Las 5 mejores alternativas a Smartsheet
Muchos equipos de proyecto han hecho de Smartsheet su herramienta de gestión de proyectos, atraídos por su cuadrícula familiar y sus automatizaciones. Su calificación de 4,5/5 en Capterra lo confirma.
Las fricciones están en otra parte.
Se deben, en primer lugar, a una curva de aprendizaje larga y a hojas pesadas. Se deben también a una licencia que cobra por cada colaborador y a un proveedor estadounidense en manos de fondos de inversión.
Para un jefe de proyecto, un departamento de TI o una administración local, estos puntos pesan tanto en la adopción como en el cumplimiento normativo.
Esta comparativa repasa cinco alternativas serias, con un enfoque deliberado en las soluciones europeas. En cabeza de la clasificación está Wimi, la suite colaborativa francesa que integra proyectos, archivos y conversaciones.
Wimi: la suite colaborativa soberana francesa
Smartsheet organiza cada proyecto en una hoja, junto a las demás herramientas colaborativas del equipo. Wimi toma la decisión contraria: una gestión de proyectos colaborativa, integrada en una suite completa, desarrollada y alojada en la Francia metropolitana por un proveedor francés fundado en 2010.
Planificaciones, archivos y conversaciones comparten así el mismo espacio de trabajo.
El módulo de gestión de tareas y diagrama de Gantt reúne tres vistas complementarias en una misma herramienta: lista, Kanban y Gantt sobre una línea de tiempo. Usted vincula las tareas mediante dependencias, filtra por responsable, etiqueta, estado o fecha, y guarda sus vistas para recuperarlas con un clic.
En el teléfono y la tableta, las tareas siguen accesibles con sincronización en tiempo real.
El Workboard reúne en una vista general sus tareas prioritarias, sus archivos compartidos y sus conversaciones. El Drive, el Chat, la videoconferencia AirTime, la agenda y el correo forman parte de la misma suite: su equipo ya no tiene que hacer malabares entre una hoja de cálculo de seguimiento, una mensajería y un espacio de almacenamiento.
En materia de seguridad, el 18 de mayo de 2026 Wimi obtuvo la cualificación SecNumCloud SaaS 3.2 de la ANSSI, la más exigente de Francia, así como la certificación ISO/IEC 27001:2022. Para los datos más sensibles, la oferta Wimi Restricted añade cifrado de extremo a extremo.
Con una calificación de 4,7/5 en Capterra, Appvizer y GetApp, Wimi cuenta al Palacio de Versalles entre sus clientes.
Es la opción preferible para gestionar sus proyectos en una nube soberana, sin sumar otra herramienta aislada. Los usuarios habituales de Smartsheet encontrarán un Gantt con dependencias, rodeado de los archivos y las conversaciones del proyecto.
Airtable
Airtable es la opción más cercana cuando Smartsheet le sirve sobre todo como base de datos. La herramienta conserva el aspecto familiar de una hoja de cálculo, al tiempo que permite estructurar información más rica que una simple cuadrícula de seguimiento.
Un equipo que utiliza Smartsheet como registro o inventario encontrará allí, por tanto, sus puntos de referencia.
Sobre esos datos, usted construye interfaces personalizadas, que muestran a cada equipo solo la información útil para su trabajo. Las automatizaciones se encargan de las tareas repetitivas, y una IA integrada completa el conjunto.
Un plan gratuito permite probar la herramienta antes de comprometerse.
Airtable es un proveedor estadounidense, y su página de inicio no menciona alojamiento europeo. Para una organización atenta a su soberanía digital, este punto merece una pregunta directa al proveedor antes de cualquier despliegue.
Airtable se dirige ante todo a los equipos que estructuran muchos datos y quieren crear sus propias aplicaciones a partir de una base común. Esta elección se justifica cuando la lógica de hoja de cálculo pesa más que la planificación detallada.
Wrike
Wrike es el competidor más directo de Smartsheet entre las grandes organizaciones y las PMO. La plataforma abarca el diagrama de Gantt, los paneles, la gestión de recursos y la automatización de tareas, con un asistente de IA llamado Copilot.
Su alcance se acerca al de Smartsheet, sin apoyarse en una lógica de hoja de cálculo.
Wrike dispone de un centro de datos europeo situado en Ámsterdam. Según la ayuda del proveedor, las cuentas registradas en Europa se crean allí desde el 5 de mayo de 2025.
Hay dos limitaciones que conviene conocer. Wrike sigue siendo un proveedor estadounidense, y su ayuda precisa que algunas funciones no están disponibles en el centro europeo.
La prueba gratuita permite verificar este punto en sus propios usos.
Las PMO que siguen numerosos proyectos en paralelo encontrarán en él una gestión de carteras y una visión consolidada de los recursos. Es probablemente el sustituto más natural para un uso intensivo de Smartsheet.
Baserow
Baserow es la hoja de cálculo libre y europea de esta selección. Publicado en código abierto con licencia MIT, combina hoja de cálculo y base de datos sin código, y la empresa que lo desarrolla tiene su sede en los Países Bajos.
Ya en 2022, TechCrunch lo presentaba como un competidor de código abierto de Airtable.
Su principal ventaja es el autoalojamiento: con Docker, Helm o una instalación local, usted elige dónde residen sus datos. Para quienes prefieren la nube, el proveedor declara que su oferta cumple el RGPD, y existe un plan gratuito.
