14 KPI que debes conocer para evaluar el seguimiento de un proyecto

Al gestionar un proyecto, siempre debes vigilar la fecha límite, el presupuesto, el alcance del proyecto y la calidad del trabajo realizado. Por lo tanto, para saber en qué punto se encuentra la realización de su proyecto, es esencial utilizar los KPI (indicadores clave de rendimiento en inglés), también denominados indicadores clave de rendimiento (KPI).

Podemos comparar la gestión de un proyecto con la conducción de un coche, no puedes prescindir del salpicadero y sus numerosos indicadores para avanzar tranquilamente hasta tu destino:

• el tacómetro para saber cuándo cambiar de marcha;
• el velocímetro para saber la velocidad a la que conduce;
• El indicador de combustible le indica si tiene suficiente combustible para llegar a su destino;
• las distintas luces garantizan el correcto funcionamiento de su vehículo.

Estos instrumentos de a bordo le permiten saber que llegará a su destino sin problemas. Lo mismo ocurre con los KPI de administrar tus proyectos.

Lo que necesita saber sobre los KPI (o indicadores de rendimiento del proyecto)

Un KPI o indicador clave de rendimiento permite evaluar el rendimiento de un proyecto en relación con objetivos específicos. Siempre es un indicador preciso y mensurable, que debe definirse al principio del proyecto para que sea relevante. Te permite saber en qué punto estás logrando tus objetivos, cuáles son los puntos en los que estás teniendo éxito y en qué puntos estás teniendo dificultades. El KPI es un indicador preciso y mensurable que debe definirse al principio del proyecto para que sea relevante.

Los KPI facilitan la gestión de proyectos porque ofrecen una visión general rápida del estado del proyecto en un momento determinado. De hecho, cada KPI le proporciona información precisa que le permite evaluar una situación en un momento dado y tomar la decisión adecuada.

Para utilizar los KPI de forma eficaz, recuerde solo un indicador:

• debe estar asociado a un objetivo específico;
• debe ser realista, mensurable y estar sujeto a plazos al mismo tiempo;
• implica necesariamente una decisión (incluso la decisión de no actuar);
• nunca es mudo;
• debe ser simple y comprensible para todos.

Elija sus propios indicadores con su equipo y las personas involucradas en el proyecto (clientes, proveedores, etc.) desde el inicio del proyecto.

¿Cuáles son los beneficios del monitoreo de proyectos para las empresas?

El seguimiento del proyecto es esencial para garantizar el rendimiento, ya que permite identificar rápidamente las posibles diferencias entre los objetivos iniciales y, por lo tanto, estar en condiciones, si es necesario, de anticipar y gestionar los problemas.

A lo largo del proyecto, los KPI te permitirán comunicarte eficazmente con tu equipo, pero también con todas las partes interesadas, sobre el progreso del proyecto.

Por último, los indicadores de desempeño son un elemento clave en el proceso de mejora continua. Al analizar periódicamente los distintos KPI, es posible identificar los puntos de bloqueo y mejorar el rendimiento general del proyecto. Sobre todo porque esta información también es muy útil para tomar decisiones estratégicas con pleno conocimiento de los hechos a fin de tomar las decisiones correctas en el momento adecuado.

4 categorías de KPIs para monitorizar y monitorizar tus proyectos

Si bien los KPI del proyecto son esenciales, es necesario elegirlos cuidadosamente para garantizar su eficacia. Para ello, recuerda que un indicador debe estar asociado a un objetivo específico, pero también debe ser realista, medible y definido en el tiempo. Este KPI también debe ser simple para que todo el mundo pueda entenderlo e implica necesariamente una decisión (incluso la decisión de no actuar).

Hay cuatro categorías de KPI:

• Indicadores de costos le permiten comprobar que su proyecto no supera el presupuesto asignado.
• Indicadores de retraso son esenciales para verificar que el proyecto cumple con los plazos y no se retrasa.
• Indicadores de calidad le ayudan a garantizar la calidad del trabajo realizado.
• Indicadores de eficacia y el progreso del proyecto le permiten saber si está gestionando el proyecto de manera eficaz, si el presupuesto, los recursos y el tiempo se utilizan con prudencia y si el progreso del proyecto es satisfactorio.

14 KPI para medir el seguimiento de tu proyecto

Descubra 14 KPI clasificados por categoría para ayudarle a gestionar mejor sus proyectos.

Indicadores de costos

Los indicadores de costos son estratégicos porque te permiten controlar que tu proyecto no supere el presupuesto asignado.

