Las 10 mejores herramientas de gestión colaborativa de tareas
Para ser productivo en el trabajo, es importante estar bien organizado y gestionar eficazmente su tiempo.
Esto implica, entre otras cosas, conocer las tareas que debe realizar cada día, sus plazos y su estado (pendientes, en curso, atrasadas, terminadas). Hoy en día, ya no es necesario anotar sus tareas en una hoja suelta, un post-it o un archivo de Excel, ya que existen herramientas de gestión de tareas para simplificarle la vida.
Gracias a un gestor de tareas, puede crear y planificar sus tareas, priorizarlas, seguir su progreso, asignar recursos para cada tarea, solicitar la ayuda de un colaborador, recibir notificaciones cuando una tarea está atrasada o incluso automatizar las tareas recurrentes.
Gestione mejor sus tareas diarias utilizando un herramienta de gestión de tareas colaborativa le permite ser más eficiente en la gestión global de sus proyectos, como complemento de las otras herramientas colaborativas de su equipo.
Aquí tiene una comparativa de las 10 mejores herramientas de gestión de tareas colaborativas disponibles actualmente.
1. Wimi, más que un simple gestor de tareas
Con Wimi, puede gestionar sin dificultad todas las tareas de sus proyectos.
Esta suite colaborativa 100 % francesa y altamente segura le permite crear espacios de trabajo dedicados a sus proyectos y actividades, con un espacio de almacenamiento colaborativo centralizado.
Sus datos están centralizados, lo que le proporciona una visión global de la progresión de su trabajo. Además, las numerosas funcionalidades de Wimi lo convierten en una herramienta indispensable para gestionar eficazmente todos sus proyectos y colaborar fácilmente con los miembros de su equipo, sin importar dónde se encuentren.
Entre los clientes de Wimi se encuentran Groupama, el Ministerio de Transición Ecológica y el Museo de Orsay, que han elegido un cloud profesional francés para sus datos sensibles.
Funcionalidades principales
- La creación de espacios de trabajo para cada proyecto / actividad.
- Un panel de control para ver la planificación de tareas y seguir su progreso.
- La posibilidad de filtrar las listas de tareas e importarlas desde otros gestores de tareas.
- Una multitud de funcionalidades para gestionar eficazmente sus proyectos (compartir documentos, agendas compartidas, gestión de versiones, etc.).
- El seguimiento del progreso de sus proyectos gracias a una herramienta de informes.
- La posibilidad de integrar sus aplicaciones y herramientas favoritas.
Limitaciones
Como software de gestión de proyectos todo en uno, Wimi no le convendrá si solo busca una herramienta de gestión de tareas.
Precios
- Planes a partir de 3 € por usuario y por mes. Precio decreciente en función del número de usuarios.
- Ofertas especiales para estudiantes y asociaciones.
- Prueba gratuita de 14 días.
2. monday.com
Al elegir monday.com, proporciona a sus equipos una plataforma que les permite mejorar su productividad y personalizar la organización de su trabajo.
Con este software israelí, gestionar las tareas se convierte en un juego de niños. Encontrará todos los documentos, información y comentarios relacionados con una tarea en un mismo lugar. Puede transformar una solicitud directamente en una tarea y asignar inmediatamente a un colaborador para su realización.
Puede definir el estado y la prioridad de una tarea y seguir su progreso de un vistazo en su panel de control.
Solo los clientes del plan Enterprise pueden elegir alojar sus datos en territorio europeo. Para los demás, sus datos están sujetos a la Cloud Act y a la Patriot Act, lo que plantea dudas sobre la soberanía de los datos de las empresas europeas.
Accor, Coca-Cola y Universal Music Group se encuentran entre las empresas que confían en monday.com.
Funcionalidades principales
- Un panel de control para seguir sus tareas en tiempo real.
- La posibilidad de automatizar fácilmente un gran número de tareas.
- Diagrama de Gantt y Kanban para un seguimiento sencillo y visual.
- La integración de sus herramientas en un mismo espacio.
- Los otros productos de monday.com para gestionar eficazmente todo tipo de proyectos.
Limitaciones
- Solo los clientes del plan Enterprise pueden elegir alojar sus datos en territorio europeo.
- Los datos de los demás planes están sujetos a la Cloud Act, ya que se alojan en suelo estadounidense.
Precios
- Precios a partir de 8 € al mes para la versión básica.
- Prueba gratuita.
3. MeisterTask, la gestión segura de sus tareas
MeisterTask es una plataforma austriaca que funciona con la metodología Kanban para permitirle gestionar fácilmente y visualizar todas sus tareas.
Esta herramienta colaborativa es indispensable para seguir el progreso de sus proyectos y conocer de un vistazo el estado de las diferentes tareas a realizar (pendientes / en curso / terminadas). Planifique fácilmente sus proyectos y colabore eficazmente con su equipo gracias a un gestor de tareas de alto rendimiento y a funcionalidades adaptadas (lista de verificación, agenda, notificaciones, grupos de usuarios, comentarios, etc.).
