¿Cómo escribo un informe de una reunión? Escritura y modelo
En el trabajo, las reuniones son imprescindibles. ¿Quién no se reúne al menos una vez a la semana, o incluso una vez al día? A menudo pueden llevar mucho tiempo y ser contraproducentes, por lo que las reuniones siguen siendo una herramienta esencial de comunicación y colaboración que permite informar, intercambiar y decidir al mismo tiempo.
Para que las reuniones sigan siendo una herramienta indispensable de comunicación y colaboración que permita tanto informar como intercambiar y decidir, deben ser breves y estar bien preparadas.
Por lo tanto, las actas de la reunión son un documento esencial, porque le permitirá enmarcar las reuniones, pero también transmitir el contenido de los intercambios con todos sus colaboradores y socios. En este artículo, descubra cómo redactar un informe de reunión eficaz.
¿Cuál es el objetivo de un informe de reunión?
Acabas de terminar una reunión efectiva en la que se resolvieron los problemas y todos salieron con una lista de tareas que completar para seguir adelante con el proyecto. Es perfecto.
Ahora, ponte a escribir el informe de una reunión, un documento esencial que te permite anotar todo lo que se dijo oralmente.
Estos son los diversos propósitos de un informe de reunión:
- resumir con precisión los intercambios;
- formalizar las decisiones tomadas y las responsabilidades de cada persona;
- establecer objetivos específicos;
- realizar un seguimiento de las discusiones;
- informar tanto a los participantes como a los ausentes;
- prepararse para futuras reuniones sobre el mismo tema.
Las actas de la reunión son solo para información. Debe describir con precisión el progreso de la reunión y las diversas decisiones que se tomaron sin adiciones ni omisiones. Atención, esta no es una transcripción de los diálogos, sino un resumen de las ideas y decisiones tomadas. Se guardará en los archivos.
Debe ser objetivo e impersonal, escribir en un tono neutro y no contener opiniones ni comentarios. Por último, debe ser claro, preciso, conciso y estructurado, y los elementos esenciales deben ser visibles de un vistazo.
Las actas de las reuniones permiten resumir con precisión los intercambios, formalizar las decisiones tomadas y las responsabilidades de cada persona, pero también establecer objetivos específicos. Al realizar un seguimiento de las discusiones, puede informar a los participantes y a los ausentes y prepararse para futuras reuniones sobre el mismo tema.
7 pasos para escribir un informe de reunión
¿Quieres escribir un buen informe de reunión? Siga estos 7 pasos.
1. Toma nota de la reunión
Obviamente, para escribir un informe preciso y preciso, es fundamental tomar notas durante la reunión. Para simplificar tu tarea y asegurarte de no perderte nada, puedes grabar la reunión con tu teléfono (hay aplicaciones para eso) o con un dictáfono.
Esto no le exime de tomar notas al mismo tiempo. Para obtener más velocidad, tome notas directamente en su computadora.
2. Cuanto antes, mejor
Lo ideal es que escribas las actas inmediatamente después de que termine la reunión, mientras aún recuerdas todo lo que se dijo. Si tiene dudas, no dude en pedir ayuda a uno de los participantes.
3. Crea una plantilla estándar
Para una mayor eficiencia, también puede crear una plantilla de informe que utilizará en cada reunión. Esto facilitará la toma de notas, ahorrará tiempo al escribir y los participantes se acostumbrarán al formato de actas, especialmente si se trata de una reunión normal.
Rellene previamente el marco con la información que ya conoce, como la fecha y el lugar de la reunión, la fecha y el lugar de la reunión, la agenda, los participantes, etc. Durante la reunión, introduzca las notas directamente en el marco.
4. Información obligatoria
En las actas de la reunión, debe aparecer cierta información esencial, como:
- el nombre de la empresa;
- la fecha y el lugar de la reunión;
- la lista de participantes y sus funciones respectivas, así como de los ausentes y excusados;
- el orden del día;
- los diversos temas tratados;
- las decisiones tomadas, las responsabilidades de todos y la información clave discutida durante la reunión (como las tareas en curso y las tareas completadas);
- la identidad del (de los) escritor (es);
- la fecha de la próxima reunión.
5. Estructura tu informe
Un buen informe debe ser fácil de leer. Los lectores deben encontrar fácilmente la información que necesitan.
Lo ideal es que se divida en tres partes:
- una introducción: indique el propósito y el esquema de la reunión;
- desarrollo: repase los distintos temas de la agenda uno por uno. Siéntete libre de usar secciones, párrafos, viñetas, etc.
- una conclusión: especificar las decisiones que se han tomado, las nuevas acciones a llevar a cabo, sus gerentes y su fecha límite, así como la fecha de la próxima reunión.
