Método Kanban: una guía de introducción para principiantes

¿Quiere generar menos residuos, tener más visibilidad de sus tareas, ser más eficiente y controlar mejor sus costos? Con el método Kanban, todo esto es posible.

Este método ágil le ayuda a gestionar mejor sus existencias para producir solo de acuerdo con la demanda de los consumidores. El éxito de este enfoque se ha demostrado en el mundo industrial y, más particularmente, en las cadenas de producción de automóviles.

Esto es lo que necesitas saber sobre Kanban.

Definición

El método Kanban es uno de los métodos ágiles. Es un método de gestión de inventario cuyo objetivo principal es establecer una organización justo a tiempo, es decir, producir solo lo que se necesita en un momento dado para evitar existencias que cuestan dinero.

El método Kanban se inspira en El enfoque Lean, un método de gestión de la producción basado en la mejora continua y que tiene como objetivo eliminar los residuos para que la empresa sea más eficiente y eficiente.

Origen de la metodología Kanban

Kanban significa señal, rótulo o etiqueta en japonés. Esta técnica fue creada por el ingeniero Taiichi Ōno para la empresa automovilística japonesa Toyota, que la utiliza desde la década de 1950. El objetivo era optimizar su capacidad de producción para ser competitiva con las empresas estadounidenses reduciendo las existencias y, por lo tanto, los costos de almacenamiento relacionados.

Utilizado por primera vez en, el método de gestión Kanban se adoptó para la gestión de proyectos industriales y, en particular, para el desarrollo de software informático en la década de 2000, y luego fue adoptado por empresas de todos los sectores.

¿Cómo funciona?

El método Kanban es un sistema de gestión visual que permite visualizar el proceso y las etapas de procesamiento de una tarea.

Representación del cronograma de Kanban en un tablero

El sistema Kanban tiene la forma de una tabla con tres o incluso cuatro columnas:

• Para hacer: estas son las tareas a llevar a cabo.
• En progreso : esta columna agrupa las tareas en curso.
• Para ser probado : aquí encontramos las tareas que se van a probar, aquellas que están esperando la validación por parte del cliente.
• Hecho : por último, en la última columna, están las tareas completadas.

Las tareas se representan mediante tarjetas, etiquetas o post-its que se mueven de una columna a otra en función del estado de la tarea.

Gestión del flujo de tracción frente a gestión del flujo de empuje

En general, las empresas trabajan en flujos altos, es decir, producen bienes y productos sin tener en cuenta la demanda y las necesidades de los clientes, y luego los empujan al mercado. El problema es que si el consumidor no está interesado o si el mercado ya está saturado, acabas teniendo mucho inventario en tus manos y eso te cuesta dinero.

Por otro lado, el método Kanban funciona en régimen de tracción. Esto significa que la producción de bienes se desencadena por la demanda de los consumidores. Solo produce lo que necesita y ahorra dinero.

Principios y prácticas del sistema Kanban

David J. Anderson es uno de los pioneros que implementó el método Kanban fuera del sector industrial. Según él, este método se basa en cuatro principios y seis prácticas.

Principio 1: Comience con lo que está haciendo actualmente

No se requieren cambios radicales para implementar la metodología Kanban. Su flexibilidad y adaptabilidad permiten introducirla de forma fácil y gradual en cualquier tipo de organización.

Principio 2: aceptar aplicar cambios graduales

Evite cambios demasiado repentinos y radicales que puedan asustar a sus empleados. El método Kanban permite mejorar los procesos existentes de forma gradual y fluida.

Principio #3: Respete el proceso, las funciones y las responsabilidades actuales

¿Quieres que se acepten los cambios futuros? Por lo tanto, mantenga los roles, responsabilidades y títulos profesionales actuales de los miembros del equipo en la medida de lo posible.

Principio 4: Fomentar el liderazgo en todos los niveles

Todos sus empleados, independientemente de su función, necesitan desarrollar una cultura de mejora continua para que los miembros del equipo, los altos directivos y la empresa logren un nivel óptimo de rendimiento.

Siga estas 6 prácticas desarrolladas por Anderson para implementar con éxito el método Kanban:

1. Visualice el flujo de trabajo : En primer lugar, debe visualizar su flujo de trabajo y su progreso desde la solicitud del cliente hasta la entrega para comprender cómo funciona. Para ello, dibuja una tabla en la que cada columna represente una etapa del flujo de trabajo y utiliza mapas para identificar cada tarea. Cada vez que empieces a trabajar en una tarea, la tarjeta correspondiente pasará de la columna «Tareas pendientes» a la columna «En curso», y así sucesivamente a la columna «Listo».
2. Limitar el número de tareas en curso: el interés de Kanban es garantizar una carga de trabajo razonable de acuerdo con las capacidades del equipo. Evita la multitarea o la multitarea, ya que es contraproducente y te hará perder el tiempo. Limitar las tareas en cada columna es una buena práctica que le permitirá identificar rápidamente los problemas y los cuellos de botella.
3. Gestionar el flujo : el objetivo del sistema Kanban es crear un flujo de trabajo continuo y regular. Para ello, céntrate en introducir las tareas en el tablero con mayor rapidez.
4. Explicar las reglas del proceso : Para mejorar los procesos de trabajo, usted y los miembros de su equipo deben primero comprenderlos y entender por qué es necesario mejorarlos. Una vez que el objetivo esté claro, todos podrán avanzar en la dirección correcta.
5. Haz bucles de retroalimentación : delante de tu tablero Kanban, comunícate a diario con todo el equipo para compartir la información necesaria y saber qué hicieron todos el día anterior y quién está haciendo qué hoy. Estas reuniones deben ser breves y directas. Descubre 5 ideas para animar las reuniones de tu equipo.
6. Hacer mejoras juntos: todo el equipo debe compartir la misma visión y comprender los problemas que deben resolverse. De esta forma, todos podrán trabajar juntos para mejorar su flujo de trabajo.

Mediante el uso de un software de administración de tareas, puedes crear un tablero Kanban interactivo y compartirlo de forma transparente con todas las partes interesadas de tu proyecto.