Entre las empresas que han elegido MeisterTask se encuentran Allianz y Ritter Sport.
Características principales
- Un panel de control personalizable.
- La medición del tiempo dedicado a una tarea para evaluar el rendimiento.
- La creación de listas de verificación para cada tarea.
- La posibilidad de adjuntar archivos y vincular las tareas entre sí.
- La organización personalizada de las tareas mediante un sistema de etiquetas.
Limitaciones
MeisterTask es más adecuado para equipos pequeños.
Precios
- Planes desde 8,25 € al mes.
- Una versión básica gratuita.
- Tarifas especiales para estudiantes y profesores.
4. Todoist
¿Necesitas ayuda para organizar, planificar y gestionar tus tareas en el trabajo, pero también en tu vida privada? Todoist es una aplicación sencilla e intuitiva que te permite organizar mejor tu horario.
Elige el nivel de precisión con el que quieres trabajar. Añade una tarea y complétala, o establece una fecha de vencimiento, un nivel de prioridad, crea subtareas, planifica un recordatorio y comparte o delega tus tareas.
Gracias a Todoist, liberas tu mente y eres más productivo en tu día a día.
Todoist cuenta entre sus clientes con Netflix, Apple y la NASA.
Características principales
- La visualización clara de las tareas en curso.
- El resaltado de las tareas importantes.
- La posibilidad de delegar fácilmente sus tareas.
- La visualización con tarjetas tipo Kanban y la adición de comentarios y archivos a sus tareas.
- La creación de objetivos de productividad y la visualización de su rendimiento.
Limitaciones
- Algunas funcionalidades solo están disponibles en la versión Pro.
- Para el alojamiento de datos, Todoist utiliza los servicios de Stripe, AWS y Google Workspace. Por lo tanto, sus datos están sujetos a la Ley Cloud (Cloud Act).
Precios
- Una versión gratuita.
- Planes a partir de 4 € al mes.
- Prueba gratuita de la suscripción Todoist Business durante 30 días.
5. Any.do
Es esencial estar bien organizado para gestionar eficazmente sus tareas diarias y mejorar su productividad.
Any.do es la herramienta ideal para no olvidar nada, alcanzar sus objetivos y estar perfectamente organizado, a la manera de una agenda compartida personal.
Usted crea listas de tareas que identifica por color según las prioridades y las categorías. Puede seguir fácilmente su progreso y crear recordatorios para evitar olvidos. Por último, Any.do se sincroniza en todos sus dispositivos para que pueda acceder a su lista de tareas en cualquier lugar y en todo momento.
Características principales
- Un calendario para gestionar eficazmente su tiempo.
- Recordatorios inteligentes (puntuales, recurrentes o basados en la ubicación) para no olvidar nada.
- Un planificador diario para concentrarse en sus objetivos.
- La adición de notas, subtareas y archivos adjuntos.
- La posibilidad de compartir sus listas de tareas y asignar tareas.
Limitaciones
- Es una aplicación muy sencilla a la que le faltan funcionalidades.
- Los datos están alojados en Estados Unidos, por lo que están sujetos a la Cloud Act, lo que plantea una verdadera cuestión de soberanía de los datos para las empresas europeas.
Precios
- Una versión gratuita.
- Una versión Premium a partir de 5,97 € al mes.
6. Microsoft To Do
Entre las numerosas herramientas colaborativas que ofrece el gigante estadounidense Microsoft para mejorar su productividad, existe un gestor de tareas llamado Microsoft To Do, aunque algunas empresas prefieren una alternativa a Microsoft 365 alojada en Europa.
Puede crear fácilmente sus listas de tareas y compartirlas con su equipo, tener una vista general de su día, añadir códigos de color para organizarse mejor, establecer plazos e implementar recordatorios puntuales o recurrentes para que no se le escape nada.
Microsoft To Do le ayuda a mantenerse concentrado y a alcanzar sus objetivos diarios.
Funcionalidades principales
- Compartir sus listas de tareas.
- La creación de subtareas y la adición de fechas límite y notificaciones.
- La integración de tareas con Outlook.
- Una sugerencia inteligente y personalizada de tareas para mayor eficiencia.
Limitaciones
Microsoft es una empresa estadounidense sujeta a la Cloud Act.
Precios
- Microsoft To Do por sí solo está disponible de forma gratuita.
- La oferta de Microsoft 365 comienza a partir de 5,10 € sin IVA por usuario y por mes.
- Prueba gratuita de Microsoft 365 durante 1 mes.
7. Google Keep
Al igual que Microsoft, Google también ha creado su propia herramienta de lista de tareas llamada Google Keep.
Esta aplicación le permite anotar todo lo que se le ocurra, ya sean sus tareas profesionales o sus actividades personales. En el trabajo, gracias a Google Keep, se mantiene organizado y trabaja de forma más eficiente al registrar todas sus ideas y tareas.
