Dans le cadre du travail collaboratif, il est régulièrement indispensable d’exploiter un document partagé pour effectuer différentes tâches. Stocker des documents en ligne devient alors une nécessité pour que chaque membre de l’équipe puisse accéder à tout moment aux ressources utiles à son travail. Sur cette page, nous vous en disons plus sur le stockage en ligne, son fonctionnement, mais aussi les meilleurs services cloud du marché.
Qu’est-ce que le stockage de documents en ligne ?
Pour commencer, étudions de plus près ce qu’est le stockage de documents en ligne. Cette expression peut désigner une action ou un service en ligne. Le but de ce dernier est de stocker vos différents fichiers et documents sur le Web, c’est-à-dire sur des serveurs distants. Ces fichiers peuvent aussi bien être une photo ou qu’un fichier texte par exemple.
Ce service digital présente plusieurs avantages non négligeables :
- Accessibilité de la donnée : Dès qu’ils sont stockés sur le Web, tous vos fichiers deviennent accessibles par internet, à tout moment et depuis n’importe quel appareil via une simple application.
- Partage avec les pairs : Cette fluidité de fonctionnement vous permet de partager en quelques instants les documents de travail avec vos collègues, en toute sérénité.
- Sécurité des informations : Cela peut vous paraître contre-intuitif, mais vos données sont plus en sécurité sur un serveur en ligne. Ces derniers peuvent proposer une sécurité optimale lors du transfert ainsi que le chiffrement de bout en bout.
- Sauvegarde des données : En stockant vos fichiers sur internet, vous évitez les pertes de données éventuelles. À tout instant, les fichiers utilisés par vos équipes sont automatiquement sauvegardés en ligne.
Les meilleures solutions de stockage en ligne
Différentes solutions de stockage sur le Web sont disponibles sur le marché. Chaque logiciel possède ses propres atouts et ses inconvénients.
Voici une sélection des meilleurs plateformes disponibles actuellement :
- Google Drive : Service de stockage en ligne de Google qui doit nécessairement être lié à un compte Gmail. Propose différents services intégrés, dont une suite bureautique.
- OneDrive : Microsoft OneDrive est l’outil proposé par Microsoft. Il est intégré à la suite Office, mais peut aussi être utilisé de manière autonome.
- Wimi Drive : Cette solution fait partie de l’outil collaboratif tout-en-un Wimi. Simple à utiliser et sécurisée, la plateforme a commencé son processus de qualification SecNumCloud.
- MediaFire : Son offre s’adresse aussi bien aux particuliers qu’aux entreprises et permet de stocker les fichiers photo, vidéo, audio, mais aussi les documents de travail. L’outil propose une offre gratuite.
- Oodrive : Cette plateforme de stockage de documents intègre quelques options intéressantes comme une fonctionnalité permettant de signer électroniquement les documents.
- pCloud drive : Classique, mais complet pCloud propose à vos collaborateurs de stocker les fichiers, puis des les consulter, les modifier, les partager et les sauvegarder.
- Dropbox : Rapide à déployer, la solution Dropbox n’est pas intégrée à une suite bureautique contrairement à Google Drive ou Wimi Drive. L’outil se limite au stockage et au partage de fichiers et d’images.
- iCloud Drive : iCloud est la plateforme en ligne proposée par Apple. Elle est donc idéale pour les entreprises fonctionnant sous son écosystème matériel et logiciel.
Le stockage cloud, une solution incontournable pour l’hébergement de vos fichiers
Maintenant que nous nous sommes demandé quel est le meilleur hébergeur de fichier, il est important de comprendre pourquoi ils sont stratégiques pour votre entreprise.
Avant tout, ils facilitent grandement la gestion des documents, quel que soit leur type. En effet, un outil adapté et spécialisé offre la possibilité aux collaborateurs d’accéder à tout moment et où qu’ils soient à la version numérique d’un fichier De plus, il est aisé de stocker des fichiers volumineux et de les partager en quelques instants. Enfin, la sécurité et la confidentialité des données sont généralement maximales sur les plateformes de stockage de documents. Pour un usage professionnel, il est donc fortement recommandé d’avoir recours à de tels services pour optimiser la gestion de la donnée.
Comment fonctionne le stockage cloud ?
Le fonctionnement du stockage cloud est simple. Dès que vous décidez de stocker un fichier sur le service Web, votre document est téléchargé sur des serveurs distants. Ces derniers sont le plus souvent intégrés à des data center sécurisés. Il est alors possible de consulter les documents, les modifier ou les supprimer en quelques clics en accédant à ces données en ligne via votre espace client.
Bien sûr, pour faire le meilleur choix pour votre entreprise, il est nécessaire de se renseigner sur comment choisir un cloud sécurisé. Différents paramètres devront alors être pris en considération tels que la localisation des données en France ou le degré de sécurisation des données d’entreprise.
Dans tous les cas, l’important est de bien définir en amont vos besoins afin d’identifier les services les plus adaptés aux problématiques spécifiques de votre entreprise. En effet, selon vos processus d’entreprise et votre secteur d’activité, vos attentes en termes de stockage cloud peuvent fortement varier.
