Las ventajas de centralizar tus herramientas en tu espacio de trabajo

Hoy en día, existen multitud de herramientas para promover la colaboración y facilitar la comunicación dentro de los equipos. El software de gestión de proyectos, la agenda compartida, el buzón de correo electrónico, la mensajería instantánea, la mensajería instantánea, las videoconferencias, el administrador de tareas, la suite ofimática, la lista de tareas pendientes, etc., la cantidad de software y aplicaciones que se utilizan es tal que puede resultar difícil orientarse y encontrar información o un archivo.

¿La solución? Centralice todas sus herramientas en un único espacio digital: su espacio de trabajo, también denominado lugar de trabajo digital.

¿Qué es un espacio de trabajo?

Traducido literalmente, «espacio de trabajo» significa «espacio de trabajo». Hoy en día, un espacio de trabajo es un entorno de trabajo digital seguro en el que se almacenan todas las herramientas, el software, las aplicaciones y los archivos que necesita para trabajar, colaborar e intercambiar a diario. Esto es cierto tanto si trabaja en las instalaciones de su empresa como de forma remota.

Hoy en día, un espacio de trabajo se conoce más a menudo con el nombre de Lugar de trabajo digital. Todos los empleados de la empresa pueden acceder a este espacio virtual ubicado en la nube, en cualquier momento, independientemente de dónde se encuentren y desde cualquier dispositivo conectado a Internet (computadora, teléfono inteligente y tableta). Encuentran toda la información, los recursos y los documentos individuales y colectivos esenciales para ser eficientes y productivos todos los días. En particular, pueden gestionar y realizar sus tareas, organizar su agenda, seguir las noticias de la empresa y comunicarse con los miembros de su equipo, pero también con sus clientes, socios y proveedores.

Los objetivos de un lugar de trabajo digital son variados:

• reunir todas las herramientas en una única plataforma colaborativa,
• facilitar la colaboración,
• promover los intercambios y la comunicación interna,
• aumentar la eficiencia y la productividad de los equipos,
• mejorar la experiencia y la satisfacción de los empleados,

Ahora que el espacio de trabajo no tiene secretos para ti, descubre las ventajas de centralizar todas tus herramientas en tu lugar de trabajo digital.

Las ventajas de centralizar estas herramientas en un espacio de trabajo

No se imagina todas las ventajas que puede obtener al centralizar sus datos y herramientas en su lugar de trabajo digital.

Ahorra tiempo

Es obvio que reunir todas sus herramientas, software, aplicaciones y archivos en una sola plataforma le ahorra un tiempo valioso. En primer lugar, ya no tiene que buscar dónde está almacenado este o aquel documento. Ahora sabe directamente dónde encontrarlo. Además, los lugares de trabajo digitales suelen estar equipados con un motor de búsqueda para encontrar fácil e inmediatamente lo que busca.

¿Sabías que puedes perder hasta 60 minutos al día haciendo malabares entre tus diferentes aplicaciones? Esta es la observación de un Estudio de Ring Central realizado en 2018, que también revela que el 68% de los empleados cambiaban de una aplicación a otra ¡hasta 10 veces por hora! Por lo tanto, al agrupar la mensajería instantánea, el administrador de tareas, el administrador de tareas, el buzón de correo electrónico, el calendario compartido, el sistema de videoconferencia, etc., en un mismo lugar, ahorra tiempo al cambiar de uno a otro.

Mejorar la colaboración

Al centralizar todas las herramientas y la información de su espacio de trabajo, promueve la colaboración dentro de su organización. De hecho, con los equipos híbridos, algunos de cuyos empleados trabajan en las instalaciones de la empresa y otros trabajan de forma remota, puede resultar difícil colaborar de forma eficaz en un proyecto.

El lugar de trabajo digital proporciona un espacio de trabajo virtual común al que todos los empleados pueden conectarse, independientemente de dónde se encuentren. Dentro de este entorno de trabajo digital, pueden interactuar en tiempo real con sus colegas, compartir documentos de forma segura, trabajan simultáneamente en un documento con una herramienta de coedición, dejan comentarios e incluso integran a sus clientes y socios. En resumen, el Lugar de trabajo digital es ahora una herramienta esencial para facilitar y mejorar la colaboración interna, pero también externa.

Aumente la productividad

Como hemos visto, la centralización de los datos en el espacio de trabajo es una forma excelente de evitar perder tiempo buscando un documento o haciendo malabares entre diferentes herramientas. Como se trata de un sistema fácil de aprender, intuitivo y accesible para todos, sus empleados no tendrán problemas para encontrar rápidamente la información o el archivo que necesitan. Esto les permite ponerse a trabajar más rápido y completar las tareas a tiempo.

Los datos centralizados también permiten a los empleados y gerentes acceder fácilmente a toda la información que necesitan para tomar decisiones informadas. Como resultado, el proceso de toma de decisiones es más rápido y eficiente, lo que también contribuye a aumentar la productividad empresarial general.

Proteja sus datos

De acuerdo con Investigación de Check Point (CPR), en 2022, los ciberataques mundiales aumentaron un 38% y un 19% en Francia, lo que corresponde a una media de 826 ataques semanales.

Existen varias soluciones para protegerse de los piratas informáticos, pero a menudo requieren habilidades específicas y pueden resultar costosas para su empresa. Un lugar de trabajo digital es un espacio seguro donde se almacena toda la información relativa a su empresa, sus proyectos, sus proyectos, sus empleados, sus clientes, etc. La centralización de todos estos datos en una única plataforma minimiza los riesgos de ciberataques y mejora la seguridad de sus datos.

De hecho, la centralización de los datos en un único servidor permite reducir la cantidad de espacios vulnerables que pueden ser atacados. También es más fácil supervisar posibles actividades malintencionadas, controlar el acceso a los datos y establecer procedimientos estrictos de copia de seguridad y restauración.

Mejorar la experiencia de los empleados

Hoy en día, no es fácil conservar tus talentos. En Francia, la facturación es bastante alta. Según Se atreve, en el primer trimestre de 2022, la tasa de renuncias fue del 2,7%, lo que corresponde a casi 520 000 renuncias por trimestre, incluidas 470 000 renuncias al CDI.

Si bien el salario es importante, no es el único elemento que convencerá a sus empleados de quedarse. También se debe tener en cuenta la experiencia de los empleados. De hecho, el bienestar en el trabajo es esencial, y proporcionar un entorno de trabajo flexible, dinámico e innovador que cumpla con las expectativas y los requisitos de los empleados contribuye en gran medida a este bienestar.

Por lo tanto, la centralización de las herramientas y los datos en un lugar de trabajo digital contribuye de alguna manera a mejorar la satisfacción de sus empleados. El acceso a la información es fácil y pueden trabajar desde cualquier lugar.