Planificación de Gantt
Desarrollado por Henry Gantt y el ingeniero polaco Karol Adamiecki, el diagrama de Gantt es una herramienta útil para planificar proyectos. Gracias a una visión general de las tareas planificadas, todos los involucrados en un proyecto saben qué actividad debe llevarse a cabo y cuándo. Esto resuelve muchos problemas organizativos.
Es uno de los métodos que se han desarrollado para que las empresas puedan maximizar sus posibilidades de alcanzar sus objetivos.
¿Cómo hago un cronograma con Gantt?
El interés de una herramienta de este tipo en su gestión
La ventaja de un cronograma de Gantt es que es posible visualizar de un vistazo:
- La fecha de inicio y finalización de un proyecto, así como todas las fases y tareas que lo componen.
- Tareas del proyecto, así como las fechas de inicio y finalización de cada tarea.
- Qué colaboradores están vinculados a cada tarea.
- Una estimación del tiempo necesario para completar las tareas.
- Cómo se cruzan o se vinculan las tareas
El método de programación de tareas
Para crear un diagrama de Gantt, independientemente de sus especificaciones, debe seguir este proceso:
- Defina las tareas de su proyecto.
- Determine las dependencias* (ejemplo: de principio a fin) entre las tareas, si las hay.
- Desarrolle los plazos del proyecto y determine los hitos del proyecto**.
- Asigne las funciones de cada miembro que participe en el proyecto.
* Los hitos son puntos de parada en el proceso que permiten a todos los actores hacer un balance del progreso del proyecto. Permiten validar los pasos. **Hay 4 dependencias diferentes:
- De principio a fin: ambas tareas deben completarse simultáneamente
- De principio a fin: una tarea solo puede empezar cuando se ha completado la anterior. Este es el modo de secuenciación estándar.
- De principio a fin: no se puede completar una tarea hasta que haya comenzado la anterior.
- De principio a fin: una tarea solo puede empezar si también se ha iniciado la anterior.
Por ejemplo, un proyecto de creación de sitios web no podrá avanzar realmente hasta que se entregue el modelo de sitio. Por lo tanto, crear el modelo es una tarea urgente y esencial, y en esta tarea hay varias subtareas (referencia, diseño, ilustración). El inicio de ciertas tareas a veces depende de la finalización de una tarea anterior y, por lo tanto, es necesario informar sobre su importancia para acelerar la transición a las siguientes tareas.
Desarrolle un cronograma del proyecto
El cronograma y el respeto de los plazos son cuestiones muy importantes en la vida de un proyecto. La estimación inicial del tiempo previsto para las tareas es muy importante. ¿Cuántos días y cuántas horas tiene para este proyecto?
Ten en cuenta que cualquier proyecto puede retrasarse por X motivos. Una regla muy importante en la gestión de proyectos es mantener el historial de los proyectos anteriores para poder analizar y mejorar la gestión de proyectos. Siempre debes dedicar tiempo a evaluar la flexibilidad requerida para crear tu cronograma.
Asigna tareas a los miembros de tu equipo
Una vez más, hacer un seguimiento de cada desempeño individual es una buena idea para poder optimizar la gestión de proyectos. Por ejemplo, si un colaborador específico suele terminar las tareas con retraso, debes evitar asignarle tareas prioritarias.
Además, debe tener en cuenta los posibles otros proyectos de sus empleados, así como los días de descanso o feriados de sus empleados, que pueden ser un obstáculo para completar un proyecto a tiempo.
¿Por qué haces un diagrama de Gantt?
¿Qué encontraremos en un cronograma de Gantt?
Las fechas de inicio y finalización brindan a los gerentes de proyectos visibilidad sobre los plazos. De este modo, podrá saber cuándo comienza y termina su proyecto. Los proyectos generalmente se componen de un cierto número de subtareas. Podrás seguir su evolución, de forma que ninguna tarea quede olvidada. En el calendario provisional, que muestra la fecha de finalización de la tarea, recibirás una notificación para recordarte los plazos y terminar todo el proyecto a tiempo. La dependencia de las tareas también es la información que se resalta con un cronograma de Gantt. Por lo tanto, sabemos qué tareas se pueden llevar a cabo cuando queramos y cuáles dependen de la tarea anterior.
Un Gantt muestra con precisión el progreso de su proyecto al indicar las tareas ya completadas. Al seleccionar la fecha que prefiera, podrá ver las tareas que debe completar y sabrá si va por buen camino para completar el proyecto a tiempo.
Los beneficios de Gantt en la gestión de proyectos
El uso de un diagrama de Gantt proporciona varios beneficios que son de gran valor para las empresas y los gerentes. Pero, ¿qué son?
Visibilidad y claridad
Un cronograma de Gantt reúne todas las tareas, los plazos y el progreso de sus equipos en un único resumen. También ayuda a aclarar cómo se organizan las tareas y cómo se asignan los recursos.
Comunicación
En lugar de las reuniones, un diagrama de Gantt proporciona a todos los actores de un proyecto la información necesaria para el buen funcionamiento del proyecto.
Motivación
Este tipo de herramienta brinda a sus equipos una mejor idea de su desempeño general y les permite adaptar su forma de trabajar de acuerdo con el plazo establecido. Al comprender mejor las interdependencias de las tareas, podrán comprender mejor el impacto de un retraso en el proyecto.
Gestión del tiempo
Un diagrama de Gantt le permite definir plazos realistas y definir de manera óptima cuándo debe ejecutarse una tarea. También proporciona la garantía de no comprometer otros proyectos que requieren recursos similares.
Flexibilidad
El rol de un gerente de proyecto requiere agilidad y flexibilidad porque a menudo tiene que lidiar con la dificultad de eventos inesperados y cambios de última hora. Gracias a uno de ellos, puede cambiar las tareas y los recursos en consecuencia.
