénéficier en centralisant vos données et vos outils sur votre digital workplace.

Gagner du temps

Il est évident que le fait de réunir tous vos outils, logiciels, applications et fichiers sur une seule et même plateforme vous permet de gagner un temps précieux. D’abord, vous n’avez plus besoin de chercher où est rangé tel ou tel document. Désormais, vous savez directement où le retrouver. De plus, les digital workplaces sont généralement équipées d’un moteur de recherche pour trouver facilement et immédiatement ce que vous cherchez.

Saviez-vous que vous pouvez perdre jusqu’à 60 minutes par jour à jongler entre vos différentes applis ? C’est le constat d’une étude de Ring Central réalisée en 2018, qui révèle également que 68 % des employés passaient d’une appli à une autre jusqu’à 10 fois par heure !
Ainsi, en regroupant au même endroit votre messagerie instantanée, gestionnaire de tâches, boîte mail, agenda partagé, système de visioconférence, etc., vous gagnez du temps lorsque vous passez de l’un à l’autre.

Améliorer la collaboration

En centralisant tous les outils et les informations sur votre workspace, vous favorisez la collaboration au sein de votre organisation. En effet, avec des équipes hybrides, dont une partie des salariés travaille dans les locaux de l’entreprise, et une autre à distance, il peut être difficile de collaborer efficacement sur un projet.

La digital workplace fournit un espace de travail virtuel commun auquel chaque collaborateur peut se connecter, quel que soit le lieu où il se trouve. Au sein de cet environnement de travail numérique, ils peuvent interagir en temps réel avec leurs collègues, partager des documents, travailler simultanément sur un document grâce à un outil de coédition, laisser des commentaires, et même intégrer leurs clients et leurs partenaires. Bref, la digital workplace est aujourd’hui un outil incontournable pour faciliter et améliorer la collaboration en interne, mais aussi en externe.

Accroître la productivité

On l’a vu, le fait de centraliser vos données sur votre workspace est un excellent moyen d’éviter de perdre du temps à chercher un document ou à jongler entre différents outils. Puisqu’il s’agit d’un système facile à prendre en main, intuitif et accessible à tous, vos collaborateurs n’auront aucun mal à retrouver rapidement l’information ou le fichier dont ils ont besoin. Cela leur permet de se mettre plus vite au travail et d’accomplir leurs tâches dans les délais.

La centralisation des données permet également aux salariés et aux responsables d’avoir facilement accès à toutes les informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées. Ainsi, le processus de prise de décisions est donc plus rapide et efficace, ce qui contribue également à accroître la productivité globale de l’entreprise.

Sécuriser vos données

D’après Check Point Research (CPR), en 2022, les cyberattaques mondiales ont augmenté de 38 % et de 19 % en France, ce qui correspondant à une moyenne de 826 attaques hebdomadaires.

Il existe plusieurs solutions pour se protéger des pirates informatiques, mais elles nécessitent souvent des compétences spécifiques et peuvent s’avérer coûteuses pour votre entreprise. Une digital workplace est un espace sécurisé sur lequel sont stockées toutes les informations concernant votre entreprise, vos projets, vos salariés, vos clients, etc. Le fait de centraliser toutes ces données sur une seule et même plateforme minimise les risques de cyberattaque et améliore la sécurité de vos données.

En effet, centraliser vos données sur un serveur unique permet de réduire le nombre d’espaces vulnérables susceptibles d’être attaqués. Il est également plus facile de surveiller les potentielles activités malveillantes, de contrôler l’accès à vos données, et de mettre en place des procédures de sauvegarde et de restauration strictes.

Améliorer l’expérience employé

Aujourd’hui, il n’est pas facile de garder ses talents. En France, le turnover est assez élevé. Selon la Dares, au premier trimestre 2022, le taux de démission s’élevait à 2,7 %, ce qui correspond à près de 520 000 démissions par trimestre, dont 470 000 démissions de CDI.

Si le salaire est important, ce n’est pas le seul élément qui va convaincre vos collaborateurs de rester. L’expérience employé doit également être prise en compte. En effet, le bien-être au travail est essentiel, et le fait de fournir un environnement de travail flexible, dynamique et innovant qui répond aux attentes et aux exigences des salariés contribue grandement à ce bien-être.

La centralisation des outils et des données sur une digital workplace participe donc d’une certaine façon à améliorer la satisfaction de vos collaborateurs. L’accès à l’information est facilité, et ils peuvent travailler de partout.

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