¿Cómo se lleva a cabo la transformación digital en las autoridades locales?
Hoy en día, vivimos en la era digital. En la vida diaria, en el trabajo y en el hogar, todo se puede organizar, preparar y pedir con un solo clic a través de su teléfono inteligente, tableta u ordenador.
De la misma manera que la Revolución Industrial cambió profundamente la sociedad en el siglo XIX.E siglo, la transformación digital está cambiando nuestra sociedad actual y nuestra relación con el trabajo.
Algunas autoridades locales lo han entendido bien y ya están implicadas en esta revolución digital a pesar de los numerosos obstáculos (cambio de mandatos, restricciones presupuestarias, etc.). La desmaterialización de los documentos, la firma electrónica, la movilidad y el teletrabajo, las diversas herramientas y aplicaciones o incluso el Internet de las cosas: descubra cómo se lleva a cabo la transformación digital en las comunidades.
¿Qué es la transformación digital?
Para empezar, ¿sabes realmente qué es la transformación digital o transformación digital?
De acuerdo con 1 min 30, el transformación digital se refiere al proceso mediante el cual una organización integra completamente las tecnologías digitales en todas sus actividades.
Por lo tanto, las autoridades locales, al igual que las empresas, están integrando gradualmente nuevas tecnologías como la desmaterialización, el Internet de las cosas o incluso la movilidad, y están cambiando su forma de trabajar centrándose en particular en la digitalización y la colaboración. Todo esto con el fin de simplificar la vida de los ciudadanos, satisfacer mejor sus necesidades y requisitos, facilitar el trabajo diario de los agentes, ganar en eficiencia, pero también mejorar el atractivo de los territorios.
En 2018, un gran número de autoridades locales emprendieron esta transformación digital para convertirla en uno de los ejes prioritarios de su desarrollo.
Transformación digital en las comunidades
Así es como se implementa la transformación digital en autoridades locales.
Modernización de las herramientas de trabajo
La transformación digital requiere equipar a los departamentos y agentes con herramientas adaptadas para ofrecerles condiciones de trabajo eficientes, en línea con los nuevos desafíos a los que se enfrentan.
Por lo tanto, estas nuevas herramientas digitales deberían permitir a los agentes cumplir mejor sus misiones y satisfacer a los usuarios cuyas expectativas también han evolucionado.
Por lo tanto, para promover la digitalización de los servicios, debe:
- equipar a los departamentos y agentes que los necesitan con tabletas y computadoras portátiles;
- establecer sistemas de mensajería instantánea y videoconferencia para facilitar la comunicación entre los departamentos, pero también con los distintos socios;
- hacer que los archivos y documentos sean fácilmente accesibles para todos almacenándolos en un solo espacio.
Para facilitar el trabajo de los agentes, ahora existen numerosos programas y plataformas colaborativas disponible en el mercado. Herramientas de compartir documentos en línea como Wimi o Wimi Armoured son especialmente adecuados para las autoridades locales porque, además de ofrecer todos los aspectos esenciales (mensajería, videoconferencia, almacenamiento de documentos, agenda, etc.), garantizan la protección y la seguridad de los datos al alojarlos en Francia. Una condición que se ha convertido en obligatoria desde la circular de abril de 2016 sobre el uso de una nube soberana.
El desarrollo del trabajo colaborativo
No ha tenido éxito en su transformación digital porque sus agentes estén equipados con tabletas. Es un poco más complicado que eso.
La revolución digital exige un cambio cultural y una evolución de la forma de trabajar. Las comunidades deben cambiar la forma en que trabajan y adoptar el trabajo colaborativo.
Ahora, los departamentos ya no pueden trabajar por separado. Es necesario establecer la transversalidad entre los servicios para que las distintas funciones se comuniquen y colaboren entre sí a fin de garantizar el éxito de los proyectos y proponer soluciones eficaces a los problemas y necesidades de los ciudadanos.
Por lo tanto, para promover la descompartimentación de los servicios y facilitar el trabajo colaborativo dentro de las comunidades, es necesario:
- crear un entorno favorable a la colaboración, en particular, con el establecimiento de espacios abiertos para facilitar la comunicación y los intercambios entre los agentes.
- Defina claramente las funciones y responsabilidades de todos los miembros de esta nueva organización.
- Promover la transparencia y la responsabilidad de los agentes.
- Desarrolle el espíritu de equipo y la confianza entre los empleados.
- Utilice las herramientas adecuadas.
La implementación de la gestión del cambio
Es un hecho: el cambio preocupa y provoca reacciones negativas como miedo, oposición, resistencia, etc. Muchos agentes pueden sentirse abrumados ante los nuevos desafíos de la revolución digital. Para evitar que se opongan rotundamente a ella, hay que ayudarlos, apoyarlos y proporcionarles los medios para que se hagan cargo de esta transformación digital.
La gestión del cambio es esencial para que esta transformación tenga éxito. Para ello, tiene a su disposición varias soluciones:
- formación en nuevos métodos de trabajo y nuevas herramientas;
- la creación de soportes de comunicación;
- el establecimiento de una persona de referencia para tranquilizar y responder a las preguntas de los agentes.
Conclusión
Las autoridades locales no deben percibir la revolución digital como un riesgo, sino como una oportunidad. En particular, las herramientas digitales ahorran tiempo y simplifican el trabajo de los agentes del servicio público. Sin embargo, esta transformación implica una evolución cultural y conductual que obliga a las comunidades a repensar sus métodos operativos y prácticas de gestión.