1. Coste real : cálculo del coste real del proyecto. Se mide sumando todos los gastos actuales del proyecto.
2. Costos no planificados : son todos los gastos incurridos pero no planificados originalmente en el proyecto.
3. Coste de los retrasos: este KPI le permite saber cuánto le está costando su retraso. Se calcula sumando los gastos adicionales relacionados con el retraso, como las horas extras, el mantenimiento, la resolución de problemas, etc.
4. Brecha de costos del proyecto: calcule la diferencia entre el costo real del proyecto y el costo originalmente planificado. Cálculo: (costo real — costo estimado) /costo estimado.

Indicadores de retraso

Los indicadores de plazos son esenciales para verificar que el proyecto cumple con los plazos y no se retrasa.

1. Tasa de retraso : este KPI permite conocer el porcentaje de retraso en comparación con el cronograma planificado originalmente.Cálculo: (tareas no realizadas/tareas planificadas) X 100
2. Duración de una tarea : útil para medir el tiempo necesario para completar una tarea, especialmente las tareas recurrentes.
3. Brecha de duración : mide si una tarea o un hito tarda más en completarse de lo que originalmente planeaste. Cálculo: (duración real - duración inicial) /duración inicial
4. Brecha de retardo : este indicador mide si se ha adelantado, puntual o retrasado al iniciar el proyecto. Cálculo: tiempo planificado originalmente: tiempo utilizado actualmente Un resultado negativo indica que aún le queda tiempo para continuar con el proyecto.

Indicadores de calidad

Los indicadores de calidad ayudan a supervisar la calidad del trabajo realizado.

1. Satisfacción del cliente : un indicador de calidad excelente que se puede medir mediante un cuestionario de satisfacción, así como mediante la lealtad de los clientes o consumidores.
2. Número de errores : Este KPI indica el número de veces que ha tenido que rehacer una tarea o volver a trabajar en un elemento. Los errores tienen un impacto en el presupuesto y el cronograma del proyecto.
3. Quejas de clientes : al igual que la satisfacción del cliente, es un buen indicador de la calidad del proyecto y del trabajo realizado.

Indicadores de eficacia y el progreso del proyecto

Los indicadores de calidad ayudan a supervisar la calidad del trabajo realizado.

1. Tasa de avance : como su nombre indica, este KPI te permite saber cuál es el progreso de tu proyecto.Cálculo: (tareas completadas/tareas planificadas) X 100
2. Número de tareas o hitos completados : es otro buen indicador del progreso del proyecto.
3. Tiempo dedicado al proyecto : En cualquier punto del proyecto, compare las horas ya trabajadas con las horas planificadas originalmente para ver si usted y su equipo son eficaces. Si la cantidad de horas invertidas es mayor de lo esperado, es posible que tengas que revisar la estimación del tiempo necesario para completar el proyecto.

¿Tres mejores prácticas para configurar los KPI de monitoreo de proyectos?

Al configurar los KPI, es importante seguir algunas prácticas recomendadas para garantizar su eficacia.

1. Defina las funciones y los procesos de control

Para cada objetivo, designe un gerente y defina los procesos de control con antelación. Esto permite evitar posibles tensiones durante el proyecto, a medida que cambien los objetivos del proyecto o los indicadores de desempeño.

2. Configuración de la infraestructura de un proyecto

A continuación, debe configurar una infraestructura de supervisión del rendimiento y del proyecto adaptada. Por lo tanto, un software de gestión de proyectos como Wimi es ideal para monitorear su proyecto y sus KPI de manera transparente y profesional.

3. Revise sus KPI de acuerdo con sus objetivos

Por supuesto, los indicadores de rendimiento no son fijos. Por el contrario, debes mantener un enfoque ágil en todo momento y actualizar los KPI de tu proyecto si es necesario.

El ajuste de los KPI fluctúa según el estado del proyecto. Por lo tanto, como parte de un proyecto de aceleración, la frecuencia de revisión de los KPI debe ser casi diaria. Si el proyecto es bastante lento, te recomendamos que revises tus indicadores de rendimiento una vez cada dos semanas.

Un proceso de revisión efectivo implica recopilar datos, analizar los resultados para identificar posibles desviaciones de los objetivos y, finalmente, ajustar los objetivos o los KPI de acuerdo con estos resultados.

Aproveche el potencial de una herramienta de gestión de proyectos para supervisar sus KPI

Para garantizar el logro de los objetivos y simplificar su vida, utilice el Software de gestión de proyectos Wimi. Usted y su equipo pueden crear y actualizar directamente sus KPI en tiempo real, tener una visión precisa del progreso del proyecto y evaluar el desempeño de su equipo y el del proyecto con facilidad.

Esta lista de indicadores de rendimiento no es exhaustiva. Hay muchos otros e incluso puedes crear tus propios KPI.

Por último, hazte la vida más fácil usando un software de gestión de proyectos. Usted y su equipo pueden crear y actualizar directamente sus KPI en tiempo real, tener una visión precisa del progreso del proyecto y evaluar el desempeño de su equipo y el del proyecto.