8 pasos clave para lanzar un proyecto con éxito

Vamos, acabas de ser nombrado director de proyecto en un proyecto completamente nuevo. Estás entusiasmado y entusiasmado por asumir este nuevo desafío.

Gestionar un proyecto de la A a la Z es una verdadera aventura que te aportará una gran experiencia tanto profesional como personal. Sin embargo, para evitar que esta aventura se convierta en un desastre, el lanzamiento del proyecto es un paso muy importante que debe prepararse cuidadosamente.

¿Cómo lanzar un proyecto con éxito?

1. ¿Definirás un objetivo claro?
2. La lista de tareas y el cronograma que establecerás
3. Un presupuesto que establecerás
4. Los riesgos potenciales que identificará
5. Un equipo exitoso que elegirás
6. Crearás cohesión de equipo
7. Herramientas eficaces que adoptará
8. La reunión de lanzamiento del proyecto que organizarás

Es esencial comenzar sobre una base sana y sólida, y crear una dinámica positiva que lo acompañe durante todo el proyecto. Siga estos 8 pasos clave para lanzar su proyecto con éxito.

1. ¿Definirás un objetivo claro

Un proyecto cumple con un objetivo específico. Para que todo el equipo trabaje en pos de este objetivo final, es necesario definirlo de la forma más clara posible. Para ello, utilice el método SMART.

• S para específico : Defina su objetivo de forma clara y sencilla, y asegúrese de que sea comprensible para todos.
• M para mensurable : debes poder medir el progreso de tu proyecto usandoindicadores clave de rendimiento (o KPI).
• A para lo aceptable y lo ambicioso : el objetivo a alcanzar debe ser motivador para el equipo. Debería ser un desafío, pero no imposible de lograr. En resumen, debe ser razonable pero ambicioso.
• R para realista : tenga en cuenta sus diversas limitaciones (presupuesto, plazos, recursos, etc.) y establezca un objetivo realista.
• T para definido temporalmente : es imperativo definir un plazo en el que se debe alcanzar el objetivo.

2. La lista de tareas y el cronograma que establecerás

Ahora que tienes una meta específica, necesitas desarrollar tu plan de acción para alcanzarla. Consiste en dividir el proyecto en hitos y tareas, es decir, en diferentes etapas, cada una con una meta a alcanzar que te llevará gradualmente a alcanzar tu objetivo final. No dudes en pedir ayuda para asegurarte de no olvidar ninguna tarea.

Una vez que hayas enumerado todas las tareas necesarias para completar tu proyecto, debes definir con tu cliente la lista de prioridades, es decir, clasificar las tareas en orden de importancia y urgencia (puedes ayudarte con la Matriz de Eisenhower).

Luego, planifique el progreso de los distintos hitos y tareas del proyecto para completarlo según lo programado. Sea flexible, deje margen de maniobra y no dude en revisar su cronograma con regularidad, ya que inevitablemente se enfrentará a imprevistos o problemas que pueden afectar su planificación.

3. Un presupuesto que establecerás

A menos que tenga un presupuesto ilimitado, lo cual es bastante raro, debe determinar el presupuesto que necesita para completar su proyecto. El objetivo no es superar el presupuesto asignado.

Para hacer una estimación precisa, confíe en proyectos anteriores similares al suyo y pregunte a los expertos en cada campo el costo requerido para completar sus tareas.

Por último, al igual que con la planificación, permita un margen de seguridad adicional del 10 al 15% para hacer frente a posibles imprevistos y sobrecostos presupuestarios.

4. Los riesgos potenciales que identificará

Como el riesgo cero no existe en la gestión de proyectos, debes identificar los riesgos potenciales de tu proyecto tan pronto como se lance.

Para ello, reúne a tu equipo y:

• enumerar todos los riesgos posibles (financieros, humanos, temporales, organizativos, etc.),
• evaluar y priorizar los riesgos de acuerdo con su impacto y la probabilidad de que ocurran,
• Defina un plan de acción si se producen (eliminar el riesgo, limitar sus efectos o modificar el proyecto).

5. ¡Un equipo exitoso que elegirás!

Para tener éxito en su proyecto, rodéese de colaboradores competentes con experiencia en diversos campos. Además, asegúrese de que estén capacitados en las técnicas de gestión de proyectos y que les gusta trabajar en equipo. Elija personas con personalidades compatibles en la medida de lo posible para evitar tensiones y conflictos.

Por último, como gerente de proyectos, defina con precisión los roles, responsabilidades y funciones de cada miembro de su equipo. Para que un equipo funcione con eficacia, cada miembro debe saber qué debe hacer y qué están haciendo los demás.

6. Crearás cohesión de equipo

Incluso en un equipo con los empleados más talentosos, si nadie se lleva bien y se aprecia, será difícil hacer un buen trabajo. De ahí la importancia de crear cohesión en el equipo desde el principio del proyecto, porque un equipo que se lleva bien será más eficiente, colaborará más y se mantendrá unido en los momentos difíciles.

Primero, asegúrate de que todos se conozcan porque es aún más divertido trabajar juntos. Evita las presentaciones aburridas y sé creativo. Por qué no jugar un pequeño juego, por ejemplo, para aprender a descubrirse y apreciarse mutuamente.

Luego, mantenga y fortalezca las relaciones dentro de su equipo organizando regularmente actividades de formación de equipos, eventos y oportunidades divertidas para reunirse. Un almuerzo de equipo clásico Durante la clase de cocina más original, no faltan ideas para construir relaciones, crear un buen ambiente y desarrollar un sentido de pertenencia dentro de tu equipo de proyecto.

7. Herramientas efectivas que adoptará

Para facilitarte las cosas y promover la colaboración y la comunicación dentro de tu equipo, opta por un solución de gestión de proyectos. Por ejemplo, un software como Wimi te permite centralizar todos los datos de tu proyecto en un solo espacio al que pueden acceder todos los participantes. Administra fácilmente sus tareas y visualiza rápidamente el progreso de proyecta y debate con tus colaboradores en cualquier momento. En resumen, es una herramienta esencial para organizar el trabajo en equipo y gestionar de forma eficaz todos tus proyectos.

8. La reunión de lanzamiento del proyecto que organizarás

También llamada reunión inicial, la reunión de lanzamiento del proyecto es esencial para un buen comienzo de un proyecto porque te permite:

• reunir a todas las personas interesadas en el proyecto;
• recordar el contexto, los desafíos y los objetivos del proyecto;
• dar el plan de acción y explicar las diferentes etapas del proyecto;
• aclarar las funciones y responsabilidades de todos;
• definir las reglas de operación;
• hablar sobre los posibles riesgos

Esta reunión es importante porque permite lanzar oficialmente el proyecto.

¡Ahí lo tienes, tienes todas las claves en la mano para lanzar tu proyecto con éxito!