6. Vuelve a leer tú mismo
¿Ha terminado tu informe? No descuides la fase de revisión, que es fundamental para no olvidar nada y garantizar la coherencia de tu informe. No dude en hacer que uno o más participantes revisen su documento antes de enviarlo para evitar malentendidos u omisiones.
Además, asegúrate de que esté escrito en francés correcto, sin errores ortográficos.
7. Envíe el informe rápidamente
Es preferible distribuir su informe a todas las personas interesadas lo antes posible, es decir, 2 o 3 días como máximo después de la reunión. Es obvio que los participantes deben recibirlo antes de la próxima reunión.
Envíelo a todos los invitados a la reunión, incluidos los que estuvieron ausentes y fueron excusados, para que puedan recibir una notificación sobre lo que se perdieron y las tareas que se les pueden haber asignado.
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Por último, el informe debe estar disponible y poder buscarse fácilmente y en cualquier momento. Para ello, compártelo en tu plataforma colaborativa. En tu software de gestión de proyectos (Wimi si todo va bien;)), todos sus documentos y actas de reuniones están centralizados y son accesibles para todas las personas interesadas.
¿Cuáles son los principales tipos de actas de las reuniones?
Sin embargo, según los objetivos de su reunión, debe utilizar un tipo de actas que se adapte a sus necesidades. Para ello, es necesario conocer los tres tipos principales que más se utilizan.
El informe resumido
Este documento resume los intercambios entre los distintos participantes, así como las decisiones que se tomaron durante la reunión. Es simple, breve, eficaz y se centra únicamente en los aspectos esenciales de la reunión.
Actas de la reunión
Mucho más completo que el estilo anterior, detalla con precisión todas las discusiones y comentarios, pero también las decisiones tomadas, las acciones que se implementarán y, a veces, los hitos para alcanzar las metas.
El informe de recepción
Este último tipo solo debe usarse en el contexto de la gestión de proyectos cuando sea necesario para dar fe de la conformidad de los entregables. Por ejemplo, este informe incluye las características de estos entregables, así como el cumplimiento de los requisitos iniciales del proyecto.
Mejores prácticas para redactar bien su informe
Para una mayor eficiencia, puede crear una plantilla de informe que pueda usar en cada reunión. Esto facilitará la toma de notas, ahorrará tiempo al escribir y los participantes se acostumbrarán al formato de actas, especialmente si se trata de una reunión normal.
Rellene previamente el marco con la información que ya conoce, como la fecha y el lugar de la reunión, la agenda, los participantes, etc. Durante la reunión, introduzca las notas directamente en el marco.
En las actas de la reunión, debe aparecer cierta información esencial, como:
- El nombre de la empresa;
- La fecha y el lugar de la reunión;
- La lista de participantes y sus funciones respectivas, así como de los ausentes y excusados;
- La agenda y los diversos temas tratados;
- Las decisiones tomadas, las responsabilidades de todos y la información clave discutida durante la reunión (como las tareas en curso y las tareas completadas);
- La identidad del (de los) editor (es);
- La fecha de la próxima reunión.
¿Qué herramientas existen para escribir un buen informe de reunión?
La presentación de informes requiere el uso de varias herramientas. Una plataforma como Wimi te ofrece la oportunidad de escribir tu currículum con una suite completa. En particular, el software de procesamiento de textos se puede utilizar para tomar notas y formatear las actas, mientras que la herramienta de hojas de cálculo es esencial para supervisar las acciones relacionadas con las decisiones tomadas durante la reunión.
Tenga en cuenta que la dimensión colaborativa de Wimi con las funcionalidades de coeditar y agregar comentarios sobre los documentos compartidos es una buena manera de escribir o revisar el informe de forma colaborativa antes de enviar la versión final.
Si no te sientes cómodo con la ortografía, no dudes en aprovechar el potencial de los correctores ortográficos como Grammarly o Antidote para no dejar pasar ningún error tipográfico.
Descarga nuestra plantilla de actas de reuniones
Para ayudarlo a escribir su informe, le ofrecemos un plantilla de actas de reuniones. Todo lo que tienes que hacer es completarla o inspirarte en ella para crear tu propia plantilla de documento.
El informe debe estar fácilmente disponible y se puede buscar en cualquier momento. Para ello, compártelo en tu plataforma colaborativa. En tu software de gestión de proyectos, todos sus documentos y actas de reuniones están centralizados y todos los interesados pueden acceder a ellos.
Ahora tiene todas las claves a mano para redactar actas de reuniones precisas. ¡Tú decides jugar!
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