Método QQOQCP: definición y aplicaciones en la gestión de proyectos
Muchas empresas y organizaciones se enfrentan a problemas complejos que requieren un análisis profundo y una resolución eficaz. Con frecuencia, la ausencia de una metodología rigurosa para identificar los problemas dificulta la toma de decisiones y la implementación de las soluciones adecuadas. Esto puede provocar la pérdida de tiempo y recursos, pero también la frustración del equipo. Hacer las preguntas correctas es fundamental en el trabajo. Para cada situación, es necesario comprender y evaluar el contexto, los objetivos y las limitaciones. Es este análisis detallado de los elementos fácticos lo que le permitirá abordar la situación de la mejor manera posible. Para ayudarlo a pensar metódicamente, existe una herramienta esencial que es simple, confiable y universal: el método QQOQCP.
El método QQOQCP ofrece una solución sencilla y eficaz para solucionar estos problemas. Con este enfoque, los equipos ganan en eficiencia y en la capacidad de tomar decisiones informadas. Descubra este método de gestión, así como cuatro ejemplos de aplicaciones en la gestión de proyectos.
Definición del método QQOQCP
El método QQOQCP es un método de cuestionamiento sistemático que permite analizar una situación en profundidad. QQOQCP es un acrónimo donde cada letra corresponde a una pregunta: qué, quién, dónde, cuándo, cómo y por qué. A veces agregas una C para decir «cuánto». Este método QQOQCP en inglés se llama método 5W (Quién, qué, dónde, dónde, cuándo, cuándo, por qué).
Esta técnica de análisis permite comprender una situación, identificar un problema examinando todos sus aspectos. Como señala Jean-Pierre Giraud en el blog Las principales técnicas de venta : «Esto Método QQOQCP proporciona información que permite comprender, identificar, aclarar, estructurar y encuadrar mejor una situación porque explora todas las dimensiones desde diferentes ángulos».
Este enfoque le ayuda a hacerse las preguntas correctas para impulsar sus ideas y obtener información relevante que le permitirá llegar rápidamente a una solución adecuada. Permite guiar a todos los miembros de un equipo en la misma dirección y recopilar elementos fácticos para proporcionar información completa y objetiva.
¿Por qué usar el método QQOQCP?
El método QQOQCP permite estructurar el pensamiento y hacer las preguntas correctas. Además, al seguir el proceso de cuestionamiento de este método, te aseguras de analizar un problema desde todos los ángulos para obtener una visión global del problema.
Estas especificidades lo convierten en un activo importante para definir un proyecto, escribir un informe, desarrollar una estrategia o llevar a cabo una sesión de lluvia de ideas eficaz.
4 aplicaciones del método en la gestión de proyectos
Estas son cuatro aplicaciones concretas del método en el contexto de la gestión de proyectos.
1. Para definir tu proyecto
Antes de iniciar un proyecto, es importante organizarse y, sobre todo, conocer tu proyecto en cada detalle. El método de cuestionamiento es una herramienta útil para definir con precisión todos los aspectos de su proyecto antes de su lanzamiento.
- Qué: ¿qué es el proyecto? ¿Cuáles son los objetivos?
- Quién: ¿quién es el cliente? ¿Quiénes son los usuarios? ¿Quiénes son los miembros de su equipo de proyecto?
- Dónde: ¿dónde se llevará a cabo el proyecto?
- Cuándo: ¿cuál es la fecha de entrega? ¿Cuándo se va a realizar? ¿Cuánto va a durar?
- Cómo: ¿qué recursos financieros, humanos y técnicos se utilizarán para llevar a cabo el proyecto? ¿Cómo lo vas a hacer?
- Cuánto: ¿de qué presupuesto dispone? ¿Cuáles son los plazos de finalización?
- Por qué: ¿por qué se lanza el proyecto? ¿Cuáles son los motivos? ¿Cuál es su finalidad?
