¿Por qué la centralización de sus intercambios aumenta la productividad?

En el trabajo, el intercambio y la comunicación son fundamentales. Ya sea para dar instrucciones a tus colaboradores, para proporcionar información crucial sobre un proyecto o un cliente o para hablar con tu equipo para resolver un problema, es fundamental poder comunicarte fácilmente a lo largo del día.

Hoy en día, hay muchas maneras de comunicarse en los negocios: aplicaciones de mensajería instantánea, SMS, software para realizar llamadas de vídeo y audio, redes sociales corporativas, la posibilidad de dejar comentarios en los documentos, sin olvidar el correo electrónico y el teléfono tradicionales.

Sin embargo, todos estos medios de comunicación pueden crear confusión y terminar perjudicando la productividad de sus empleados. De hecho, en lugar de centrarse en sus tareas, se encuentran haciendo malabares con las distintas herramientas de comunicación a su disposición y pueden perder un tiempo precioso eligiendo la mejor herramienta para enviar un archivo, iniciar una discusión grupal o encontrar información importante.

Descubra las ventajas de centralizar sus intercambios y por qué aumenta la productividad de sus equipos.

Utilice un software todo en uno

La clave para facilitar la comunicación y así evitar confusiones y pérdidas de tiempo es optar por un software todo en uno, como Wimi, en el que se agrupan todas sus comunicaciones, pero también todos sus documentos y toda la información que necesita a diario para gestionar sus proyectos de forma eficaz.

Por ejemplo, en Wimi, tus proyectos y actividades se organizan en forma de espacios de trabajo que reúnen todos los archivos, intercambios y recursos que necesitas para llevar a cabo tu proyecto. Además, cada espacio de trabajo tiene su propio canal de comunicación dedicado.

¿Por qué la centralización de sus bolsas mejora la productividad?

Descubra por qué sus empleados son más eficientes y eficientes cuando la comunicación está centralizada.

Ahorras tiempo

Si utilizas varios programas y aplicaciones de comunicación, es muy probable que pierdas tiempo haciendo malabares entre las diferentes herramientas para enviar un mensaje o buscar información o un archivo. ¿Este documento se envió por correo electrónico, mensajería instantánea o está almacenado en el servidor? Para evitarlo, puedes enviar el mismo documento a todos los canales, pero repito, es una pérdida de tiempo.

Al centralizar sus intercambios, sus empleados pueden encontrar fácilmente un documento relacionado con una tarea, una conversión importante o información crucial. Ya no pierden tiempo en tareas secundarias o con poco valor añadido (como hurgar en varias aplicaciones de comunicación en busca de información) y, de este modo, pueden centrarse en sus tareas prioritarias. Al dedicar menos tiempo a recuperar información, son más productivos en el día a día.

Reduces la confusión

A veces, cuando sus empleados tienen demasiadas herramientas, ya no saben cuál usar para transmitir información o compartir un documento. Pero, sobre todo, es posible que se pierdan información importante porque no hayan visto ningún mensaje.

Esta multiplicación de herramientas de comunicación puede crear confusión y caos en su empresa. Esto puede afectar a la productividad del equipo, así como al éxito del proyecto, ya que si la persona adecuada no lee la información importante, las consecuencias para un proyecto pueden ser críticas (retrasos, sobrecostos presupuestarios, etc.).

Al elegir un único canal de comunicación o al centralizar los intercambios, se reduce considerablemente la confusión y se asegura de que todos los involucrados en el proyecto tengan acceso a la información correcta en el momento adecuado.

Comparte tus documentos con mayor facilidad

En el pasado, para compartir un documento había que enviarlo por correo electrónico o transmitirlo mediante una memoria USB, con el riesgo de transmitir también un virus. Con frecuencia, los archivos demasiado grandes no se enviaban por correo electrónico y había que encontrar una solución alternativa. Y cuando se aprueban, es posible que se pierdan o se eliminen por error. En resumen, no era lo ideal y la productividad se estaba deteriorando.

Hoy, gracias a plataformas colaborativas como Wimi y la comunicación centralizada hace que sea mucho más fácil compartir documentos. Los archivos se almacenan en un solo espacio, se organizan por proyecto y se puede acceder fácilmente a ellos a través de un motor de búsqueda. Las últimas versiones se actualizan automáticamente para evitar duplicados y, al mismo tiempo, mantener el historial de cambios. Incluso es posible previsualice y edite documentos en línea. Y lo que es más importante, puede controlar fácilmente el acceso a los documentos y determinar quién puede cambiarlos.

Por último, el compartir archivos de gran tamaño nunca ha sido tan fácil: todo lo que tienes que hacer es enviar un enlace de descarga o un enlace para compartir a los destinatarios. Un sistema más eficiente que mejora claramente la productividad del equipo.

Haces que sea más fácil para los nuevos empleados aceptar un trabajo

La centralización de todos los intercambios, documentos y recursos de un proyecto en la misma plataforma permite facilitar la integración de un nuevo colaborador en el proyecto en cuestión. De hecho, ya no es necesario transferirle todos los documentos y conversaciones del equipo. El nuevo empleado puede tener acceso inmediato a todos los intercambios y a toda la información importante en un mismo espacio. No pierde tiempo pasando de una herramienta a otra, lo que le permite sumergirse en el proyecto con mayor facilidad y estar operativa y productiva más rápidamente.

Eres más eficiente en tus tareas

El hecho de que todos sus intercambios estén centralizados le permite ser más eficiente en el día a día. De hecho, ya no pierde tiempo buscando un archivo, un mensaje o información específica, ya que todo se almacena en el mismo lugar. Tampoco recibes una multitud de notificaciones y alertas de una cantidad (demasiado) grande de aplicaciones.

Así podrás concentrarte mejor en tus tareas diarias. Es más eficiente porque tiene todo lo que necesita al alcance de la mano y tiene más confianza porque sabe dónde y cómo encontrar fácilmente un documento o una conversación. Todo esto contribuye a mejorar su productividad diaria y a garantizar el éxito de sus proyectos.

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