¿Las videoconferencias seguras pueden reemplazar a las reuniones?

Desde la pandemia, las videoconferencias se han afianzado en nuestra vida privada, lo que nos permite seguir tomando un aperitivo con nuestra familia y amigos a pesar del confinamiento o la distancia, o seguir nuestra clase de yoga sin salir de casa. En los negocios, con la generalización del teletrabajo, las videoconferencias han reemplazado casi por completo a las reuniones físicas. Hoy en día, Zoom, Skype y Google Meet se encuentran entre las herramientas más utilizadas para realizar videollamadas con colegas que trabajan de forma remota.

Sin embargo, a pesar del aumento del número de videoconferencias, es cuestionable que las reuniones virtuales en los negocios sustituyan por completo a las reuniones físicas. Para eso, comparemos los pros y los contras de estas dos formas de reunirse.

Videoconferencia frente a reuniones presenciales: ventajas y desventajas

Conozca las ventajas y desventajas de las reuniones virtuales y presenciales seguras.

Ventajas de la videoconferencia

• Las videoconferencias son una herramienta eficaz de comunicación y colaboración para reunir fácilmente a equipos dispersos. De este modo, puede organizar reuniones con sus empleados que trabajan a distancia o que trabajan en oficinas ubicadas en el extranjero o en cualquier otro lugar de Francia.
• Ahorra en gastos de viaje y, posiblemente, de alojamiento porque sus empleados ya no tienen que viajar para asistir a una reunión.
• Según un estudio realizado por Beekast y OpinionWay, el 70% de los directivos considera que las reuniones remotas son más eficaces y rápidas que las presenciales.
• Según el mismo estudio, el 68% de los gerentes encuestados considera que las reuniones remotas promueven la conversación porque los empleados tímidos hablan más fácilmente detrás de la pantalla que en una sala de reuniones.
• La tecnología está mejorando las reuniones virtuales. Por ejemplo, los participantes pueden intercambiar mensajes y documentos durante la reunión mediante mensajería instantánea. Durante las reuniones en las que los participantes hablan diferentes idiomas, el reconocimiento de voz permite generar subtítulos en directo. Por último, algunos programas permiten grabar y transcribir automáticamente la reunión para mantener un registro escrito.

Beneficios de la reunión física

• El contacto humano es el principal beneficio de las reuniones físicas. Te reúnes con tus colegas alrededor de una mesa para discutir, discutir y/o resolver un problema. Las relaciones personales entre los empleados se desarrollan más fácilmente y se establecen la confianza y la camaradería.
• En persona, puede saber lo que piensan realmente sus empleados al ver directamente su reacción y al analizar su lenguaje no verbal, como el lenguaje corporal, cuando se enfrentan a un nuevo proyecto o a una situación delicada.
• Una reunión física bien preparada y animada puede ser muy productiva. La gestión, la motivación y la valorización del trabajo en equipo suelen tener más impacto cara a cara que a distancia.
• En una reunión física, los participantes están más involucrados. Difícilmente pueden desviar su atención o hacer otra cosa, especialmente si la reunión es dinámica y participativa.
• Por último, las reuniones físicas son esenciales para establecer una relación sólida con un cliente, por ejemplo, o para tratar un tema importante (negociar un contrato, celebrar un evento importante, etc.).

Desventajas de la videoconferencia

• Problemas de red, mala conexión a Internet, imagen pixelada o sonido inaudible, el uso de herramientas digitales suele conllevar problemas técnicos, problemas de conexión y fallos que dificultan la productividad de las reuniones.
• La seguridad y la confidencialidad de los intercambios pueden ser un problema según el tipo de software que utilice.
• La falta de contacto humano es una desventaja importante de las videoconferencias. El trabajo remoto y el abuso de las reuniones virtuales pueden dificultar el desarrollo de las relaciones personales entre los miembros del equipo. Cuando estás solo frente a la pantalla, es difícil intercambiar miradas o sonrisas cómplices con tus colaboradores y el lenguaje corporal, fundamental para saber lo que piensan realmente los participantes, es indescifrable a través de una pantalla.
• Tenga cuidado con la fatiga del zoom, un fenómeno real causado por el uso abusivo de las videoconferencias.
• Es más fácil desviar la atención de una videoconferencia. Además, según el estudio de Beekast y OpinionWay, el 68% de los directivos afirma que a veces desvía su atención de vez en cuando y el 50% afirma que, con frecuencia, tiene dificultades para seguir una reunión a distancia hasta el final.

Desventajas de la reunión física

• En las reuniones presenciales, los empleados tímidos no se atreven necesariamente a alzar la voz y/o no se atreven a decir lo que piensan o a dar su verdadera opinión por miedo a ser juzgados. Hablarán más fácilmente por videoconferencia, escondidos detrás de la pantalla.
• Para los equipos dispersos geográficamente, las reuniones físicas pueden suponer un coste importante para la empresa si todos los participantes tienen que viajar al lugar de la reunión.
• Si se organizan y llevan a cabo de manera deficiente, las reuniones cara a cara pueden llevar mucho tiempo, ser aburridas y no generar resultados concretos. Sigue estos consejos para facilitar una reunión de equipo.

Videoconferencias y reuniones presenciales: dos herramientas esenciales

Cada uno de estos dos tipos de reuniones tiene sus ventajas y desventajas. Si bien las videoconferencias son muy prácticas cuando parte de tu equipo trabaja de forma remota, las reuniones físicas siguen siendo importantes para fortalecer la cohesión del equipo y las relaciones entre los empleados. Por lo tanto, la elección de un tipo de reunión en lugar de otro dependerá de varios factores, como el objetivo de la reunión, el número de participantes, la cultura de la empresa, etc.

Por lo tanto, lo ideal es combinar estos dos modos de operación tanto como sea posible. Por ejemplo, si puede, trate de reunir físicamente a sus empleados varias veces al año para desarrollar un sentido de pertenencia a la empresa y al equipo, y para promover las relaciones entre los miembros de su equipo.

Por último, sigue estos consejos para organizar una reunión virtual en buenas condiciones, y descubre el Las 10 mejores herramientas de videoconferencia para equiparte adecuadamente.