Puede compartir sus listas de tareas con sus colaboradores, añadir documentos, fotos y archivos de audio, y crear recordatorios para no olvidar nada.
Funcionalidades principales
- La transcripción automática de un archivo de audio a una nota escrita.
- La posibilidad de transformar una foto en texto.
- La creación de recordatorios basados en la hora o el lugar.
- El acceso simplificado a tus listas de tareas en las otras herramientas de Google.
- La posibilidad de ordenar tus notas por color, etiqueta o atributo.
Limitaciones
Como empresa estadounidense, Google está sujeta a la Ley de la Nube (Cloud Act).
Precios
- Google Keep está disponible de forma gratuita para particulares.
- Los planes de Google Workspace comienzan en 4,68 € por usuario y mes.
- Prueba gratuita de 14 días.
8. Trello
Al igual que Wimi, Trello es un software de gestión de proyectos que puede utilizarse perfectamente como gestor de tareas.
Gracias a sus listas y tableros, Trello le permite obtener una visión clara y precisa del progreso de sus tareas y de quién hace qué gracias a un kanban en línea.
Esta herramienta visual puede personalizarse para adaptarse a los métodos de trabajo de su equipo y así mejorar su productividad diaria. Asigne fácilmente colaboradores a sus tareas, establezca fechas límite, cree subtareas, deje comentarios, añada archivos adjuntos y siga su progreso de un vistazo.
Entre los clientes de Trello se encuentran Zoom, Visa o incluso John Deere.
Características principales
- La visualización de tareas y proyectos de diferentes maneras (tablero, cronograma, calendario, etc.).
- La posibilidad de automatizar fácilmente ciertas tareas.
- Una variedad de plantillas disponibles, fáciles de usar y probadas por la comunidad Trello.
- La creación de recordatorios para no perder ninguna fecha límite.
- La integración con tus herramientas favoritas.
Limitaciones
- Esta herramienta todo en uno no te convendrá si solo buscas un gestor de tareas.
- Trello es una empresa estadounidense, por lo que tus datos no están alojados en territorio europeo y están sujetos a la Cloud Act.
Precios
- Una versión gratuita.
- Planes de pago a partir de 5 € por usuario al mes.
- Descuentos para asociaciones sin ánimo de lucro y centros educativos.
9. Pomotodo
Seguramente conoces la método Pomodoro que consiste en trabajar por intervalos de 25 minutos para ser más eficiente.
La aplicación Pomotodo se inspira en esta técnica para que seas más productivo en la gestión de tus tareas. Es una herramienta sencilla pero eficaz para listar tus tareas, clasificarlas por prioridad, destacarlas, etc.
Sabe cuánto tiempo dedica a cada tarea y, de este modo, puede seguir y evaluar su productividad cada día.
Funcionalidades principales
- Un cronómetro para contabilizar el tiempo dedicado a cada tarea.
- Estadísticas para conocer su ritmo de trabajo y el número de tareas realizadas en un período determinado.
- Un historial de las tareas realizadas.
- La aplicación está disponible en línea, para escritorio y en móvil.
Limitaciones
- No es posible la integración.
- Pomotodo es una empresa china, por lo que sus datos no están alojados en territorio europeo.
Precios
- Una versión gratuita.
- Una versión Pro con más funcionalidades a partir de 3,90 € al mes.
- Un descuento del 50 % para estudiantes y profesores.
10. Notion
El software colaborativo Notion le ayuda a ser más eficiente, especialmente al centralizar su trabajo, sus documentos y sus datos en una única plataforma.
Colabora eficazmente con sus colegas en sus proyectos, independientemente de dónde se encuentren. Y gestiona fácilmente sus tareas personalizando el software para que se adapte a sus necesidades.
Notion es una herramienta todo en uno que combina múltiples funcionalidades para que pueda ser más eficiente en la gestión de sus tareas diarias, como si fuera una suite ofimática colaborativa moderna.
Capgemini, AXA Climate y Qonto son algunas de las empresas que utilizan Notion.
Funcionalidades principales
- La toma de notas.
- La creación de tablas con vista Kanban.
- El uso de plantillas listas para usar.
- La personalización de su espacio de trabajo.
- El apoyo de la comunidad si necesita ayuda o recursos.
Límites
Como empresa con sede en Estados Unidos, Notion está sujeta a la Ley Cloud.
Precios
Planes para equipos a partir de 8 € por usuario al mes.
Hoy en día, la gestión de tareas nunca ha sido tan sencilla gracias a la multitud deherramientas colaborativas disponibles. Nuestra comparativa te permite evaluar las diferentes ofertas. No dudes en probar las versiones gratuitas o aprovechar la prueba gratuita para encontrar el gestor de tareas que mejor se adapte a ti y a tus necesidades.
