5 formas eficaces de compartir información con los equipos

Como hemos visto, en el trabajo, la comunicación es muy importante. Un equipo exitoso es aquel cuyos miembros se comunican a diario para intercambiar información, dar instrucciones, conocer las últimas noticias de la empresa, el servicio o los clientes, estar informados sobre el progreso de las tareas o del proyecto en tiempo real, saber quién está haciendo qué, denunciar un problema o ayudarse mutuamente.

Sin embargo, hoy en día, con el desarrollo de nuevos métodos de trabajo (teletrabajo, híbrido, trabajo independiente, etc.), los miembros de un mismo equipo ya no trabajan necesariamente en las mismas instalaciones, sino que pueden estar dispersos geográficamente. Por lo tanto, comunicarse bien con sus empleados puede convertirse en un verdadero desafío si no utiliza las técnicas o las herramientas adecuadas.

Descubra 5 formas de comunicarse eficazmente a diario con sus empleados para mantener la productividad y la eficiencia de su equipo.

Una llamada por día

Cuando trabajas con empleados que se encuentran en diferentes instalaciones o que trabajan desde casa, puede resultar difícil organizar reuniones o reunirse físicamente para hablar todos los días. Una llamada telefónica es una forma sencilla, rápida y eficaz de saludarse cada mañana, de motivarse, de intercambiar información y de obtener más información sobre las personas o las tareas que tienen entre manos.

Puedes llamar a tus empleados uno por uno u organizar una conferencia telefónica para charlar con todo tu equipo. Estas llamadas en las que participen todos los miembros del equipo deben ser bastante breves. Si es necesario seguir discutiendo ciertos temas, llame únicamente a los empleados interesados para evitar perder el tiempo del resto del equipo.

Estas llamadas matutinas diarias son importantes para mantener un vínculo social entre los empleados y mantener la cohesión, especialmente con las personas que rara vez están presentes en las instalaciones de la empresa.

Una reunión por semana

La reunión sigue siendo una herramienta de comunicación interna que es esencial en el lugar de trabajo. Bien organizada, te permite:

• enviar información o mensajes importantes a su equipo (reunión informativa);
• hacer un balance de los proyectos y tareas actuales, los problemas encontrados y el ambiente general (reunión de servicio);
• para validar los pasos y avanzar en un proyecto (reunión de revisión);
• para debatir un tema, avanzar juntos en una tarea o recabar las opiniones de todos (reunión colaborativa);
• encontrar nuevas ideas y ser creativos (lluvia de ideas),
• para encontrar soluciones a un problema y desbloquear una situación (reunión de toma de decisiones).

Es importante reunir a todo el equipo físicamente (o por videoconferencia) todas las semanas. Esto permite compartir información importante, discutir las últimas noticias sobre el servicio y mantener y fortalecer las relaciones entre los miembros. Además, algunos mensajes se comunican mejor en persona que por correo electrónico.

Un boletín semanal

¿Está buscando una forma eficaz de compartir información regular con su equipo? El boletín semanal es una gran solución.

De hecho, esta herramienta de comunicación interna es perfecta para transmitir noticias de la empresa o del servicio por correo electrónico a todo su equipo o a todos los empleados de una empresa.

Fácil de configurar, breve y económico, el boletín permite transmitir un mensaje, una visión, supervisar el progreso de un proyecto, presentar a un recién llegado, promover las acciones llevadas a cabo por un departamento, un equipo o ciertos empleados, etc. En resumen, permite a los empleados estar informados periódicamente sobre lo que sucede en su empresa y en los distintos departamentos.

No dudes en diseñar tu boletín para que sea fácil y agradable de leer añadiendo imágenes y/o vídeos, y por qué no añadiendo un toque de humor (si corresponde a la imagen de tu empresa).

Un almuerzo de equipo por semana

Almorzar regularmente con tu equipo también es una buena forma de intercambiar y compartir información. Puede tratarse de un almuerzo de trabajo cuyo objetivo sea reunirse en torno a una comida amistosa para avanzar en un proyecto en curso, comunicar los comentarios de los clientes, resolver una situación delicada, etc.

Pero también puede organizar un almuerzo informal simplemente para compartir un momento agradable con sus empleados, conocerlos mejor, discutir sus intereses y así fortalecer los lazos y el espíritu de equipo.

Cuando los miembros del equipo se conocen y se gustan, trabajan mejor juntos y se comunican entre sí con mayor facilidad. Por lo tanto, su equipo será más eficiente a diario.

Aplicaciones y software adaptados

Hoy en día, en la era de la tecnología digital y el trabajo remoto, existe una amplia variedad de aplicaciones y software diseñados para facilitar el intercambio de información entre los empleados.

Estas herramientas incluyen:

• La red social corporativa (o CSR): esta herramienta colaborativa permite conectar a todos los empleados de una empresa y, por lo tanto, promueve el intercambio de información. Al igual que en las redes sociales tradicionales (como Facebook, Twitter, Instagram o LinkedIn), los empleados deben crear su perfil, luego pueden seguir las noticias de la empresa, intercambiar fácilmente con sus colegas o su gerente, ofrecer sus ideas, compartir información, etc. La red social corporativa permite una comunicación fácil de usar y menos formal. Es ideal para equipos híbridos o dispersos geográficamente.
• Mensajería instantánea : es una herramienta de comunicación reconocida por su eficacia. Más práctica que el correo electrónico, la mensajería instantánea ahorra tiempo y ya no pierde el hilo de una conversación. Sus empleados están más disponibles y responden más rápido que por correo electrónico. Es más fácil compartir cualquier tipo de información (vídeos, imágenes, documentos, enlaces, etc.) y encontrar los archivos enviados.
• Software de gestión de proyectos : esta es la herramienta ideal para compartir información sobre sus proyectos. Software de gestión de proyectos como Wimi incluye todas las funcionalidades que necesita para trabajar eficazmente en equipo, centralizar sus datos, intercambiar archivos, comentar un documento, comunicarse con sus equipos, supervisar el progreso de las tareas, etc. Organiza fácilmente su trabajo y no se pierde ninguna información esencial gracias a las notificaciones y alertas.

Ahora sabe cómo intercambiar información de manera eficaz con sus empleados, sin importar dónde se encuentren.