Método MoSCoW: matriz simple de priorización para tareas de proyectos

Cada uno de nuestros días de trabajo se siente como una carrera contrarreloj. El tiempo es un recurso precioso y difícil de alcanzar que tiende a escurrirse entre nuestras manos. Al final del día, con demasiada frecuencia nos sentimos frustrados por no haber completado a tiempo las tareas de las que éramos responsables. También puedes solucionarlo gracias a nuestro software de administración de tareas.

Para evitar esta sensación de frustración e impotencia ante el paso del tiempo, es fundamental organizarse y hacer una clasificación para priorizar sus tareas en orden de urgencia y/o importancia. Para ello, existen dos métodos principales: el Matriz de Eisenhower y el método MoSCoW. En este artículo, te presentaremos el método MoSCoW.

Definición y principio

Fue Dai Clegg, un consultor de Oracle UK, quien inventó el método MoSCoW en 1994.

Al gestionar un proyecto, necesita conocer los requisitos y prioridades de sus clientes. La técnica MoSCoW es una herramienta de priorización que le ayuda a tomar decisiones sobre qué tareas debe realizar primero, cuáles deben completarse más tarde y cuáles no es necesario realizar.

Las letras mayúsculas de la sigla MosCoW corresponden a cuatro categorías:

• M para imprescindible esto (vital): estas tareas son esenciales para el éxito del proyecto. Por lo tanto, deben llevarse a cabo con carácter prioritario y esto no es negociable.
• S para Debería tener esto si es posible: esta categoría incluye tareas importantes que deben completarse tan pronto como se completen las tareas «imprescindibles». Aportan un verdadero valor añadido al proyecto y contribuyen a la consecución de los objetivos, pero, a diferencia de lo que ocurre con las «imprescindibles», pueden retrasarse con el tiempo.
• C para Podría tener esto si no afecta a nada más (comodidad): se trata de tareas de comodidad que se completarán en la medida de lo posible, si queda tiempo después de completar las tareas de las dos primeras categorías. Su finalización no debería afectar a otras tareas.
• W para No tendrás tiempo pero te gustaría en el futuro (lujo): son tareas secundarias que te gustaría realizar algún día, pero a las que renuncias por el momento, por falta de presupuesto y/o falta de tiempo.

Es posible que haya notado que la O en las siglas MoSCoW no tiene ningún significado. Solo sirve para que el método sea más fácil de pronunciar y recordar.

Esta técnica de priorización se usa generalmente en un lenguaje utilizado en el contexto del enfoque ágil. Debes priorizar las tareas para cada iteración, no para todo el proyecto. Para un control perfecto del trabajo, cada nueva iteración redefine qué tarea pertenece a cada categoría según los requisitos del proyecto.

Las ventajas y limitaciones

Se identifican tres ventajas principales de este método.

• En primer lugar, la forma de nombrar las diferentes categorías es mucho más relevante y facilita la priorización de las tareas según su nivel de criticidad.
• En segundo lugar, la última categoría (No tendrá) te permite anotar las solicitudes y los requisitos de los clientes y guardarlos para integrarlos en versiones o proyectos posteriores.
• Por último, la priorización de las tareas le permite asignar los recursos de forma adecuada.

Es importante mantener un cierto equilibrio en el ejercicio de categorización para evitar que todas las tareas se prioricen y acaben en la categoría «Imprescindible». Se corre el riesgo de que los nuevos requisitos y solicitudes que sean más interesantes de cumplir pasen a ser considerados prioritarios cuando no lo son necesariamente. Por el contrario, las tareas importantes, como el rediseño, las mejoras y el mantenimiento, pueden terminar en la categoría «Podría haberlo hecho» o «no debería».

Otra limitación es que no existe una lógica precisa para clasificar tareas similares. ¿Qué determina si una tarea debe clasificarse como «imprescindible» y no como «debería tener» y viceversa?

Metodología: ¿cómo lo haces?

Siga estos tres pasos para configurar el método MoSCoW.

1. Enumere los elementos a priorizar

Comience por hacer una lista de todas las tareas que deben completarse. Durante esta primera etapa, es imprescindible que todas las partes interesadas del proyecto estén representadas (el cliente, el equipo del proyecto, los proveedores y prestadores de servicios, las autoridades públicas, etc.).

Para una mayor eficiencia, Enumera tus tareas directamente en tu herramienta gestión de proyectos. Anota todo lo que se te ocurra, incluso lo que consideres incidental, para no olvidar nada y liberar tu mente para ser más productivo.

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2. Clasifícalos

Una vez que su lista esté lista, ordene y clasifique cada uno de los elementos listados utilizando el método MoSCoW.

¿Cuáles son los «imprescindibles», las tareas que se deben llevar a cabo de forma prioritaria para garantizar el éxito del proyecto? ¿Cuáles son las tareas importantes que deben realizarse una vez finalizadas las «imprescindibles»? ¿Qué tareas se incluyen en la categoría «Podría haber» y se pueden completar una vez que se hayan completado las tareas de las dos categorías anteriores? Por último, ¿qué tareas pertenecen a la categoría «No tendré» y qué tareas no se realizarán en este momento?

Asegúrese de que las cuatro categorías sean fácilmente identificables, por ejemplo, mediante un código de colores. De este modo, puede distinguir las tareas importantes de las tareas secundarias de un vistazo.

Todos deben participar en este debate y se debe encontrar un buen equilibrio entre las expectativas y los requisitos de cada una de las partes interesadas.

3. Valide la relevancia de la clasificación

No, no todas las tareas de un proyecto tienen prioridad. Si al final tienes una gran cantidad de tareas en las dos primeras categorías («imprescindibles» y «deberían serlo»), comprueba que la carga de trabajo es realizable y que se respetan los plazos, el presupuesto y los recursos disponibles. Si este no es el caso, clasifique de nuevo las tareas «imprescindibles», asegurándose de que estas tareas son realmente esenciales para el éxito del proyecto.

Conclusión

La gestión de las prioridades es esencial para lograr tus objetivos y garantizar el éxito de un proyecto. Puedes usar el método MoSCoW en cualquier momento del proyecto: una vez a la semana, durante cada nueva iteración o todos los días para que cada miembro del equipo conozca sus prioridades para el día. En caso de retraso, imprevistos o problemas, no dudes en revisar el orden de tus prioridades.