¿Cómo planificas tu semana laboral?

Llevas más de una semana intentando terminar este informe, pero no puedes porque todas estas otras tareas interfieren con tu progreso.

Sabemos que en el trabajo, a veces es difícil tener éxito en hacer todo lo planeado. Los días rara vez salen según lo planeado porque siempre hay algo inesperado: un colega que necesita tu ayuda o tu gerente te pide que trabajes en esta tarea urgente. Esto significa que dedicas tus días a trabajar en las tareas prioritarias de otras personas en lugar de avanzar en tus propios objetivos.

Para completar con éxito tus tareas importantes y cumplir con los plazos, es esencial organizar tu trabajo y planificar tu semana con antelación. Es la solución para ser más eficiente y productivo.

Aquí hay 7 consejos para hacer precisamente eso.

1. Revisa tu semana pasada

Cada viernes por la tarde, haga un balance de la semana pasada para identificar lo que no pudo lograr:

• tareas que no se han completado,
• reuniones o reuniones que se han cancelado o pospuesto,
• llamadas que no hiciste

Luego planifique todos estos eventos para la próxima semana.

Tenga cuidado, si ha pospuesto un evento o una tarea más de tres veces, puede ser mejor delegarlo o eliminarlo.

2. Establece tus metas para la semana

Antes de planificar en qué vas a trabajar la semana que viene, comienza por enumerar todas las tareas que necesitas para completar tu proyecto. Cada una de las tareas que vas a planificar debería acercarte un poco más a tu objetivo final, por eso es importante priorizar tus tareas. ¿El método Moscú puede ayudarte a hacerlo.

Por ejemplo, debe crear un catálogo de los nuevos productos de la empresa para el año 2021. Este proyecto no se puede completar en un día. Por lo tanto, debe dividirlo en subproyectos o tareas:

• identificar todos los productos nuevos;
• escribir una descripción para cada producto;
• tome una fotografía de cada producto;
• diseñar el catálogo;
• hacer que se valide el catálogo;
• imprimirlo;
• distribúyelo.

De esta manera, es más consciente del alcance del trabajo y, por lo tanto, puede planificar de manera efectiva todas las tareas que deben completarse para terminar el proyecto a tiempo. Cada tarea es un objetivo que debe alcanzarse para el día o la semana.

3. Planifique franjas horarias para completar sus tareas

La mayoría de las veces, utilizamos nuestro calendario para programar reuniones o citas con clientes o proveedores, pero nunca o rara vez bloqueamos franjas horarias para realizar nuestras propias tareas. Es un error.

En el trabajo, tu calendario es una herramienta indispensable y un valioso aliado para planificar tu semana laboral. Registrar una tarea en tu calendario requiere que trabajes en ella porque estás reservando una franja horaria específica para ella. Y las notificaciones te lo recordarán.

Gracias a calendarios compartidos, sus colegas saben cuándo está ocupado y cuándo está disponible. Por lo tanto, cuando se bloquea una franja horaria, nadie puede invitarte a una reunión en ese momento específico. Por lo tanto, puedes concentrarte y dedicarte por completo a completar tu tarea durante el tiempo que te has reservado. Es una excelente manera de mejorar tu productividad.

4. Planifica a lo grande

Cuando planifique sus días, sea realista y tómese el tiempo suficiente para completar cada tarea. Recuerda siempre disponer de más tiempo en caso de que la tarea requiera más trabajo del esperado. Es mejor tener demasiado tiempo para refinar los detalles que quedarse sin ellos y tener que apresurar el trabajo.

Para sus reuniones y citas, recuerde programar unos minutos antes para prepararse. Vuelva a leer los puntos importantes del archivo o del informe de la última reunión, recuerde el problema del cliente, etc. Una reunión eficaz y productiva es aquella que se prepara con antelación.

Además, espere unos minutos más tarde para agregar nuevas tareas a su lista de tareas pendientes y anote las próximas reuniones en su calendario.

5. Deja tiempo para lo inesperado

Evita planificar cada minuto de la semana. Es fundamental disponer de alrededor del 30% de tu tiempo para reuniones o eventos inesperados, para hacer frente a tareas urgentes, pero también para reflexionar y tomar descansos.

Es importante tomarse un respiro y dejar que el cerebro descanse entre las tareas. Además, un horario sobrecargado puede tener efectos negativos en la calidad de tu trabajo e incluso en tu salud.

6. Planifica tu semana con antelación

A partir del viernes, planifica las tareas que debes completar la semana siguiente para alcanzar tus objetivos. Así, cuando te pongas a trabajar el lunes por la mañana, sabrás de inmediato con qué tarea empezar. Así estarás menos estresado, ahorrarás tiempo y serás más productivo.

Planificar tu semana laboral debe convertirse en un hábito. De esta forma serás mucho más eficiente y esta tarea solo te llevará unos minutos. Cada viernes, planifica en tu agenda tu sesión de planificación para la semana siguiente (y sí, es una tarea como cualquier otra). Configura una alarma o una notificación para asegurarte de no olvidarla. Gracias a tu asiduidad, planificar tu semana laboral se convertirá rápidamente en un hábito.

7. Utilice una herramienta adecuada

Software de gestión de proyectos, como Wimi, es una herramienta muy eficaz para ayudarle a planificar sus semanas de trabajo. Puede enumerar todas las tareas necesarias para llevar a cabo su proyecto, planificar estas diversas tareas con antelación, establecer plazos y añadir a tu agenda compartida. Puede configurar notificaciones y alertas y realizar un seguimiento del progreso de las tareas en tiempo real. En resumen, tienes todas las cartas en la mano para organizar tu semana laboral y ser más productivo. ¡Tú decides jugar!