2. Para resolver un problema
El método QQOQCP es una de las herramientas esenciales para la resolución de problemas, ya que permite identificar la situación del problema formulando las preguntas correctas:
- Qué: descripción del problema;
- Quién: las personas interesadas y/o responsables;
- Dónde: ubicación del problema;
- Cuándo: características temporales del problema (cuándo, con qué frecuencia);
- Cómo: los efectos del problema;
- Por qué: las razones, las causas del problema.
3. Para facilitar una sesión de intercambio de ideas o una reunión
Para ser productivas, las reuniones y las sesiones de intercambio de ideas deben estar preparadas, tener un objetivo y/o una agenda específicos y estar organizadas. Si no se enmarca correctamente, una reunión puede prolongarse rápidamente. Entonces lleva mucho tiempo y es completamente improductiva.
El método de interrogación le permite definir con precisión el tema de la reunión. A continuación, puede enviarla a todos los participantes de la invitación. De esta forma, cada participante tiene la misma información (sobre los plazos, quién hace qué, cuáles son las prioridades, cuánto dura, etc.) y puede centrarse en el objetivo de la reunión. Así evitarás perder tiempo con preguntas innecesarias y llegarás directamente al meollo del asunto.
Además, el método QQOQCP también es muy útil en un segundo paso a la hora de escribir el informe de la reunión.
4. Para establecer una estrategia de comunicación y/o marketing
En gestión de proyectos, como en muchos otros sectores, la comunicación es esencial para una colaboración eficaz y para el éxito. El método QQOQCP es muy útil en marketing y comunicación, ya que te ayuda a determinar qué tipos de acciones implementar. Es muy útil para hacer las preguntas correctas y evitar numerosos problemas a las partes interesadas del proyecto.
De hecho, esta herramienta permite definir:
- Qué: ¿cuál es tu problema? ¿Sobre qué productos y servicios quieres comunicarte?
- Quién: ¿quiénes son tus objetivos? ¿Con quién te vas a comunicar? ¿Qué miembro de su equipo se encargará de esta o aquella acción?
- Dónde: ¿dónde va a obtener la información que necesita? ¿Cuáles son los lugares en los que se va a comunicar?
- Cuándo: ¿con qué frecuencia y cuándo se comunicará? ¿Cuál es su horario?
- Cómo: ¿cuáles son los medios de comunicación que va a utilizar (sitio web, redes sociales, eventos, folletos, etc.)?
- Por qué: ¿cuáles son los beneficios de los productos/servicios que comunicas? ¿Cuál es el objetivo de esta estrategia de comunicación?
¿Cómo utilizo el método QQOQCP?
El método se estructura en torno a seis preguntas (o siete para el método QQOQCCP). Le permitirán resolver su problema identificando la información esencial. Luego, puede establecer un plan de acción para resolver las áreas problemáticas que surgieron durante el proceso de interrogatorio.
¿El quién?
Esta primera pregunta se utiliza para definir a quién concierne. Tenga en cuenta que este «quién» no se refiere necesariamente a una persona. Pueden ser tanto servicios como partes interesadas. Puedes formalizar Quién con preguntas como «¿Quién está causando el problema? o «¿Qué cliente utilizará este servicio?» ».
¿El qué?
Lo que corresponde a tu problema. Esta pregunta es fundamental para entender el desencadenante de la situación, la naturaleza del problema en cierto modo. Las preguntas a las que se puede responder incluyen: «¿Cuál es el problema? o «¿Cuáles son los riesgos?» ».
¿El dónde?
La cuestión de dónde permite localizar el problema de manera espacial. De este modo, puede identificar dónde se produce el problema. Para obtener esta información, hágase este tipo de preguntas: «¿Dónde está ocurriendo el problema? o «¿En qué fase se identifica la dificultad?» ».
¿El cuándo?
El complemento del elemento espacial es el de la temporalidad. Con el Cuándo, puedes entender mejor el momento o los momentos en los que se produce el problema. También es muy útil para determinar la frecuencia o la duración. Por ejemplo, las preguntas más adecuadas son: «¿Cuánto tiempo ha durado el problema?» o «¿Cuándo usa nuestro cliente el producto?» ».
¿El cómo?
