Los 7 beneficios de las videollamadas en los negocios

En un mundo que se centra cada vez más en la rentabilidad y la eficiencia, las empresas necesitan innovar para seguir siendo competitivas. Afortunadamente, gracias a la prevalencia de la tecnología de videoconferencia, las organizaciones de todos los tamaños han podido aprovechar las reuniones virtuales para mejorar sus operaciones.

Las videollamadas a veces se consideran uno de los mayores avances en la tecnología de la comunicación en las últimas décadas. Es por eso que muchas empresas han empezado a utilizar esta tecnología de forma extensiva. De hecho, las videoconferencias han facilitado que las empresas trabajen de forma remota, mantengan los protocolos de distancia social, pero también reduzcan los costos de viaje. En última instancia, estos procesos se traducen en una aceleración significativa del ritmo de trabajo y la productividad en los distintos departamentos.

Para ayudarlo también a aprovechar al máximo este tipo de aplicaciones, presentamos su importancia y los 6 activos esenciales del software de videollamadas.

¿Qué es una solución de videoconferencia?

Una solución de videoconferencia es una tecnología que permite a las personas comunicarse entre sí mediante una conexión a Internet. De este modo, es posible organizar conversaciones virtuales cara a cara con chat de vídeo, audio y texto. No es raro que estas herramientas también incorporen capacidades para compartir archivos.

Con este tipo de soluciones de software, las reuniones de negocios, las interacciones con los clientes y las presentaciones pueden llevarse a cabo fácilmente de forma remota, sin importar dónde se encuentre. Las videoconferencias son cada vez más populares entre las empresas de todos los tamaños porque eliminan la necesidad de viajar físicamente, lo que ahorra tiempo, dinero y recursos.

Las cifras clave de la videoconferencia

Algunos estudios destacan la importancia de las soluciones de videollamadas. En particular, las siguientes cifras hablan por sí solas a este respecto:

• Casi el 50% de las personas encuestadas por Owl Labs dijeron que, después de la COVID-19, no querían volver a trabajos que no ofrecían trabajo remoto. Por lo tanto, es esencial adquirir las herramientas adecuadas para satisfacer esta necesidad.
• Según Owl Labs, las empresas que eligen ofrecer oportunidades de trabajo remoto a través de herramientas de videoconferencia ven una reducción significativa del 25% en la rotación de personal.
• Según un estudio de Velocity Global, el 80% de los encuestados afirmó que el trabajo remoto combinado con las soluciones de videoconferencia mejoraba su satisfacción laboral.
• El 90% de los empleados afirma que el uso de herramientas de videoconferencia reduce el tiempo necesario para finalizar un proyecto.

Por supuesto, cada empresa tiene problemas diferentes. Sin embargo, estos estudios demuestran el importante impacto de las soluciones de videoconferencia en la organización del trabajo, pero también, y especialmente, en el rendimiento de las empresas que se atreven a dar el paso.

¿Por qué usar una solución así?

Las llamadas grupales le permitirán mejorar significativamente el desempeño de su empresa, especialmente en el contexto de la realización de proyectos en los que participen muchos empleados. Esto se debe a que el uso de una solución de vídeo tiene muchas ventajas interesantes.

1. Aumente la productividad de los empleados

En primer lugar, los proyectos se ejecutan de manera más eficiente gracias a las videollamadas. Todos los empleados pueden trabajar juntos. De hecho, la solución de videoconferencia ofrece funciones esenciales, como la mensajería en tiempo real, el uso compartido de pantallas o el intercambio de documentos.

2. Mayor fluidez de conexiones

Las conexiones son más rápidas gracias a las videoconferencias. La facilidad de uso de estas herramientas y su naturaleza desmaterializada eliminan los puntos de fricción. La optimización de las conexiones es especialmente esencial para todas las empresas con equipos repartidos en varios sitios geográficos.

3. Acelere la comunicación entre los equipos

Gracias a la posibilidad de iniciar reuniones sobre la marcha tan pronto como sea necesario, la comunicación es mucho más rápida. No es necesario viajar físicamente ni preparar las salas de reuniones. Por el contrario, basta con hacer clic en el icono de un teléfono o un ordenador y todos los miembros se reúnen para hacer un balance de los últimos avances relacionados con el proyecto.

4. Hacer que las reuniones sean más accesibles

Ofrecer a sus empleados la posibilidad de realizar una videollamada en unos segundos, en cualquier lugar, es esencial para facilitar su vida diaria. Unirse a la reunión ya no requiere ningún esfuerzo. En función del mejor dispositivo disponible en el momento de la reunión, ya sea un ordenador, una tableta, un iPhone o un smartphone Android, los empleados pueden conectarse en cuestión de segundos.

5. Reducir los costos asociados

Al no tener que viajar para hablar de manera constructiva, los distintos miembros de su equipo ya no tienen gastos de viaje innecesarios. Por el contrario, a través de un simple teléfono corporativo o personal, se unen a la reunión y comienzan a colaborar en tiempo real.

6. Mejorar la cohesión del equipo

Por último, el uso de videoconferencias es ideal para mantener y aumentar la cohesión del equipo. Especialmente cuando se trabaja desde casa, el uso del vídeo es fundamental para mantener una cierta forma de proximidad. Todos pueden intervenir y compartir su punto de vista. Además, las numerosas herramientas de colaboración, como el uso compartido de pantallas, promueven la participación de todos los miembros del equipo.

¿Cómo elijo la herramienta de videoconferencia adecuada?

Skype, WhatsApp, Zoom, Messenger, Google Duo, Google Meet y las soluciones de mensajería y videollamadas han florecido en los últimos años. Muchas personas tienen una cuenta en una de estas plataformas y, a veces, incluso la aplicación dedicada en su móvil. Sin embargo, las necesidades de una empresa y de los profesionales que trabajan allí no son las mismas que las de las personas. Por lo tanto, es fundamental evaluar sus necesidades para optar por la solución más adecuada.

Te recomendamos que tengas en cuenta todos estos criterios antes de adquirir tu herramienta de videollamadas:

Las funcionalidades de la herramienta: En primer lugar, haga una lista de sus necesidades y evalúe cada solución de videoconferencia. Si es posible, prueba el plan de precios gratuito para comprobar si todas las funciones están disponibles. Estas pueden ser la cantidad de usuarios que pueden conectarse, el uso compartido de la pantalla, la posibilidad de tomar notas o incluso grabar las reuniones del equipo.

Contabilidad con su IS: Luego, opte por una solución que pueda integrarse sin problemas en sus procesos actuales. Por lo tanto, el software debe ser compatible con sus dispositivos y sistemas operativos. Lo ideal es elegir una herramienta SaaS. Esto hará que sea más fácil de usar y actualizar.

Facilidad de uso: Cada empleado debe estar en condiciones de familiarizarse rápidamente con la herramienta que ha elegido. Por este motivo, sin dudarlo, elige las herramientas más accesibles. Sus empleados perderán menos tiempo y su participación se verá reforzada.

Seguridad de los datos: También es esencial que la solución de videoconferencia ofrezca seguridad de datos y la preservación de los datos personales que cumplan con sus requisitos. No debe comprometer la información confidencial ni el respeto a la privacidad de sus empleados.

Atención al cliente: Por último, la atención al cliente debe ser tan receptiva como la experiencia. De esta forma, en caso de que surja un problema, recuperará rápidamente el uso de su herramienta y el rendimiento de su negocio no se verá afectado.

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