Los equipos técnicos mantienen así el control de la herramienta y de los datos.
Las vistas abarcan la cuadrícula, el tablero Kanban, el calendario, la cronología y el formulario, complementadas con automatizaciones. En cambio, Baserow no anuncia ninguna vista Gantt, aunque la cronología se le acerca.
La herramienta sigue siendo una base de datos más que una suite de gestión de proyectos.
Stackfield
Stackfield es una plataforma colaborativa alemana, que se presenta como "made & hosted in Germany". Reúne tareas, flujos de trabajo, cronologías y carteras, pero también chat, videollamadas, documentos y pizarras.
Stackfield añade así la comunicación de equipo a la gestión de proyectos.
En materia de seguridad, Stackfield destaca el cifrado de extremo a extremo, la certificación ISO 27001 y el marco BSI C5. La plataforma también declara cumplir el RGPD.
Para una organización francesa, el alojamiento es europeo sin ser nacional, un matiz que conviene sopesar según sus exigencias.
Su página de inicio no menciona ningún diagrama de Gantt: el seguimiento se hace mediante cronologías. Los equipos acostumbrados al Gantt de Smartsheet deberán comprobar que este modo de planificación les basta.
Por lo demás, Stackfield comparte con Wimi la lógica de un entorno de trabajo en línea único, con un alojamiento alemán en lugar de francés.
¿Cómo elegir una alternativa a Smartsheet?
Antes de comparar funciones, pregúntese qué le molesta realmente de Smartsheet. Cada herramienta de esta selección responde a una molestia concreta, no a todas, y la elección se acota rápidamente.
- Si lo que le gusta es la lógica de hoja de cálculo, quédese en ese terreno: Airtable por sus interfaces y sus automatizaciones, Baserow por el código abierto y el autoalojamiento.
- Si se trata de la gestión de una cartera a gran escala, Wrike reúne Gantt, recursos y paneles, con un centro de datos europeo.
- Si el problema es la dispersión de herramientas y el alojamiento, opte por una plataforma de trabajo unificada: Stackfield en Alemania, Wimi en Francia, con proyectos, archivos y videoconferencia en un mismo lugar.
Por último, mantenga dos reflejos: compruebe quién aloja sus datos y luego quién paga por colaborar. Lo primero determina la legislación aplicable; lo segundo, el costo real de la colaboración.
Estas cuestiones van más allá de Smartsheet, como muestran nuestras selecciones de alternativas a Basecamp y de alternativas a monday.com.
¿Por qué pasar de Smartsheet a Wimi?
En Capterra Francia, las críticas a Smartsheet se refieren sobre todo al trabajo diario. En mayo de 2026, una usuaria menciona una "curva de aprendizaje bastante larga para los nuevos usuarios", y otro lamenta en junio "la lentitud de carga en hojas de cálculo masivas".
Wimi se sitúa precisamente en ese terreno, con tareas y espacios de trabajo en lugar de hojas.
Lionel Roux, CEO de Wimi, lo expresa sin rodeos: "¿De qué sirve un sistema soberano ultraseguro si es prácticamente inutilizable?". Para él, la simplicidad condiciona la adopción tanto como la seguridad.
Queda la cuestión del marco. Con el nuevo modelo de Smartsheet, modificar, crear o comentar una hoja exige una licencia de pago, y el proveedor estadounidense pertenece desde enero de 2025 a los fondos Blackstone y Vista Equity Partners.
Wimi, proveedor francés independiente, factura por usuario según los planes de su página de Precios y aloja sus proyectos en Francia con la cualificación SecNumCloud SaaS 3.2, fuera del alcance del Cloud Act.
Si también planifica con Microsoft Project, nuestra selección de alternativas a Microsoft Project sigue el mismo razonamiento. Lo mejor sigue siendo probar Wimi con sus equipos, en un proyecto real.
Preguntas frecuentes
¿Ofrece Smartsheet una versión gratuita?
No para colaborar. Según el anuncio de Smartsheet, los invitados y lectores consultan gratis los contenidos compartidos, pero modificar, crear o comentar requiere una licencia de miembro de pago.
¿Aloja Smartsheet los datos en Europa?
Sí, como opción: la región UE de Smartsheet se basa en AWS en Fráncfort y se elige al crear la cuenta. El proveedor sigue siendo estadounidense, un punto que conviene valorar a la luz del Cloud Act.
¿Ofrece Wimi un diagrama de Gantt?
Sí. El diagrama de Gantt de Wimi sitúa las tareas en una línea de tiempo, gestiona las dependencias entre tareas y permite ajustar la planificación, junto a las vistas de lista y Kanban.
¿Qué alternativa conserva la lógica de hoja de cálculo de Smartsheet?
Airtable y Baserow siguen siendo las más cercanas, con sus cuadrículas de datos y sus automatizaciones. Baserow añade el código abierto y el autoalojamiento, útiles para mantener el control de la infraestructura.
¿Cómo pasar de Smartsheet a Wimi?
La página Migrar a Wimi describe una migración acompañada desde Microsoft 365, Google Workspace, Trello, Asana o monday.com, pero no menciona Smartsheet. Póngase en contacto con el equipo de Wimi para definir la transferencia de sus proyectos.
