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5 façons efficaces de partager des informations avec les équipes

5 façons efficaces de partager des informations avec les équipes

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Publié par David Galiana, le jeudi 6 janvier 2022

On l’a vu, au travail, la communication est très importante. Une équipe performante est une équipe dont les membres communiquent quotidiennement pour s’échanger des informations, se passer des instructions, connaître les dernières nouvelles de l’entreprise / du service / du client, être informés sur la progression des tâches et / ou du projet en temps réel, savoir qui est fait quoi, signaler un problème ou s’entraider.

Cependant, aujourd’hui, avec le développement de nouveaux modes de travail (télétravail, hybride, freelancing, etc.), les membres d’une même équipe ne travaillent plus forcément dans les mêmes locaux, mais peuvent être dispersés géographiquement. Ainsi, bien communiquer avec ses collaborateurs peut devenir un véritable défi si l’on n’utilise pas les bonnes techniques ou les bons outils.

Découvrez 5 façons de communiquer efficacement au quotidien avec vos collaborateurs afin de maintenir votre équipe productive et performante.

Un appel par jour

Lorsque vous travaillez avec des collaborateurs qui se situent dans des locaux différents ou en télétravail chez eux, il peut être difficile d’organiser des réunions ou de se retrouver physiquement pour échanger tous les jours. Un appel téléphonique est un moyen simple, rapide et efficace de se saluer tous les matins, de se motiver, d’échanger des informations et de prendre des nouvelles sur les personnes ou sur les tâches à accomplir.

Vous pouvez appeler vos collaborateurs un par un, ou organiser une conférence téléphonique pour discuter avec l’ensemble de votre équipe. Ces appels regroupant tous les membres de l’équipe doivent rester assez courts. Si certains sujets doivent être discutés de manière plus approfondie, rappelez uniquement les collaborateurs concernés pour éviter de faire perdre du temps au reste de l’équipe.

Ces appels matinaux quotidiens sont importants pour maintenir un lien social entre les collaborateurs et entretenir la cohésion, surtout avec les personnes qui ne sont que rarement présentes dans les locaux de l’entreprise.

Une réunion par semaine

La réunion reste un outil de communication interne essentiel au travail. Bien organisée, elle permet de :

  • transmettre des informations ou des messages importants à votre équipe (réunion d’informations) ;
  • de faire le point sur les projets et les tâches en cours, les problèmes rencontrés et l’ambiance générale (réunion de service) ;
  • de valider des étapes et d’avancer sur un projet (réunion de revue) ;
  • d’échanger sur un sujet, d’avancer ensemble sur une tâche ou de solliciter les avis de chacun (réunion collaborative) ;
  • de trouver de nouvelles idées et de faire preuve de créativité (brainstorming),
  • de trouver des solutions à un problème et de débloquer une situation (réunion de prise de décisions).

Il est important de rassembler physiquement (ou en visioconférence) l’ensemble de votre équipe chaque semaine. Cela permet de partager des informations importantes, d’échanger sur l’actualité du service, d’entretenir et de renforcer les relations entre les membres. De plus, il est préférable de communiquer certains messages en personne, plutôt que par email.

Une newsletter hebdomadaire

Vous cherchez un moyen efficace de partager régulièrement des informations avec votre équipe ? La newsletter hebdomadaire est une excellente solution.

En effet, cet outil de communication interne est tout à fait adapté pour transmettre l’actualité de l’entreprise ou du service par email à l’ensemble de votre équipe ou à tous les salariés d’une entreprise.

Facile à mettre en place, courte et peu coûteuse, la newsletter permet de transmettre un message, une vision, de suivre l’avancement d’un projet, de présenter un nouvel arrivant, de valoriser les actions menées par un service, une équipe ou par certains salariés, etc. Bref, elle permet aux salariés d’être régulièrement informés sur ce qui se passe dans leur entreprise et au sein des différents services.

N’hésitez pas à concevoir votre newsletter pour la rendre facile et agréable à lire en y ajoutant des images et / ou des vidéos, et pourquoi pas en y insérant une pointe d’humour (si cela correspond à l’image de votre entreprise).

Un déjeuner d’équipe par semaine

Déjeuner régulièrement avec votre équipe est également un bon moyen d’échanger et de partager des informations. Il peut s’agir d’un déjeuner de travail dont l’objectif est de se retrouver autour d’un repas convivial pour avancer sur un projet en cours, communiquer sur les retours client, résoudre une situation délicate, etc.

Mais vous pouvez également organiser un déjeuner informel simplement pour partager un moment convivial avec vos collaborateurs, apprendre à mieux les connaître, discuter de leurs centres d’intérêt, et ainsi renforcer les liens et l’esprit d’équipe.

Lorsque les membres d’une équipe se connaissent et s’apprécient, ils travaillent mieux ensemble et communiquent plus facilement entre eux. Votre équipe sera donc plus performante au quotidien.

Des applications et des logiciels adaptés

Aujourd’hui, à l’heure du numérique et du télétravail, il existe une grande variété d’applications et de logiciels conçus pour faciliter les échanges et le partage d’informations entre les collaborateurs.

Parmi ces outils, on retrouve :

  • le réseau social d’entreprise (ou RSE) : cet outil collaboratif permet de connecter l’ensemble des employés d’une entreprise et favorise ainsi le partage d’informations. Comme sur les réseaux sociaux traditionnels (tels que Facebook, Twitter, Instagram ou LinkedIn), les salariés doivent créer leur profil, puis ils peuvent suivre le fil d’actualité de l’entreprise, échanger facilement avec leurs collègues ou leur responsable, proposer leurs idées, partager des infos, etc. Le réseau social d’entreprise permet une communication conviviale et moins formelle. Il est idéal pour les équipes hybrides ou géographiquement dispersées.
  • La messagerie instantanée : il s’agit d’un outil de communication reconnu pour son efficacité. Plus pratique que l’email, la messagerie instantanée permet de gagner du temps et de ne plus perdre le fil d’une conversation. Vos collaborateurs sont plus disponibles et répondent plus rapidement que par email. Il est plus facile de partager tout type d’information (vidéos, images, documents, liens, etc.) et de retrouver les fichiers envoyés.
  • Le logiciel de gestion de projet : voici l’outil idéal pour partager des informations sur vos projets. Un logiciel de gestion de projet tel que Wimi regroupe toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour travailler efficacement en équipe, centraliser vos données, échanger des fichiers, commenter un document, communiquer avec vos équipes, suivre la progression des tâches, etc. Vous organisez facilement votre travail et vous ne manquez aucune information essentielle grâce aux notifications et aux alertes.

Désormais, vous savez comment échanger efficacement des informations avec vos collaborateurs, quel que soit le lieu où ils se trouvent.

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