Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ?
La gestion de projet est une discipline qui requiert de la préparation, de l’organisation, de la rigueur et de la flexibilité. Le chef de projet doit être présent sur tous les fronts et il a besoin d’outils pour lui faciliter la tâche. Et quel meilleur outil que le logiciel de gestion de projet ? Polyvalent et facile à utiliser, il favorise la collaboration au sein de l’équipe projet et permet d’organiser efficacement tous les aspects d’un projet afin de le mener à bien, tout en respectant les délais et le budget.
Vous utilisez toujours Excel et vous hésitez à acquérir un logiciel de gestion de projet ? Découvrez 7 raisons qui vont vous convaincre d’utiliser cet outil indispensable.
1. Faciliter le suivi et le reporting
L’avantage principal d’un logiciel de gestion de projet, c’est qu’il vous permet de visualiser en un clin d’œil l’état d’avancement de vos projets. Ainsi, vous avez une vision globale de tout ce qui se passe en temps réel : vous suivez la réalisation des tâches, vous surveillez le respect du planning et les retards éventuels, et vous organisez la charge de travail de vos collaborateurs. Bref, vous pouvez piloter efficacement vos projets, mais aussi informer vos clients et/ou à vos supérieurs hiérarchiques de son évolution.
Autre atout important : vous avez accès à différents indicateurs et outils de reporting vous permettant de suivre, de surveiller et d’analyser les différents paramètres du projet en temps réel, comme les dépenses ou le temps passé sur chaque tâche.
2. Organiser et planifier les tâches
Pour garantir la réussite d’un projet dans les temps et éviter qu’il ne s’éternise, vous devez faire preuve d’organisation. Avec votre solution de gestion, vous posez les différents jalons du projet et vous planifiez en détail les tâches à accomplir. De cette façon, tous les membres de l’équipe connaissent les échéances de chaque tâche et les dates clés du projet, et surtout, ils savent précisément sur quelles tâches ils doivent intervenir et à quel moment.
De plus, vous n’avez plus à jongler entre différents outils car toutes les fonctionnalités et les informations dont vous avez besoin sont regroupées sous une seule et même plateforme. De quoi simplifier grandement votre travail au quotidien.
3. Favoriser la communication et la collaboration
Pour travailler efficacement en équipe, la communication et la collaboration sont essentielles. Le logiciel de gestion de projet est un excellent outil collaboratif qui intègre des outils de communication indispensables. Finis les emails oubliés, supprimés par erreur ou ceux dont on a perdu le fil de la conversation. Avec votre nouveau logiciel, échangez des messages instantanés avec vos collaborateurs pour une modification ou un feedback rapide, ou contactez un collègue qui n’est pas au bureau via un appel vidéo pour éclaircir un point.
Vous pouvez gérer facilement les droits d’accès aux différents documents relatifs à vos projets. Invitez votre client à valider directement un document via le logiciel ou demandez à un fournisseur de modifier son planning de livraison en quelques clics.
Marre de ne jamais travailler sur la bonne version d’un document ? Désormais, la plupart des logiciels de gestion de projet sont équipés d’un système de gestion des versions permettant à plusieurs personnes de travailler sur le même fichier en même temps. Ainsi, vous savez que vous êtes toujours sur la dernière version d’un document, tout en conservant l’historique des modifications.
4. Faciliter la mobilité des équipes
La plupart des logiciels de gestion de projet fonctionnent en ligne et peuvent être installés sur tous vos appareils (ordinateur fixe et portable, smartphone et tablette). Ainsi, vous pouvez l’utiliser à tout moment et partout où vous vous trouvez : parfait pour rester informé de l’évolution du projet en temps réel. C’est un avantage indéniable si vous êtes régulièrement en déplacement, si vous travaillez depuis chez vous ou si vous collaborez avec une équipe dont les membres sont dispersés aux quatre coins du pays ou du monde.
Grâce au logiciel de gestion de projet, vous restez connecté avec toute votre équipe et vous collaborez facilement ensemble, échangez des documents, faites des commentaires ou dialoguez en temps réel, comme si tous vos collaborateurs se trouvaient dans le même bureau.
5. Gagner du temps
Fini le temps perdu à chercher des documents ou à retrouver la dernière version d’un fichier. Désormais, tous les documents, les informations nécessaires à la réalisation du projet ainsi que les échanges avec les personnes concernées sont centralisés sur une plateforme unique et accessible à tous les acteurs du projet. Le logiciel de gestion de projet facilite le partage et l’échange de fichiers, ce qui vous fait gagner un temps précieux.
6. Prendre les bonnes décisions
Puisque vous avez une vision claire de l’avancement du projet en temps réel, il vous est plus facile de prendre les bonnes décisions au bon moment. Par exemple, vous pouvez anticiper le retard éventuel d’une tâche en assignant une personne supplémentaire à sa réalisation. De plus, des alertes et des notifications vous informent de l’activité sur le projet, ce qui vous permet de réagir immédiatement en cas de problème.
7. Profiter d’un essai gratuit
Pour vous convaincre d’adopter le logiciel de gestion de projet, n’hésitez pas à l’essayer. Wimi vous propose un essai gratuit de 14 jours, sans engagement. Un bon moyen de vous familiariser avec l’outil et ses différentes fonctionnalités, et surtout de voir s’il correspond à vos besoins. Attention, une fois que vous l’aurez essayé, vous et votre équipe ne pourrez plus vous en passer. On vous aura prévenu !