¿Qué elegir? ¿Pert o Gantt?
Definición de formatos
Tanto los diagramas PERT como los diagramas de Gantt son herramientas que ayudan a los administradores a realizar un seguimiento del progreso de los proyectos y las tareas. El formato PERT muestra las tareas en un diagrama de red, donde se hace hincapié en la interdependencia de las tareas. Donde el de Gantt simplemente presenta las tareas y sus cronogramas en forma de barra horizontal.
Gráficos PERT (Técnica de evaluación y revisión del programa) son herramientas de planificación que se utilizan principalmente para determinar la duración de las tareas antes del lanzamiento de un proyecto. Las empresas utilizan esta herramienta de varias maneras, pero generalmente de la siguiente manera:
- Definición de las actividades y tareas que conducirán al éxito de un proyecto.
- Calcule el tiempo necesario para completar cada tarea y elabore un cronograma preliminar.
- Determine la interdependencia de cada tarea en relación con las demás.
- Defina los hitos y la ruta crítica*** del proyecto.
- Las fechas de inicio y finalización de las tareas se introducen en casillas.
Diagramas de Gantt se utilizan a menudo para realizar un seguimiento del estado de las tareas y comunicar las restricciones del proyecto. En la fase inicial de un proyecto, este formato se puede utilizar para dividir las tareas en subtareas. Las empresas utilizan esta herramienta de varias maneras, pero generalmente de la siguiente manera:
- Presentación lineal de las tareas en un gráfico de barras donde la duración es explícita.
- Destacando la fecha de inicio y la fecha de finalización de las tareas y de todo el proyecto.
- Coordinación de los recursos y la programación de los miembros del equipo.
- Horizontalmente encontramos la cronología según la unidad de tiempo elegida, y verticalmente encontramos la lista de tareas en la columna de la izquierda.
*** La ruta crítica es el método para identificar las tareas necesarias para finalizar un proyecto. De hecho, la ruta crítica es la serie más larga de tareas que se deben completar para completar un proyecto.
¿Qué formato debe elegir?
La elección de una gráfica PERT es apropiada para:
- Planifica cuánto tiempo te llevará completar un proyecto y cada tarea que lo compone
- Planifique, gestione y organice proyectos a gran escala
- Definir y comunicar la interdependencia de las tareas
La elección de un diagrama de Gantt tiene sentido para:
- Planifica cuánto tiempo tardarás en completar cada tarea
- Comunique las funciones y responsabilidades de cada actor en sus tareas
- Visualice y comparta el progreso del proyecto con sus equipos
¿Cuál es la diferencia entre PERT y Gantt?
Un gerente puede usar un cronograma de PERT y Gantt simultáneamente para maximizar las posibilidades de completar un proyecto a tiempo. Sin embargo, hay algunas diferencias fundamentales entre Gantt y PERT:
Visualización
Un cronograma de Gantt se basa en hojas de cálculo y gráficos de barras. Por lo tanto, necesita aplicaciones diseñadas para este propósito para crear una.
En cuanto a la gráfica PERT, el formulario es gratuito. Por lo tanto, se puede crear un diagrama PERT en todas las aplicaciones de diseño gráfico.
Planificación de proyectos
Muy útil para ayudar a gestionar un proyecto una vez lanzado. Sin embargo, un diagrama de Gantt no puede ayudarle durante la fase de planificación.
Sin embargo, un cronograma de PERT está especialmente diseñado para planificar un proyecto, identificar los pasos principales, identificar las interdependencias y calcular el tiempo necesario para completar un proyecto.
Creación e interpretación
El diagrama de Gantt es más intuitivo y fácil de entender que el diagrama PERT. Sin embargo, es relativamente complicado de construir en comparación con un diagrama PERT.
¿Cómo creo un cronograma de Gantt en Excel?
A través de Microsoft Excel, es totalmente posible crear un cronograma de Gantt de forma gratuita, pero no será inteligente ni intuitivo. Sin embargo, esta sigue siendo una buena solución si tiene un presupuesto reducido para llevar a cabo su proyecto con éxito.
Crea una tabla y preséntala como un gráfico
Paso 1 : Defina todas las tareas de su proyecto con sus fechas de inicio, nombres y qué colaboradores se encargarán de ellas y calcule el tiempo necesario para completar cada tarea
Paso 2 : Calcule en una nueva columna la fecha de finalización de cada tarea en función de la fecha de inicio y el tiempo estimado que durará la tarea.
Paso 3 : Agregue un gráfico Seleccione el nombre de la tarea, la fecha de inicio y la duración de la tarea en su hoja de cálculo: luego vaya a Insertar > Gráfico de barras horizontales apiladas. Selecciona Día de inicio en el gráfico. A continuación, «Sin color» para el color en el menú desplegable. Para visualizar la tarea solo de principio a fin y no desde el principio hasta el final del proyecto.
Las limitaciones de una herramienta gratuita como Excel
Tenga en cuenta que este gráfico tiene algunas limitaciones.
No podrás asignar tareas a tus empleados de forma intuitiva y sencilla. No podrá realizar cambios de forma rápida o sencilla. No podrá tener una visión general tan clara como con un software dedicado. Allí tampoco verás las dependencias entre las tareas. Si tienes dependencias «de principio a principio» o «de principio a fin», no podrás ver la diferencia.
Para proyectos a gran escala, sería una buena idea utilizar otro método y adquirir un software de gestión de proyectos con diagramas de Gantt integrados. Entre otras cosas, una solución como Wimi, a través de su panel de funcionalidades, se puede utilizar en formato Gantt y esto facilitará enormemente su trabajo.
