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Quel budget pour la digitalisation de son organisation ?

Quel budget pour la digitalisation de son organisation ?

Budget
Publié par Benjamin Hermitte, le mardi 24 janvier 2023, mis à jour le vendredi 27 janvier 2023

Le numérique a totalement bouleversé et modifié nos vies aussi bien privées que professionnelles. Désormais, smartphones, ordinateurs et tablettes sont devenus d’incontournables outils pour consommer, échanger avec les autres et travailler, cela demande un certain budget.

En entreprise, les multiples applications, logiciels et autres plateformes de collaboration ont modifié les méthodes de travail et permettent aux salariés d’être plus performants et productifs au quotidien. Aujourd’hui, le fonctionnement des organisations a évolué et toutes les données (ou presque) sont traitées et stockées numériquement. Documents de travail, factures, notes de frais, etc. sont créés et complétés directement sur des supports digitaux, laissant papier et stylos dans les tiroirs.

La majorité des entreprises a déjà effectué sa transformation digitale, mais pour celles qui ne sont pas encore passées au tout numérique, une question peut les freiner : combien coûte la digitalisation de son organisation ?

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Qu’est-ce que la transformation digitale ?

Pour une entreprise, la transformation digitale consiste à modifier son organisation, son fonctionnement, sa culture, sa stratégie et ses méthodes de travail pour y intégrer les nouvelles technologies digitales. Pour cela, l’entreprise doit adopter des outils numériques variés qui lui permettent d’améliorer l’expérience employé, l’expérience client ainsi que sa rentabilité.

La transformation digitale implique notamment la dématérialisation des documents, la mise en place de la signature électronique, l’utilisation d’applications et de logiciels divers pour favoriser la collaboration et faciliter la communication au sein des équipes. Parmi les outils numériques professionnels les plus utilisés actuellement, on trouve notamment :

  • la messagerie instantanée,
  • un système de visioconférence,
  • le CRM (Customer Relationship Management ou Gestion de la Relation Client),
  • le logiciel de gestion de projet,
  • un outil de gestion de contenu,
  • un outil de stockage en ligne,
  • les outils de gestion des ressources humaines (recrutement, paie, congés, etc.),
  • le réseau social d’entreprise.

Aujourd’hui, la transformation numérique est devenue un impératif pour toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, afin qu’elles continuent d’exister de façon pérenne, d’attirer de nouveaux clients et de se développer.

Pour réussir votre digitalisation, découvrez quel budget vous devez prévoir.

Combien coûte la transformation digitale ?

Il est difficile de donner un chiffre précis lorsqu’il s’agit du coût de la transformation digitale car, comme pour beaucoup de choses, cela va dépendre de vos besoins, de vos exigences, de vos choix et de la qualité désirée. Votre budget peut également passer du simple au double si vous partez de zéro ou si vous avez déjà commencé à vous digitaliser.

Voici les éléments que vous devez prendre en compte pour la digitalisation de votre organisation, et une idée du budget que vous devrez y consacrer.

Acquérir le matériel et les outils numériques indispensables

Pour commencer, vous devrez probablement acquérir de nouveaux équipements informatiques performants. Cela inclut :

  • des ordinateurs de bureau (entre 400 et 1500 € l’unité)
  • des ordinateurs portables (entre 800 et 1000 € pour un appareil de milieu de gamme),
  • des accessoires de base (enceintes, câbles, etc.),
  • des imprimantes multifonctions (entre 150 et 900 € l’unité),
  • des smartphones (entre 400 et 1000 € l’unité),
  • éventuellement des tablettes (entre 350 et 800 € l’unité),
  • des logiciels.

Pour éviter des dépenses inutiles, n’oubliez pas de bien définir vos besoins en amont.

Sachez également qu’il est possible de louer vos équipements informatiques plutôt que de les acheter. Cela vous permet de les renouveler plus facilement et à moindres frais dès qu’ils sont obsolètes.

Pour les logiciels, plutôt que d’acheter une licence, vous pouvez opter pour le SaaS (Software as a Service). Il s’agit d’un abonnement mensuel qui inclut divers services en plus de l’utilisation du logiciel, comme la maintenance, l’assistance, la gestion des sauvegardes, etc.

Enfin, notez que, selon Manaps, le budget informatique moyen pour les entreprises françaises représente entre 2 et 4 % du chiffre d’affaires, avec un maximum de 9 % pour les entreprises de services financiers (banques, assurances…).

La migration des données

Lors de la transformation digitale de votre entreprise, il est essentiel de digitaliser vos données et de les transférer vers vos appareils, logiciels et/ou espaces de stockage. C’est ce qu’on appelle la migration des données. Celle-ci doit être effectuée méticuleusement pour éviter toute fuite, perte, piratage ou infiltration de virus.

La migration de vos données peut être réalisée par une entreprise compétente à laquelle vous devrez demander un devis ou via un logiciel spécialisé (comme Microsoft Azure Data Box ou Acronis) dont les tarifs sont généralement sur demande.

Prévoir maintenance, support et assistance

Lors de la digitalisation de votre entreprise, il est important de prévoir un budget dédié à la maintenance des équipements informatiques, mais aussi au support et à l’assistance de vos collaborateurs en cas de problèmes techniques ou de pannes sur un appareil ou un logiciel.

Peut-être disposez-vous de votre propre service informatique avec des techniciens en interne pour se charger des réparations, de l’accompagnement et du support des salariés ainsi que des mises à jour logicielles. Dans ce cas, c’est très bien.

Mais si ce n’est pas le cas, des sociétés comme Itaia ou Computerland peuvent vous fournir ce type de services. Le mieux est de leur demander directement un devis en fonction de vos besoins.

Former les salariés aux nouveaux outils

La formation est un poste essentiel dans la transformation digitale d’une organisation. Il ne doit donc pas être négligé. En effet, beaucoup de salariés risquent de s’opposer à la digitalisation de leur métier par peur du changement et de ne plus être capable de faire leur travail. Il est donc impératif de les former aux nouveaux outils et aux nouvelles pratiques mis en place. L’objectif est qu’ils acquièrent les compétences nécessaires, qu’ils soient rassurés, se sentent en confiance et qu’ils continuent à être productifs au quotidien. Vous devez également former les nouveaux salariés qui arrivent dans l’entreprise.

Il est difficile de donner une estimation précise du coût de formation car il doit être calculé en fonction de plusieurs critères tels que le type de formation, le contenu et la durée de la formation, les compétences du formateur, le nombre de salariés à former, le niveau de qualification des salariés, etc. Il faut également penser aux frais annexes comme le lieu de la formation, les transports, les repas et éventuellement l’hébergement.

Enfin, sachez qu’il existe des aides pour financer la formation de vos salariés comme le CPF (compte personnel de formation) ou les crédits d’impôts.

Besoin d’aide dans votre transformation digitale ? Découvrez comment réussir votre transformation digitale et inspirez-vous de ces trois exemples de transformations digitales réussies.

 

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