Con el Cómo, se delinea cómo se manifiesta el problema. Esta pregunta esencial permitirá comprender cómo surge el problema y cómo los diversos actores involucrados interactúan con este problema. Para obtener la información correcta, hágase preguntas como: «¿Cómo se manifiesta el problema?» o «¿Cómo reaccionaron los actores en cuestión?» ».
¿Cuánto? (pregunta opcional)
Este criterio es opcional. No está integrado en el método QQOQCP, pero forma parte del método QQOQCCP. Si bien es necesario cuantificar el problema, es fundamental. Para identificar los costos, las preguntas más apropiadas son: «¿Cuál es el presupuesto disponible? o «¿De qué manera afecta este problema a nuestro proyecto?» ».
¿El por qué?
Con el por qué, se llega a la raíz del problema, porque se identifica el desencadenante de la situación problemática. Las preguntas que hay que hacerse son, por ejemplo, «¿Qué causó esta caída en las ventas?» o «¿Por qué ocurre esta situación?» ».
¿Cuál es la diferencia entre los métodos QQOQCCP y QQOQCP?
El método QQOQCCP simplemente contiene una pregunta adicional representada por la segunda C presente en el acrónimo. Es el «¿Cuánto? ».
Si bien el método QQOQCP permite obtener una visión global de la situación mediante la identificación de los elementos clave, el método QQOQCCP añade una dimensión cuantitativa al análisis. La C de Cuánto se utiliza para evaluar el impacto de una acción o para comparar diferentes situaciones.
¿Qué herramientas de Wimi deberías usar para aprovechar el potencial del método QQOQCP?
Si bien el método QQOQCP es muy relevante, es necesario utilizar las herramientas adecuadas para aprovecharlo al máximo. Wimi ofrece una multitud de herramientas para optimizar la eficacia del método.
Creación de plantillas
Wimi te permite crear modelos. Con las plantillas de tareas, puedes insertar fácilmente preguntas del método QQOQCP y enviarlas a tus colaboradores. Las plantillas también se pueden utilizar para desarrollar un modelo de reunión o un cuestionario básico que se utilizará para estandarizar el uso de este método.
Realizar videollamadas
Con la herramienta de videoconferencia, resulta muy fácil comunicarse con sus empleados y socios y hacer preguntas aprovechando el proceso QQOQCP. Al organizar reuniones tipo, todas las partes interesadas, independientemente de su ubicación geográfica, podrán participar para identificar y resolver rápidamente el problema.
Visualice las tareas
La gestión de tareas dentro de la plataforma Wimi permite tener una visión clara del método QQOQCP. Tras la reunión, asocia cada pregunta a una tarea específica, crea un tablero Kanban para seguir el progreso de las respuestas a cada pregunta y configura un diagrama de Gantt para visualizar el cronograma del proyecto.
Creación de cuadros de mando
Centralice todos los datos esenciales en paneles completos y ergonómicos en Wimi. De este modo, cada participante del proyecto podrá acceder de forma transparente a las respuestas a las preguntas del QQOQCP o a los distintos indicadores de rendimiento.
Comenta el proyecto
Durante todo el proyecto y la implementación del método QQOQCP, Wimi ayuda a estructurar las ideas de los equipos intercambiando ideas de forma regular. La función de chat es ideal para discusiones rápidas e informales, mientras que la función de añadir comentarios se puede utilizar para discutir las respuestas a cada pregunta y compartir tus ideas.
El método QQOQCP permite estructurar todo el pensamiento en torno a un proyecto y hacer las preguntas esenciales para identificar una situación. Para aprovechar su potencial al 100%, puede contar con las numerosas funcionalidades del software de gestión de proyectos Wimi.
Conclusión
Ampliamente utilizado en el periodismo, el método QQOQCP le permite estructurar todo su pensamiento y hacer las preguntas esenciales para identificar una situación. En gestión de proyectos, es una herramienta esencial que se puede utilizar en múltiples ocasiones, para establecer un plan de comunicación o definir un proyecto, pero también en situaciones de crisis. Es una herramienta de gestión relevante para su negocio que lo aliviará en muchas circunstancias.
