5 pasos para una gestión eficaz de proyectos
Lanzar un nuevo producto, construir un nuevo edificio, implementar un nuevo software, contratar a un nuevo empleado... Todos los días, las empresas tienen que gestionar una multitud de proyectos diferentes. Para ser eficientes y rentables, deben asegurarse de que la gestión de proyectos, independientemente de su tamaño, sea gestionada con maestría por sus equipos.
El éxito de un proyecto no se puede improvisar. Según el informe Pulse of the Profession 2021 del PMI, el 12% de los proyectos se consideraron fallidos en 2021, el 34% no alcanzó sus objetivos y el 35% fracasó debido a un presupuesto deficiente. Por lo tanto, los proyectos exitosos requieren preparación, organización y planificación.
Por lo tanto, para administrar sus proyectos de manera efectiva y lograr sus objetivos dentro de los plazos establecidos, debe seguir los pasos clave del gestión de proyectos.
Recordatorio: ¿qué es la gestión de proyectos?
También llamada gestión de proyectos, la gestión de proyectos consiste en organizar el progreso de un proyecto de la A a la Z, es decir, desde su concepción hasta su entrega. Para ello, el director del proyecto y su equipo deben definir los objetivos, determinar los recursos humanos y materiales necesarios, el presupuesto y los plazos, e identificar las limitaciones y los posibles riesgos. Para coordinar y llevar a cabo las tareas requeridas, pueden confiar en un conjunto de técnicas, métodos y herramientas adaptados.
Los 5 pasos clave para una gestión eficaz de proyectos
Cada proyecto es diferente y no administrarás dos proyectos de la misma manera. Sin embargo, es necesario seguir los pasos que son esenciales para la gestión de todos sus proyectos a fin de garantizar su éxito.
1. El diseño
Esta es la fase inicial de cualquier proyecto. Este paso es crucial porque consiste en establecer las líneas principales del proyecto. Ahí es cuando se define Los objetivos del proyecto (en particular gracias a la Método SMART) y lo que se espera de ti, es decir, lo que Los entregables. También debes determinar:
- Qué son Los plazos que tienes;
- Qué es El presupuesto necesarios para la ejecución del proyecto;
- Qué son recursos humanos y materiales que necesitarás.
Por último, también es importante identificar Las restricciones eso podría interferir con el buen funcionamiento del proyecto (costo, alcance, tiempo, restricciones de calidad, etc.).
También es durante esta etapa cuando configuras tu equipo de proyecto, cuando organizas un reunión inicial y empiezas a producir el documentación del proyecto como la carta del proyecto y el plan del proyecto.
2. Programación
Una vez que los esquemas del proyecto estén claramente definidos, es el momento de pasar a la planificación. Este es un paso esencial en la gestión de proyectos. Para tener éxito en su proyecto, debe desglosar en varios pasos e hitos.
Por lo tanto, para cada entrega, debe identificar todas las tareas necesaria para su realización. Luego, se debe priorizar estas tareas y determinar su dependencia mutua. Por ejemplo, antes de construir el techo de una casa, primero se deben levantar las cuatro paredes.
Una vez que haya enumerado todas las tareas que debe completar, debe Establecimiento del cronograma. Mantenga el margen de maniobra al dedicar entre un 20 y un 30% más de tiempo para evitar demoras y entre un 10 y un 20% más de presupuesto para hacer frente a los imprevistos y, al mismo tiempo, evitar sobrecostos presupuestarios.
Entonces tienes que Determine quién hace qué asignando tareas a los miembros de tu equipo en función de sus habilidades, conocimientos y experiencia. Se plantea la cuestión de si tiene todas las habilidades internas o si tendrá que utilizar habilidades externas (contratación, proveedores de servicios, autónomos, etc.).
3. La ejecución
Ahora pasamos a la fase concreta: la realización del proyecto. Ahora que se han definido las funciones de cada uno, se han identificado los recursos y se han fijado los plazos, es el momento de siga el plan de acción del proyecto que estableció en el paso anterior.
Produzca los productos esperados dentro de los plazos establecidos. Organice reuniones de seguimiento del proyecto con sus colaboradores para revisar el progreso del proyecto semanalmente, abordar los cuellos de botella y encontrar soluciones.
4. El seguimiento
Para garantizar el buen funcionamiento de sus proyectos, debe imperativamente: configurar indicadores clave de rendimiento o KPI (indicadores clave de rendimiento). Al igual que cuando conduces tu automóvil hacia un destino específico, necesitas saber si tienes suficiente gasolina para continuar, qué tan rápido vas, cuándo debes acelerar, etc.
Por lo tanto, los KPI son esencial para facilitar la gestión de su proyecto. Le brindan una visión general rápida del estado del proyecto en un momento dado. Esta información precisa le permite evaluar la situación actual y tomar la decisión adecuada. Los indicadores también le permiten Compara el pronóstico y el real, y así predecir mejor sus próximos proyectos. Hay indicadores de costo, tiempo, calidad y eficiencia.
5. Cierre y balance
Una vez finalizado el proyecto, pasamos al cierre del proyecto, un paso importante que no debe pasarse por alto. Esta fase permite terminar oficialmente el proyecto, lanzar el colaboradores para que puedan unirse a otros proyectos Y de Haga un balance del proyecto.
Nos aseguramos de que el proyecto se haya entregado al cliente y de que este esté satisfecho. Comprobamos que se hayan resuelto todos los problemas y que se hayan pagado todas las facturas. Esta es una oportunidad para actualizar y archivar la documentación que se puede utilizar como base para proyectos similares. Por último, volvemos al proyecto para evaluar y entender qué funcionó y qué no funcionó, y identificar las lecciones aprendidas.
Por último, no olvides dar las gracias a tu equipo por el trabajo realizado y celebrar juntos el final del proyecto.
Para gestionar eficazmente sus proyectos y promover la colaboración dentro de sus equipos, no dude en utilizar herramientas adaptadas, como el software de gestión de proyectos Wimi.
